Czego naprawdę oczekują podróżujący służbowo od hoteli, a czego firmy często nie doceniają?

Podróże służbowe to dla pracowników intensywne dni, napięty grafik, spotkania jedno po drugim i konieczność bycia „w formie” od samego rana. W tym wszystkim hotel przestaje być tylko miejscem do spania. Staje się też przestrzenią do pracy, regeneracji oraz przygotowania do kolejnych wyzwań biznesowych. O tym, co jest ważne przy wyborze hotelu i jak wygląda współpraca z takimi obiektami z punktu widzenia zarządzania podróży służbowych „od kuchni”, opowie Jakub Nestorowicz, specjalista w WorkTrips.

Paulina: Jakub, dziękuję bardzo, że zgodziłeś się na rozmowę. Na początek opowiedz proszę, jak zaczęła się Twoja kariera w branży podróży służbowych.

Jakub: Moja przygoda z branżą podróży służbowych zaczęła się w 2017 roku. Jeszcze pod koniec studiów dołączyłem do biura podróży, gdzie od pierwszych dni odpowiadałem za rezerwacje hotelowe. Dzięki temu świat usług noclegowych od razu stał mi się bliski. To fascynujący obszar, ponieważ wymaga zrozumienia dwóch perspektyw jednocześnie: specyfiki biznesu hotelowego oraz konkretnych potrzeb firm, które w DNA wpisane mają delegacje służbowe.

Zawsze lubiłem pracować na styku relacji i negocjacji, dostarczając rozwiązania, które odpowiadają na realne potrzeby. Poczułem, że to właśnie tutaj mogę wnieść największą wartość. Z czasem coraz mocniej angażowałem się w dynamikę podróży biznesowych – to środowisko, w którym łączą się interesy firm, komfort pracowników i możliwości hoteli. Przez lata zdobywałem doświadczenie, przechodząc przez kolejne szczeble zawodowe, co w listopadzie 2025 roku zaowocowało możliwością dołączenia do zespołu WorkTrips.

Paulina: Jak wygląda Twoja codzienna praca w WorkTrips?

Jakub: Każdy dzień jest inny. Mój obszar działań to opieka nad Customer Service oraz współpraca z  hotelami, ustalanie warunków współpracy, analizowanie i negocjacja ofert, a także reagowanie na potrzeby klientów. Dużo komunikacji, dużo koordynacji i sporo pracy „w tle”, której na pierwszy rzut oka nie widać. 🙂

Paulina: Jak wspomniałeś, pracujesz na styku dwóch światów – hoteli i firm wysyłających pracowników w podróże służbowe. Jak bardzo różni się gość biznesowy od prywatnego?

Jakub: Różni się i to bardzo. Gość prywatny szuka często atrakcji, klimatu, wrażeń. Z kolei, gość biznesowy szuka spokoju, wygody, przewidywalności i sprawnej obsługi. On nie chce niespodzianek – on chce, żeby wszystko po prostu działało.

Paulina: To ciekawe, co mówisz. A jakie potrzeby osób podróżujących służbowo najczęściej pojawiają się w rozmowach z firmami? Czy zauważasz pewne stałe wzorce? 

Jakub: Zdecydowanie tak. Priorytetem jest zawsze czas i komfort, dlatego najczęściej słyszę o potrzebie błyskawicznego, bezproblemowego zameldowania oraz stabilnego łącza Wi-Fi, które w dzisiejszym biznesie jest narzędziem pierwszej potrzeby. Osoby regularnie podróżujące służbowo szukają ciszy i warunków, które pozwolą na efektywny odpoczynek, jak i na skupienie przed ważnym spotkaniem.

Bardzo dużą wagę przywiązuje się również do logistyki. Kluczowa jest lokalizacja obiektu w bliskim sąsiedztwie miejsca spotkań oraz wysoka jakość śniadań, które pozwalają dobrze zacząć intensywny dzień. Co więcej, w rozmowach bardzo często pojawia się kwestia elastyczności: klienci biznesowi potrzebują gwarancji, że zmiany w planach czy anulacje przebiegną sprawnie i bez zbędnych formalności. Cały proces domyka kwestia rozliczenia – dla podróżnego, jak i dla działu administracji niezwykle istotne jest, aby zamknięcie rezerwacji było proste, szybkie i nie generowało stosu papierowej dokumentacji.

Paulina: Spróbujmy odwrócić tę perspektywę: co hotele często promują jako swój główny atut, a co w rzeczywistości okazuje się drugorzędne dla gościa biznesowego? 

