Wie sieht die Implementierung einer Online-Plattform für das Geschäftsreisemanagement in einem Unternehmen aus?

Neue Lösungen in einem Unternehmen werden oft mit der Notwendigkeit zahlreicher organisatorischer Veränderungen assoziiert. Das gilt auch für den Bereich der Geschäftsreisen. Es gibt jedoch keinen Grund zur Sorge, denn die Implementierung der Plattform worktrips.com ist so konzipiert, dass der Prozess einfach und transparent verläuft. Jedes Unternehmen, das sich für eine Zusammenarbeit mit WorkTrips entscheidet, wird durch jeden Schritt der Implementierung des Tools begleitet. Im Ergebnis wird das System worktrips.com perfekt an den Arbeitsrhythmus und die Arbeitsweise des Unternehmens angepasst. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie die Einführung in der Praxis aussieht und warum die Zentralisierung von Prozessen der Schlüssel zur Rückgewinnung wertvoller Zeit ist.

Konfiguration des Systems worktrips.com – maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse

Der erste und wichtigste Schritt ist die Anpassung des Tools an die Besonderheiten Ihrer Organisation. Wir wissen, dass jedes Unternehmen andere Prioritäten hat, daher arbeiten unsere Spezialisten von Tag eins an eng mit dem Kunden zusammen. In gemeinsamen Gesprächen werden die Bedürfnisse im Bereich des Managements von Geschäftsreisen genau analysiert. Wie sieht die Einführung der Plattform worktrips.com in der Praxis aus?

• Definition der Reisepolicy: Wenn Ihr Unternehmen noch keine formalisierten Richtlinien hat, helfen Ihnen die WorkTrips-Spezialisten bei der Erstellung. Wir geben Empfehlungen, welche Limits und Standards sinnvoll sind, damit die Organisation von Geschäftsreisen nicht nur effizient, sondern auch budgetkonform ist.
• Verhandelte Konditionen: Haben Sie eigene Verträge mit Hotels oder Fluggesellschaften? Wir implementieren diese direkt in das System worktrips.com. 
• Kontenstruktur: Wir erstellen Konten für Administratoren und reisende Mitarbeiter und vergeben die passenden Berechtigungen. Der Umfang der Berechtigungen für Personen, die Reisen managen, kann jederzeit angepasst werden. So findet die Organisation von Geschäftsreisen in einer kontrollierten Umgebung statt.

Intuitives Management von Delegationen und Automatisierung von Prozessen

Eine gut eingeführte Plattform zum Management von Geschäftsreisen arbeitet „im Hintergrund“ und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich voll und ganz auf ihre Geschäftziele zu konzentrieren. Ein besonders wichtiger Bestandteil ist die Automatisierung der Genehmigungsprozesse. In der Praxis bedeutet das, dass Sie das Genehmigungsmodell wählen können, das am besten zu Ihrer Unternehmensstruktur passt. Sie können Mitarbeitern eigenständige Buchungen im Rahmen der Reisepolicy erlauben oder ein Genehmigungssystem einführen. Darüber hinaus bietet unsere Plattform die Funktion vordefinierter Events. Das ist die ideale Lösung, wenn das Unternehmen regelmäßig größere Gruppen von Mitarbeitern zu Messen, Studienreisen, Konferenzen, Kongressen oder Schulungen schickt. Alles, was Sie brauchen, befindet sich in einem intuitiven Tool, das rund um die Uhr (24/7/365) verfügbar ist – unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden oder ob sie remote oder aus dem Büro arbeiten.

Ausgaben für Geschäftsreisen unter Kontrolle

Ein großer Vorteil für Finanzabteilungen ist die Zentralisierung der Zahlungen. Für alle Flugtickets, Bahntickets, Hotels und Mietwagen erhält Ihr Unternehmen eine einzige monatliche Sammelrechnung. Die für Reisen verantwortlichen Personen in Ihrem Unternehmen erhalten Zugriff auf:

• Kostenstellen, mit denen jede Reise einem bestimmten Projekt oder einer Abteilung zugeordnet werden kann. Das sorgt für analytische Transparenz bei der Organisation von Delegationen.
• Funktion zur Erstellung detaillierter Reiseberichte in Echtzeit. Sie können den genauen Datenumfang für die Auswertungen individuell wählen. Die Kostenüberwachung war noch nie so einfach.

Schulung und Support während der gesamten Nutzung der Plattform

Im Rahmen der Implementierung führen wir umfassende Schulungen für Administratoren und Mitarbeiter durch. Die Mitarbeiter erhalten von uns ein komplettes Set an Schulungsunterlagen, dank dem die Bedienung des Systems worktrips.com vom ersten Klick an einfach ist. Bei Fragen oder unvorhergesehenen Situationen stehen Ihnen unsere erfahrenen Spezialisten jederzeit zur Verfügung. Wir betreuen die Zusammenarbeit ganzheitlich – von der Konfiguration über die Implementierung bis hin zum laufenden technischen Support.

Ihr Unternehmen bereit für eine neue Qualität von Geschäftsreisen

Mit unserer Lösung erhalten Sie ein fertiges Produkt, das genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Dadurch standardisieren und optimieren Sie den gesamten Prozess rund um Delegationen. Sie gewinnen Zeit zurück, behalten die Kosten im Griff, erhalten Ordnung in den Unterlagen und vor allem innere Ruhe. 

 

Häufig gestellte Fragen zur Implementierung der Plattform

Wie läuft der Konfigurationsprozess der Plattform worktrips.com ab?

Der Konfigurationsprozess ist vollständig personalisiert. Unsere Spezialisten helfen bei der Definition der Reisepolicy, der Implementierung von verhandelten Konditionen bei Anbietern sowie bei der Erstellung der Kontenstruktur mit passenden Berechtigungen für Administratoren und Mitarbeiter.

Ermöglicht das System die Beibehaltung eigener Verträge mit Hotels und Fluggesellschaften?

Ja. Wenn Ihr Unternehmen eigene verhandelte Konditionen mit bestimmten Hotels oder Fluggesellschaften hat, werden diese in das System worktrips.com integriert, sodass Sie sie direkt auf der Plattform nutzen können.

Wie hilft die Plattform bei der Kostenkontrolle von Delegationen?

Die Kostenkontrolle erfolgt durch Zentralisierung der Zahlungen (eine monatliche Sammelrechnung), Zuordnung von Reisen zu Kostenstellen sowie die Erstellung detaillierter Berichte in Echtzeit, was eine kontinuierliche Überwachung der Ausgaben ermöglicht.

Benötigen die Mitarbeiter eine spezielle Schulung zur Bedienung des Systems?

Die Plattform ist intuitiv, dennoch bieten wir im Rahmen der Implementierung umfassende Schulungen sowie Anleitungen für Administratoren und Mitarbeiter. Zusätzlich steht Ihnen unser technischer Support jederzeit zur Verfügung.

Kann der Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen automatisiert werden?

Selbstverständlich. Das System erlaubt die Auswahl eines Modells, das zur Unternehmensstruktur passt: von voller Automatisierung der Buchungen im Rahmen der Reisepolicy bis hin zu mehrstufigen Genehmigungsprozessen durch Vorgesetzte.