ETA w podróżach służbowych do Wielkiej Brytanii. Poradnik dla firm

Firmy, których pracownicy regularnie wyjeżdżają służbowo do Wielkiej Brytanii, muszą pamiętać, że od 2 kwietnia 2025 obywatele Polski muszą posiadać dodatkowy certyfikat elektroniczny, czyli Electronic Travel Authorisation (ETA). Jak przygotować podróżujących pracowników, aby nie było żadnych problemów przy przekroczeniu granicy? Na te pytania odpowiemy w tym Poradniku. 

Czym jest Electronic Travel Authorization (ETA)?

Electronic Travel Authorization (ETA) jest cyfrowym zezwoleniem na przyjazd do Wielkiej Brytanii dla obywateli Polski. Elektroniczny certyfikat jest także obowiązkowy dla mieszkańców innych krajów, którzy wcześniej mogli podróżować od UK bez wizy. Dokument ETA pozwala na dokładną weryfikację podróżnych, a także na skuteczne usprawnienie kontroli na granicy. Posiadanie takiego dokumentu jest konieczne nie tylko przy podróżach biznesowych, ale także jeżeli dana osoba planuje odwiedzić Zjednoczone Królestwo w celach turystycznych czy rodzinnych.

Nowe przepisy dotyczące wjazdu do UK, czyli ETA w pigułce

Poniżej zebraliśmy w pigułce, ważne informacje dotyczące ETA, z którymi warto się zapoznać.

Kto dokładnie potrzebuje zezwolenia ETA? 

Electronic Travel Authorization (ETA) powinna posiadać każda osoba podróżująca do Wielkiej Brytanii. Jest to konieczne nawet jeżeli pracownik ma ważny paszport. 

Od kiedy obowiązuje ETA? 

Posiadanie zezwolenia ETA jest obowiązkowe od 2 kwietnia 2025 roku.

Jaki jest dokładnie koszt wyrobienia ETA? 

Opłata za złożenie wniosku dla jednego podróżującego służbowo pracownika wynosi 16 GBP (funtów brytyjskich).

Jak długo jest ważne zezwolenie ETA? 

Electronic Travel Authorization (ETA) jest ważna przez 2 lata od wydania albo do momentu wygaśnięcia paszportu, z którym ten dokument został powiązany. Zezwolenie pozwala na wielokrotny wjazd na terytorium UK w tym okresie.

Ile trzeba czekać na certyfikat ETA? 

Większość wniosków jest rozpatrywana w przeciągu 3 dni roboczych.

W jakich przypadkach pracownik może być zwolniony z posiadania ETA?

Podróżujący pracownik może być zwolniony z posiadania ETA jeżeli: 

• posiada ważną wizę brytyjską (np. pracowniczą),
• ma status osoby osiedlonej lub tymczasowo osiedlonej,
• dysponuje paszportem brytyjskim lub irlandzkim,
• jest rezydentem Irlandii (w tym także obywatelem Polski) i podróżuje do Wielkiej Brytanii z tzw. Wspólnego Obszaru Podróży (np. z Dublina).

Działania biznesowe dozwolone w ramach zezwolenia ETA

Jeżeli Twój pracownik posiada ważne zezwolenie ETA, to jest uprawniony do podejmowania różnych działań biznesowych, do których zaliczyć można:

• uczestnictwo w spotkaniach biznesowych, konferencjach, czy też warsztatach,
• obecność na targach branżowych (tylko jako gość, nie wystawca)
• udział i prowadzenie negocjacji handlowych oraz podpisywanie umów,
• wizyty w oddziałach różnych firm, u klientów czy też partnerów biznesowych.

Jak złożyć wniosek o ETA dla pracownika? Krok do kroku

Proces składania wniosku o ETA odbywa się drogą cyfrową. Pracownik może to zrobić samodzielnie. Poniżej w dwóch krokach przedstawiamy, jak wygląda w praktyce składanie wniosku o wydanie ETA:

Krok 1: Przygotowanie niezbędnych dokumentów:

• ważny paszport,
• karta płatnicza do uiszczenia opłaty,
• adres e-mail do kontaktu, 
• aktualne zdjęcie.