Jakub:  To bardzo trafne pytanie. Hotele często kładą ogromny nacisk na rozbudowane strefy wellness, wyszukany design czy szeroko pojęty „efekt wow”. Choć są to elementy budujące prestiż, gość biznesowy ma zupełnie inne priorytety. On doceni przede wszystkim funkcjonalność, która ułatwia mu wykonanie zadań zawodowych.

Dla podróżującego pracownika kluczowe jest ergonomiczne biurko, odpowiednie oświetlenie miejsca pracy w pokoju oraz – co wciąż bywa wyzwaniem – intuicyjnie rozmieszczenie gniazdek elektrycznych, w tym tych przy łóżku. W biznesie liczy się sprawna i konkretna obsługa, a nie dodatkowe usługi, na które przy napiętym grafiku po prostu brakuje czasu. Podczas gdy hotel promuje luksusowe SPA, podróżujący pracownik szuka gwarancji, że jego pokój będzie optymalnie przygotowanym biurem i miejscem regeneracji w jednym. To właśnie ta prostota i użyteczność stanowią dla niego prawdziwy luksus.

Paulina: Twoim zdaniem, jakie elementy pobytu mają największy wpływ na ocenę hotelu w oczach osoby podróżującej służbowo?

Jakub: Fundamentem jest zawsze optymalny stosunek jakości do ceny. Możliwość wcześniejszego zameldowania, późniejszego wymeldowania czy bezpiecznego pozostawienia bagażu to udogodnienia, które bezpośrednio przekładają się na komfort planowania dnia pracy w podróży, czasem setki kilometrów od domu.

Ważny jest również dostęp do profesjonalnej sali konferencyjnej oraz parking, a także w ostatnim czasie stacje do ładowania samochodów elektrycznych. Nie możemy też zapominać o czynniku ludzkim. Uprzejmość personelu i jego gotowość do pomocy w niestandardowych sytuacjach to fundament zaufania. Na koniec zostają detale, które domykają całe doświadczenie: różnorodne menu w hotelowej restauracji (np. dania bezglutenowe), doskonała kawa o poranku i gwarancja ciszy nocnej. Choć mogą wydawać się drobiazgami, to właśnie one sprawiają, że pracownik wraca z delegacji zadowolony. 

Paulina: Gdybyś miał wskazać elementy, które najbardziej frustrują osoby podróżujące służbowo podczas pobytu w hotelu, co znalazłoby się na szczycie listy?

Jakub: Największym wrogiem podróżującego profesjonalisty jest czas, a konkretnie wszystko to, co trwa dłużej, niż powinno. Największą frustrację budują przestoje: przedłużający się proces zameldowania czy konieczność czekania na przygotowanie pokoju. Równie problematyczne jest słabe lub niestabilne Wi-Fi, które w dzisiejszych realiach paraliżuje pracę. Do tego dochodzi brak responsywności ze strony personelu – gdy pojawia się problem, gość biznesowy potrzebuje natychmiastowego rozwiązania, a nie niepewności. Pracownik w delegacji działa według napiętego grafiku i po prostu nie może sobie pozwolić na marnowanie energii na błędy organizacyjne hotelu. Dla niego każda minuta stracona na biurokrację czy awarię techniczną to realny koszt i niepotrzebny stres.

Paulina: To prawda, dziś czas jest bezcenną walutą. A powiedz proszę, czego firmy często nie doceniają przy wyborze hoteli dla pracowników?

Jakub: Najczęstszym błędem jest koncentracja wyłącznie na jednostkowej cenie noclegu, przy jednoczesnym pominięciu komfortu podróżnego. Musimy pamiętać, że niewyspany i zmęczony pracownik to drastyczny spadek efektywności podczas kluczowych spotkań biznesowych. To, co na papierze wygląda jak oszczędność, w rzeczywistości często generuje ukryte koszty. Przykładowo, wybór tańszego hotelu na obrzeżach wiąże się z koniecznością długich i drogich dojazdów taksówkami. Z kolei niższy standard czy słabe opinie gości to prosta droga do frustracji pracownika i późniejszych reklamacji. Często zapominamy, że najtańsze oferty są najbardziej restrykcyjne: brak możliwości zmian, brak opcji anulacji czy dodatkowo płatne śniadania sprawiają, że w finalnym rozrachunku firma płaci więcej. Właśnie dlatego tak ważne jest holistyczne spojrzenie na podróż, które pozwala przewidzieć te scenariusze. Prawdziwa optymalizacja w tym obszarze to balans między ceną a realną użytecznością.

Paulina: Travel Manager patrzy na budżet i politykę firmy, a pracownik na własną wygodę. Jak pogodzić te dwa światy?

