Jak wygląda wdrożenie do firmy platformy online do zarządzania podróżami służbowymi?

Nowe rozwiązania w firmie często kojarzą się z koniecznością wielu zmian organizacyjnych. Dotyczy to też obszaru podróży służbowych. Nie należy się jednak obawiać, gdyż wdrożenie platformy worktrips.com jest zaprojektowane tak, aby proces był prosty i przejrzysty. Każda firma decydująca się na współpracę z WorkTrips zostaje przeprowadzona przez każdy etap implementacji narzędzia. W efekcie tego system worktrips.com zostaje idealnie dopasowany do rytmu i sposobu pracy firmy. Z tego Poradnika dowiesz się, jak wygląda wdrożenie w praktyce i dlaczego centralizacja procesów to klucz do odzyskania cennego czasu.

Konfiguracja systemu worktrips.com skrojona pod Twoje potrzeby

Pierwszym i najważniejszym etapem jest dostosowanie narzędzia do specyfiki danej organizacji. Wiemy, że każda firma ma inne priorytety, dlatego nasi specjaliści ściśle współpracują z Klientem już od pierwszego dnia. Podczas wspólnych rozmów dokładnie badane są potrzeby dotyczące zarządzania podróżami służbowymi. Jak wygląda wdrożenie platformy worktrips.com w praktyce?

• Definiowanie polityki podróży: Jeśli Twoja firma nie posiada jeszcze sformalizowanych zasad, specjaliści WorkTrips pomagają je stworzyć. Podpowiadamy, jakie limity i standardy warto uwzględnić, aby organizacja podróży służbowych była nie tylko efektywna, ale też zgodna z budżetem przeznaczanym na delegacje.
• Stawki negocjowane: Posiadasz własne umowy z hotelami lub liniami lotniczymi? Zaimplementujemy je w systemie worktrips.com. 
• Struktura kont: Tworzymy konta dla administratorów oraz podróżujących pracowników, nadając im odpowiednie uprawnienia. W dowolnej chwili można zmieniać zakres uprawnień osób zarządzających podróżami, dopasowując ich działanie do aktualnych potrzeb. Dzięki temu organizacja podróży służbowych odbywa się w kontrolowanym środowisku.

Intuicyjne zarządzanie delegacjami i automatyzacja procesów

Dobrze wdrożona platforma do zarządzania podróżami to taka, która działa „w tle”, pozwalając pracownikom skupić się na celach biznesowych. Niezwykle ważnym elementem jest tutaj automatyzacja akceptacji. W praktyce oznacza to, że wybierasz model akceptacji wyjazdów, który najlepiej pasuje do Twojej struktury firmy. Możesz pozwolić pracownikom na samodzielne rezerwacje w ramach polityki podróży lub wprowadzić system zatwierdzania. Dodatkowo nasza platforma oferuje funkcję eventów predefiniowanych. Jest to idealne rozwiązanie, gdy w firmie planowane są wyjazdy większej liczby pracowników, np. na targi, wyjazdy studyjne, konferencje, kongresy czy szkolenia. Wszystko, czego potrzebujesz, znajduje się w jednym intuicyjnym narzędziu, dostępnym 24/7/365, niezależnie od tego, gdzie znajdują się Twoi pracownicy, czy pracują zdalnie, czy też z biura.

Wydatki związane z wyjazdami służbowymi pod kontrolą

Dużym udogodnieniem dla działów finansowych jest centralizacja płatności. Za wszystkie bilety lotnicze, kolejowe, hotele i wynajem aut Twoja firma otrzymuje jedną fakturę zbiorczą w ujęciu miesięcznym. Osoby odpowiedzialne za podróże z ramienia Twojej firmy zyskują dostęp do:

• Centrów kosztowych, dzięki którym można przypisać każdy wyjazd do konkretnego projektu lub działu. To sprawia, że organizacja delegacji staje się przejrzysta pod kątem analitycznym.
• Funkcji tworzenia szczegółowych raportów podróży w czasie rzeczywistym. Można wybrać konkretny zakres danych do zestawień zależnych od potrzeb analitycznych.  Monitoring kosztów nigdy nie był tak prosty.

Edukacja i wsparcie przez cały czas korzystania z platformy

Na etapie wdrożenia narzędzia do firmy przeprowadzamy kompleksowe szkolenia dla administratorów i pracowników. Pracownicy otrzymują od nas komplet instrukcji szkoleniowych, które sprawią, że poruszanie się po systemie worktrips.com jest proste od pierwszego kliknięcia. Jeśli pojawi się jakiekolwiek pytanie lub nieprzewidziana sytuacja, nasi doświadczeni specjaliści służą pomocą. Podchodzimy do współpracy holistycznie – od konfiguracji, przez implementację narzędzia, aż po bieżące wsparcie techniczne.

Twoja firma gotowa na nową jakość podróży służbowych

Wybierając nasze rozwiązanie, otrzymujesz gotowy produkt, który jest dopasowany do Twoich potrzeb. Dzięki temu standaryzujesz i optymalizujesz cały proces związany z delegacjami. Uwalniasz czas, kontrolujesz koszty, zyskujesz porządek w dokumentach i tak istotny spokój ducha. 

 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące wdrożenia platformy

Jak przebiega proces konfiguracji platformy worktrips.com?

Proces konfiguracji jest w pełni personalizowany. Nasi specjaliści pomagają zdefiniować politykę podróży, zaimplementować wynegocjowane przez firmę stawki u dostawców oraz przygotować strukturę kont z odpowiednimi uprawnieniami dla administratorów i pracowników.

Czy system pozwala na zachowanie własnych umów z hotelami i liniami lotniczymi?

Tak. Jeśli Twoja firma posiada własne stawki negocjowane z konkretnymi hotelami lub przewoźnikami, zostaną one zintegrowane z systemem worktrips.com, abyś mógł z nich korzystać bezpośrednio na platformie.

W jaki sposób platforma pomaga kontrolować koszty delegacji?

Kontrola kosztów odbywa się poprzez centralizację płatności (jedna zbiorcza faktura miesięczna), przypisywanie wyjazdów do centrów kosztowych oraz generowanie szczegółowych raportów w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżący monitoring wydatków.

Czy pracownicy potrzebują specjalistycznego szkolenia z obsługi systemu?

Platforma jest intuicyjna, jednak w ramach wdrożenia zapewniamy kompleksowe szkolenia oraz zestaw instrukcji dla administratorów i pracowników. Dodatkowo oferujemy bieżące wsparcie techniczne naszych specjalistów.

Czy można zautomatyzować proces akceptacji wyjazdów służbowych?

Oczywiście. System pozwala na wybór modelu dopasowanego do struktury firmy: od pełnej automatyzacji rezerwacji w ramach polityki podróży, po wielostopniowe procesy zatwierdzania delegacji przez przełożonych.