Ile kosztuje platforma do zarządzania podróżami służbowymi?

Koszt platformy do zarządzania podróżami służbowymi zależy przede wszystkim od modelu rozliczenia: może to być abonament, opłata za użytkownika, opłata za rezerwację lub wykorzystanie konkretnych usług. Co bardzo istotne, korzystanie z platformy wcale nie musi wiązać się ze stałym kosztem. Często jest wręcz przeciwnie - obsługa poprzez takie narzędzie może być tańsza w porównaniu do korzystania z usług oferowanych przez klasyczne biura podróży. W rozwiązaniach opartych na samoobsłudze online koszt samej technologii może być niewielki, a w niektórych modelach stała opłata za dostęp do platformy w ogóle nie występuje. Dlatego przed porównaniem ofert warto sprawdzić nie tylko „ile kosztuje system”, ale przede wszystkim za co i w którym momencie naliczane są opłaty.

W skrócie: ile kosztuje platforma do zarządzania podróżami służbowymi?

• Nie istnieje jedna rynkowa cena platformy travel management.
• Dostawcy stosują m.in. abonament, opłatę per użytkownik, per rezerwację oraz modele zależne od wykorzystania.
• Sam dostęp do narzędzia online nie musi wiązać się z wysokim stałym kosztem.
• W WorkTrips wdrożenie i korzystanie z platformy są bezpłatne — klient nie płaci abonamentu za sam dostęp do technologii. Rozliczane są usługi związane z organizacją podróży oraz ewentualne rozwiązania dodatkowe. 
• Z punktu widzenia firmy, przy porównywaniu ofert znacznie ważniejszy od samej ceny platformy jest całkowity koszt zarządzania podróżami służbowymi.

Ile kosztuje korzystanie z platformy worktrips.com?

W przypadku worktrips.com samo wdrożenie i korzystanie z platformy do zarządzania podróżami służbowymi jest bezpłatne. Klient nie ponosi opłaty za uruchomienie systemu ani stałej opłaty za dostęp do platformy. W praktyce oznacza to, że firma może wdrożyć worktrips.com, udostępnić narzędzie pracownikom i korzystać z jego funkcji bez dodatkowego abonamentu za samą technologię. Bezpłatny jest również standardowy proces onboardingu, który obejmuje szkolenia potrzebne do rozpoczęcia pracy z platformą.

Za co mogą więc pojawić się opłaty?

Platforma worktrips.com działa w modelu service fee. Opłaty związane są z obsługą konkretnych usług podróżnych, np. zakupem biletu czy rezerwacją noclegu, podobnie jak w tradycyjnych usługach business travel. Nie są to jednak opłaty za korzystanie z samej platformy. Opłaty za rezerwacje realizowane online są niższe niż za obsługę offline. Przykładowo zakup biletu bezpośrednio na platformie wiąże się z niższym service fee niż rezerwacja wymagająca wsparcia konsultanta. Wynika to z mniejszego zaangażowania obsługi i automatyzacji całego procesu. Dodatkowy koszt może pojawić się również wtedy, gdy klient potrzebuje ponadstandardowych usług, np.:

• stworzenia nowych funkcji na indywidualne zamówienie,
• developmentu niestandardowych rozwiązań dostosowanych do procesów konkretnej organizacji.

To rozróżnienie jest istotne przy porównywaniu ofert dostawców. Cena obsługi rezerwacji i cena technologii to nie zawsze to samo. W WorkTrips dostęp do platformy i jej wdrożenie nie generują kosztu — rozliczeniu podlegają usługi związane z organizacją podróży oraz ewentualne rozwiązania dodatkowe zamawiane przez klienta.

Z czego się składa koszt platformy do zarządzania podróżami służbowymi?

Koszt platformy do zarządzania podróżami służbowymi to suma opłat związanych z dostępem do technologii oraz usługami potrzebnymi do rezerwowania, obsługiwania i kontrolowania firmowych wyjazdów. Nie zawsze jest więc równoznaczny z miesięcznym abonamentem. W zależności od dostawcy część funkcji może być dostępna w ramach podstawowego rozwiązania, a opłaty mogą pojawiać się dopiero przy dokonaniu rezerwacji, skorzystaniu z pomocy konsultanta lub uruchomieniu dodatkowej usługi. To rozróżnienie warto brać pod uwagę, ponieważ firmy pytające o cenę platformy często porównują jedną pozycję z cennika, mimo że rzeczywisty koszt może być zbudowany zupełnie inaczej.