Krok 2: Wypełnienie wniosku online:

• można tego dokonać poprzez aplikację na smartfona UK ETA App lub za pośrednictwem oficjalnej witryny www,
• dokonanie opłaty w wysokości 16 GBP,
• oczekiwanie na potwierdzenie. Decyzja przyjdzie na podany adres e-mail. Nie trzeba jej drukować. Certyfikat ETA zostanie cyfrowo powiązany z paszportem.

Pułapki przy składaniu wniosku o ETA

Poniżej przedstawiamy kilka elementów, na które szczególnie warto zwrócić uwagę:

• aplikowanie w ostatniej chwili - pomimo, że proces jest dość szybki, mogą zdarzyć się różne opóźnienia lub prośby o dodatkowe informacje. Jak się przed tym zabezpieczyć? Warto składać wnioski najpóźniej 72 godziny przed planowaną datą wylotu do UK,
• błędy w danych - nawet najmniejsza literówka w nazwisku albo pomyłka w numerze paszportu może skutkować unieważnieniem ETA. Jak się przed tym zabezpieczyć? Ustal w firmie procedurę duble check-in, czyli podwójnego sprawdzania danych przed wysłaniem wniosku. Warto zarekomendować takie postępowanie pracownikowi.

Najczęściej zadawane pytania na temat Electronic Travel Authorization (ETA) 

Dla ułatwienia zebraliśmy odpowiedzi na pytania, które mogą pojawić się w Twojej firmie.

Czy ETA jest tym samym, co wiza?

Odpowiedź brzmi nie. ETA oznacza zezwolenie na wjazd dla obywateli krajów objętych ruchem bezwizowym (w tym też Polski). W skrócie można powiedzieć, że zezwolenie ETA powinno się traktować jako warunek możliwości skorzystania z ruchu bezwizowego. Z kolei, wiza jest wymagana w przypadku dłuższego pobytu, wiążącego się np. z podjęciem pracy, studiów lub w przypadku, kiedy dana osoba nie kwalifikuje się do ETA. 

Czy pracownik może ubiegać się o ETA, jeżeli posiada paszport tymczasowy?

Niestety nie. System ETA wymaga standardowego paszportu (biometrycznego). Autoryzacja nie jest wydawana do paszportów tymczasowych. 

Jakie kroki można podjąć, jeśli wniosek o ETA zostanie odrzucony?

Trzeba pamiętać, że odmowa wydania ETA nie zamyka możliwości podróży służbowej do Wielkiej Brytanii. Oznacza jednak, że pracownik będzie musiał ubiegać się o standardową wizę, której uzyskanie jest procesem znacznie dłuższym, bardziej skomplikowanym i droższym.

Co zrobić w sytuacji, kiedy pracownik zgubi paszport lub jego ważność wygaśnie?

Certyfikat ETA jest nierozłącznie powiązany z numerem paszportu użytego podczas składania wniosku. Jeśli paszport zostanie zgubiony lub straci ważność, zezwolenie ETA również przestaje obowiązywać. Zatem przed delegacją służbową, mając już nowy paszport, trzeba ponownie złożyć wniosek o ETA.

Uprość zarządzanie delegacjami z systemem worktrips.com

Obowiązek posiadania certyfikatu ETA dla podróżujących do Wielkiej Brytanii to zmiana, o której trzeba pamiętać i której nie można pominąć w formalnościach. Należy więc odpowiednio przygotować swój zespół, ustalić jasne zasady i rozważyć korzystanie z narzędzia online, takiego jak platforma worktrips.com. System sprawia, że zarządzanie delegacjami stanie się dla Twojej firmy prostsze niż kiedykolwiek. Automatyzacja i centralizacja zarządzania podróżami służbowymi to świetny sposób na oszczędność czasu, pieniędzy, a także unikanie pomyłek. Chcesz poznać więcej takich wpisów w pigułce? Odpowiedź nasze Porady. A może chcesz zobaczyć, jak w praktyce działa platforma worktrips.com? Umów się na niezobowiązującą prezentację systemu i sprawdź, jak technologia może zoptymalizować procesy związane z podróżami służbowymi!

Więcej informacji na temat ETA znajdziesz tutaj i tutaj.

Źródło informacji na dzień 31.07.2025: https://www.gov.pl/web/wielkabrytania/komunikat-dot-obowiazywania-electronic-travel-authorisation-eta

Bezpłatna konsultacja