Jakub: To naturalne napięcie, które należy świadomie równoważyć. Kluczem do sukcesu jest jasna polityka podróży, która nie tylko istnieje na papierze, ale przede wszystkim sprawdza się w praktyce. Doskonałym przykładem jest kwestia limitów cenowych. Sztywne ustalenie tej samej kwoty na nocleg w Warszawie i w mniejszym mieście to błąd, który rodzi frustrację (podobnie sytuacja wygląda za granicą). Rozwiązaniem tego problemu jest możliwość dodawania regionów w polityce podróży dostępna na platformie worktrips.com. Pozwala ona na elastyczne ustawienie odrębnych limitów dla różnych lokalizacji. Ponadto, w WorkTrips jesteśmy w stanie nie tylko zaimplementować taką politykę travel do systemu online, ale też pomóc firmom dopasować ją do ich realnych potrzeb. Robimy to w oparciu o statystyki, lata doświadczenia oraz unikalne kontakty z obiektami noclegowymi na całym świecie, co przekłada się na bardzo atrakcyjne stawki dla naszych klientów.

Wracając do meritum - w ostatecznym rozrachunku obie strony – zarówno zarządzających, jak i podróżnych – łączy jeden cel: procesy związane z podróżami służbowymi musi być prosty i szybki. Dlatego większość firm tak wysoko ceni sobie automatyzację. To właśnie kierunek, w którym podąża WorkTrips, oferując intuicyjne narzędzie online, które sprawia, że podróże służbowe po prostu „dzieją się”, bez zbędnego wysiłku.

Paulina: Jak na przestrzeni ostatnich lat zmienia się podejście hoteli do gościa biznesowego?

Jakub: Obserwujemy bardzo pozytywny trend. Hotele – nie tylko w topowych destynacjach, takich jak Warszawa czy Kraków, ale również w mniejszych ośrodkach – coraz odważniej otwierają się na sektor korporacyjny. Dziś standardem staje się oferowanie profesjonalnych przestrzeni do spotkań z klientami, nowoczesnych sal szkoleniowych czy zaplecza pod konferencje i eventy firmowe. Obiekty noclegowe coraz lepiej rozumieją, że gość biznesowy oznacza znacznie więcej niż tylko „rezerwacja noclegu”. To początek całego łańcucha zdarzeń, który zaczyna się w momencie planowania, a kończy wraz z bezpiecznym powrotem pracownika do domu i rozliczeniem kosztów. Hotele dążą więc do kompleksowości – chcą być partnerem, który dostarcza pełne doświadczenie, a nie tylko łóżko i śniadanie. Ta zmiana perspektywy sprawia, że podróże służbowe stają się nie tylko prostsze, ale i bardziej efektywne z punktu widzenia strategii budowania relacji w biznesie.

Paulina: Jakie było najbardziej zaskakujące życzenie lub oczekiwanie gościa biznesowego, z jakim się spotkałeś?

Jakub: Zdarzały się prośby o bardzo konkretny rodzaj poduszki, prośby o absolutną ciszę, a nawet o całkowite przemeblowanie pokoju, żeby stworzyć idealne tło pod profesjonalną wideokonferencję. Mieliśmy też prośby dostarczenie ulubionego jogurtu czy świeżych bułek na śniadanie, a nawet zakup pasty do zębów, o której zapomniał podróżny. 🙂

W WorkTrips oferujemy dedykowany serwis VIP Concierge, który wykracza daleko poza standardowe rezerwacje lotów czy hoteli. Nasza rola polega na tym, aby niemożliwe stawało się możliwe. Oferujemy usługi niestandardowe – od organizacji prywatnych odrzutowców (private jet) i air-taxi, po asystę przy szybkiej odprawie na lotnisku. Agenci w WorkTrips podwójnie weryfikują każdą rezerwację i są do dyspozycji przez całą dobę, przez 365 dni w roku. Niezależnie od tego, czy gość potrzebuje stolika w obleganej restauracji, kwiatów w pokoju czy transportu autem na lotnisko, my to po prostu załatwiamy.

Paulina: Jakub, bardzo dziękujemy za rozmowę i za to, że tak otwarcie podzieliłeś się swoim doświadczeniem. Takie spojrzenie „od kuchni” pokazuje, jak ważne jest zrozumienie realnych potrzeb podróżujących służbowo i jak dużą rolę odgrywa dobrze dobrany hotel w całym doświadczeniu podróży. To bardzo cenna perspektywa dla wszystkich, którzy zarządzają podróżami w firmach.

Jakub: Ja również dziękuję za zaproszenie i możliwość podzielenia się własną perspektywą.