Jakie modele cenowe stosują platformy do zarządzania podróżami służbowymi?

Platformy do zarządzania podróżami służbowymi mogą być rozliczane w kilku modelach: abonamentowym, per użytkownik, per rezerwacja, zależnym od wykorzystania lub indywidualnie. Zdarza się, że dostawcy często łączą kilka sposobów rozliczeń w jednej ofercie.

Model cenowy	Jak działa?	Kiedy firma ponosi koszt?	Na co zwrócić uwagę?
Abonament	Stała opłata za korzystanie z platformy	Co miesiąc lub co rok	Co obejmuje abonament i czy istnieją limity
Per użytkownik	Cena zależy od liczby użytkowników	Za dostęp pracowników do systemu	Czy płaci się również za osoby podróżujące sporadycznie
Per booking/transakcja	Opłata pojawia się przy rezerwacji	Gdy firma faktycznie korzysta z usługi	Co jest liczone jako jedna transakcja
Pay-as-you-use	Koszt zależy od rzeczywistego użycia	Tylko przy określonych działaniach	Które działania podlegają opłacie
Usługi dodatkowe	Podstawowa technologia jest rozliczana osobno od dodatkowej obsługi	Np. przy wsparciu konsultanta lub dodatkowej usłudze, jak np. transfer lotnisko-hotel	Co znajduje się w podstawowym zakresie
Indywidualna wycena	Oferta zależy od skali i potrzeb organizacji	Zgodnie z ustalonym modelem	Co wpływa na zmianę kosztu wraz ze wzrostem firmy

Żaden z tych modeli nie jest automatycznie najlepszy. Firma wykonująca kilka podróży miesięcznie może mieć inne potrzeby niż organizacja obsługująca dużą liczbę wyjazdów międzynarodowych. I właśnie dlatego model cenowy powinien być dopasowany do sposobu, w jaki firma rzeczywiście podróżuje.

Czy za sam dostęp do platformy do podróży służbowych trzeba płacić?

Nie zawsze. Na rynku funkcjonują zarówno platformy ze stałym abonamentem, jak i rozwiązania, w których podstawowy dostęp do technologii nie generuje dużej stałej opłaty, a koszt jest związany głównie z faktycznym wykorzystaniem lub dodatkowymi usługami. Jeżeli pracownik samodzielnie:

• loguje się do platformy,
• wyszukuje lot lub hotel,
• widzi oferty zgodne z polityką firmy,
• wybiera odpowiednią opcję,
• dokonuje rezerwacji,

…to duża część procesu może przebiegać automatycznie. W takiej sytuacji nie każda rezerwacja wymaga zaangażowania konsultanta. Dzięki temu samo korzystanie z technologii może być znacznie mniejszym kosztem, niż firmy często zakładają przed poznaniem modelu rozliczenia.

„Jednym z pytań, które często pojawia się podczas pierwszych rozmów z firmami, jest koszt samej platformy. W przypadku worktrips.com odpowiedź jest prosta: klient nie płaci za wdrożenie ani za korzystanie z platformy. Opłaty dotyczą usług związanych z organizacją konkretnych podróży, a nie dostępu do technologii.”

- wyjaśnia Daniel Petryk, Business Development Manager w WorkTrips.

Czy rezerwowanie podróży służbowych online jest tańsze?

Rezerwacja online wymaga mniej manualnej obsługi niż rezerwacja realizowana przez konsultanta, dlatego w wielu modelach jej koszt jest niższy. Najprostszy scenariusz wygląda następująco: pracownik potrzebuje hotelu i przelotu na spotkanie. Zamiast wysyłać zapytanie i czekać na przygotowanie propozycji, korzysta z platformy i sam wybiera odpowiednie opcje. Technologia przejmuje część pracy związanej z:

• wyszukiwaniem ofert,
• stosowaniem polityki podróży,
• procesem akceptacji,
• gromadzeniem danych o rezerwacji,
• przekazywaniem informacji potrzebnych do raportowania.

Obsługa człowieka nadal może być bardzo potrzebna w bardziej skomplikowanych przypadkach, np. przy niestandardowej, złożonej trasie lub nieoczekiwanej sytuacji w podróży, jak np. zgubiony bagaż czy też odwołany lot. Dlatego przy analizie ceny warto zadać jedno konkretne pytanie: Czy dostawca inaczej rozlicza działania wykonywane samodzielnie online i działania wymagające pracy konsultanta?

Co właściwie obejmuje cena platformy do podróży służbowych?

Cena platformy może obejmować znacznie więcej niż samo wyszukiwanie lotów i hoteli. W zależności od rozwiązania w ramach systemu mogą być dostępne funkcje płatne lub bezpłatne związane z polityką podróży, akceptacją, płatnościami, raportowaniem i zarządzaniem danymi dotyczącymi wyjazdów. Osobno mogą być rozliczane bardziej zaawansowane funkcje lub usługi, np.:

• obsługa konsultanta,
• dodatkowe integracje,
• niestandardowa konfiguracja,
• specjalistyczne raporty,
• wdrożenie dodatkowych modułów na platformie,
• określone rodzaje wsparcia.

Zakres funkcjonalny jest więc równie ważny jak sposób naliczania ceny.

Od czego zależy całkowity koszt zarządzania podróżami służbowymi?

Całkowity koszt zarządzania podróżami służbowymi to nie tylko opłata za platformę. Obejmuje również koszt pracy ludzi, obsługi rezerwacji, zmian, akceptacji, raportowania i procesów administracyjnych związanych z wyjazdem. To właśnie tutaj proste porównanie „platforma kosztuje / brak platformy nic nie kosztuje” przestaje być miarodajne. Jeżeli firma nie korzysta z jednego rozwiązania, ktoś nadal musi:

1. znaleźć odpowiednią ofertę,
2. sprawdzić zgodność z zasadami firmy,
3. uzyskać potrzebną akceptację,
4. przeprowadzić rezerwację,
5. zebrać potwierdzenia,
6. reagować na ewentualne zmiany,
7. przekazać dane do odpowiednich osób lub systemów,
8. przygotować informacje potrzebne do kontroli wydatków.

Koszt tego procesu może być niewidoczny w budżecie „travel”, ponieważ część pracy wykonują sami podróżni, osoby z administracji, HR, finansów czy office managementu.

Dlatego, mówiąc kolokwialnie, „sensowniejszym” pytaniem od „ile kosztuje platforma?” jest: „Ile kosztuje nas cały proces obsługi podróży i jaką jego część możemy zautomatyzować?”

Dla jakiej firmy platforma online może być opłacalna?

Platforma do zarządzania podróżami służbowymi może mieć sens przede wszystkim wtedy, gdy firma chce ograniczyć pracę ręczną i uporządkować rezerwacje, politykę podróży oraz dane o wyjazdach w jednym procesie. Z całą pewnością, nie trzeba przy tym organizować setek wyjazdów miesięcznie. Platforma może być przydatna, gdy:

• rezerwacje są wykonywane regularnie,
• wiele osób kupuje podróże samodzielnie,
• firma chce kontrolować zasady dotyczące wyjazdów,
• informacje o podróżach są rozproszone,
• dużo czasu zajmuje ręczne zbieranie danych,
• organizacja chce zwiększyć udział rezerwacji realizowanych online.

Znaczenie ma więc nie tylko liczba podróży, ale stopień złożoności procesu.

Dlaczego platforma online może być tańsza niż tradycyjne biuro podróży?

Jedną z najważniejszych przewag platformy online nad tradycyjnym modelem obsługi podróży służbowych jest mniejszy udział pracy manualnej. W klasycznym biurze podróży wiele czynności wymaga kontaktu z konsultantem: przesłania zapytania, przygotowania propozycji, wymiany wiadomości, akceptacji wariantów i ręcznego wprowadzenia zmian. W platformie online duża część tego procesu odbywa się automatycznie i może być wykonana samodzielnie przez pracownika.

Podróżujący może od razu wyszukać dostępne loty i hotele, porównać opcje, sprawdzić zgodność z polityką podróży firmy i dokonać rezerwacji w jednym miejscu. Dzięki temu konsultant nie musi angażować się w każdą standardową transakcję, a jego wsparcie może być wykorzystywane przede wszystkim tam, gdzie rzeczywiście jest potrzebne.

To właśnie automatyzacja sprawia, że obsługa online może być tańsza niż model oparty głównie na pracy konsultanta. Firma płaci za technologię i rzeczywiście wykorzystywane usługi, zamiast finansować manualną obsługę każdego prostego etapu podróży.

Różnica nie dotyczy jednak wyłącznie ceny. Platforma online daje też pracownikowi większą samodzielność i natychmiastowy dostęp do ofert, a firmie możliwość automatycznego stosowania polityki podróży, centralizacji danych oraz łatwiejszej kontroli procesu. W tradycyjnym modelu część tych działań wymaga dodatkowej komunikacji pomiędzy podróżującym, konsultantem i osobą akceptującą.

Czy platforma do podróży służbowych może ograniczyć koszty procesu w firmie?

Platforma jest narzędziem, którego wartość należy oceniać w odniesieniu do całego procesu zarządzania podróżami. Jeżeli automatyzuje zadania wykonywane wcześniej ręcznie, jej koszt nie powinien być analizowany w oderwaniu od czasu pracy, kontroli wydatków i administracji.

Analizując ten temat bliżej wewnątrz firmy, warto oddzielić trzy rzeczy:

1. Koszt samej technologii
Czy firma płaci abonament, za użytkownika czy za wykorzystanie?

2. Koszt obsługi podróży
Które czynności wymagają dodatkowej pracy konsultanta?

3. Koszt wewnętrznego procesu firmy
Ile czasu pracownicy poświęcają dziś na wyszukiwanie, akceptację, komunikację i raportowanie?

Dopiero połączenie tych trzech elementów daje pełniejszy obraz ekonomiczny. 

Chcesz sprawdzić platformę bez kosztu wdrożenia? Narzędzie worktrips.com możesz wdrożyć i udostępnić pracownikom bez opłaty za sam dostęp do systemu. Jeśli chcesz zobaczyć, jak działa wyszukiwanie, rezerwacje, polityka podróży i proces akceptacji w praktyce, umów krótkie demo. 

 

Najczęstsze pytania o koszt platform do zarządzania podróżami służbowymi

Czy platforma do zarządzania podróżami służbowymi może być bezpłatna?

Tak. Model cenowy zależy od dostawcy, a samo korzystanie z technologii nie zawsze wymaga abonamentu. Przykładem jest worktrips.com, gdzie wdrożenie platformy oraz korzystanie z niej są bezpłatne. Opłaty typu service fee dotyczą obsługi konkretnych usług związanych z podróżą, np. dokonania rezerwacji, a nie dostępu do samej platformy. Dodatkowo wyceniane mogą być ponadstandardowe szkolenia oraz indywidualnie tworzone funkcje.

Ile kosztuje platforma worktrips.com?

Wdrożenie i korzystanie z platformy worktrips.com nie wiąże się z opłatą dla klienta. Firma WorkTrips nie pobiera opłaty wdrożeniowej ani abonamentu za dostęp do samej platformy. Rozlicza natomiast usługi związane z organizacją podróży w modelu service fee. Dodatkowo płatne może być indywidualny development funkcji przygotowywanych na życzenie klienta.

Czy rezerwacja online kosztuje mniej niż rezerwacja przez konsultanta?

Może kosztować mniej, ponieważ wymaga mniejszego udziału obsługi manualnej, ale zależy to od konkretnego modelu cenowego. Warto zapytać dostawcę, czy operacje wykonywane samodzielnie w platformie są rozliczane inaczej niż te, które wymagają bezpośredniej pomocy specjalisty.

Czy wdrożenie platformy wymaga abonamentu?

Nie zawsze. Abonament jest tylko jednym ze sposobów rozliczeń. Na rynku funkcjonują również modele oparte na liczbie użytkowników, liczbie rezerwacji, rzeczywistym wykorzystaniu lub połączeniu kilku metod. Dlatego brak chęci podpisywania wysokiego stałego abonamentu nie oznacza automatycznie rezygnacji z platformy.

Jak sprawdzić, czy platforma będzie opłacalna dla firmy?

Najlepiej porównać koszt rozwiązania z obecnym kosztem całego procesu: czasem pracowników, ręczną obsługą rezerwacji, akceptacją, raportowaniem i zarządzaniem zmianami. Sama opłata za technologię nie pokazuje, czy wdrożenie poprawi efektywność organizacji podróży.