Przez ostatnie 20 lat zarządzanie podróżami służbowymi w firmach zmieniło się diametralnie. O manualnej rezerwacji biletów i hoteli, aż do zintegrowanych narzędzi, za pomocą których, cały wyjazd można zaplanować zaledwie w kilka kliknięć. Dziś przyjrzymy się tym zmianom razem z Agnieszką Uttą, która w WorkTrips każdego dnia upraszcza firmowe podróże służbowe. 

Paulina: Agnieszko, cofnijmy się o 20 lat. Opowiedz nam, proszę, jak wtedy wyglądała typowa organizacja podróży służbowej w średniej wielkości firmie? 

Agnieszka: Zaczynałam swoją pracę w branży w 1999 roku i wtedy organizacja podróży służbowych wyglądała zupełnie inaczej. Przede wszystkim ponad dwie dekady temu dokumenty podróży były sporządzane w formie papierowej.  Wydrukowane dokumenty trzeba było też zawieźć do Klientów.

Wszystkie rezerwacje dokonywane były telefonicznie i faksem. Maile dopiero wchodziły do użytkowania. Wydłużało to czas i komplikowało obsługę, zwłaszcza w przypadku firm, które miały złożoną politykę podróżowania. Jednak jakoś trzeba było dawać sobie radę. Do dziś pamiętam, że jechałam z biletem kolejowym do ważnego Klienta na Bemowo, bo nasz kurier utknął gdzieś w środku miasta w korku. 

Współcześnie podstawą organizacji podróży dla firm jest narzędzie do obsługi online. To raptem kilka minut na wyszukanie i rezerwacje, a dokument podróży wysyłany jest drogą mailową.  Dokumenty są już na szczęście w wersji elektronicznej. Dzięki takiemu narzędziu wszystkie podróże są w jednym miejscu, płatność następuje na podstawie faktury dla firmy, a zasady podróżowania danej organizacji realizowane są automatycznie.  To znacznie usprawnia cały proces i pozwala mieć kontrolę nad wydatkami na podróże. 

Paulina: Kiedy zaczęto odchodzić od manualnych procesów  planowania podróży na rzecz cyfryzacji? Czy firmy i pracownicy chętnie przyjmowali te nowe narzędzia online? Jak to wyglądało w praktyce?

Agnieszka: Pierwsze zmiany zaczęły zachodzić w szeroko rozumianej branży podróży około 2005 roku. W przypadku podróży prywatnych ludzie zaczynali coraz częściej kupować bilety online. Ale w organizacji podróży służbowych firmy preferowały tradycyjną formę obsługi (zamówienia drogą mailową i telefonicznie). Można powiedzieć, że akceptacja narzędzi do zarządzania podróżami online rodziła się powoli i nie zawsze szła gładko. 

Prawdziwy przełom nastąpił po pandemii. To był moment, w którym okazało się, że niemal wszystko można przenieść do Internetu, co całkowicie zmieniło zasady gry, również, w naszej branży. Nadal to nie oznacza, że wszyscy klienci chcą rezerwować podróże online, ale z roku na rok coraz więcej firm chce układać proces delegacji właśnie w sposób elektroniczny.  Daje to naprawdę mnóstwo korzyści. 

Paulina: Wspomniałaś, że pandemia była głównym motorem zmian. Czy były jakieś inne argumenty, które przekonują firmy do odchodzenia od manualnych procesów, oprócz oszczędności czasu i pieniędzy? 

Agnieszka: Myślę, że współczesne firmy oprócz oszczędności czasu i pieniędzy dążą do uporządkowania, usprawniania procesów związanych z podróżami służbowymi, a narzędzie woktrips.com świetnie się do tego nadaje. System pozwala precyzyjnie zdefiniować i automatycznie weryfikować m.in. kluczowe parametry, takie jak zgodność z limitem budżetowym czy podróżowanie właściwą klasą. Warto wspomnieć też o procesie akceptacji podróży, gdzie wyższy koszt podróży jest weryfikowany przez osobę decyzyjną. Dodatkowo platforma worktrips.com ułatwia późniejsze rozliczenie podróży, przyporządkowując odpowiednie dane, które mają znaleźć się na fakturze. Umożliwia też generowanie szczegółowych raportów, zapewniając pełną transparentność wydatków i kontrolę nad zamówieniami. To wszystko jest w tej chwili niezbędne, aby proces zamówień był pod pełną kontrolą. 

Paulina: Jak dwie dekady temu wyglądała kwestia związana z polityką travel w firmach?

Agnieszka: Polityki podróży były kiedyś realizowane manualnie. Teraz w narzędziu worktrips.com proces zatwierdzania delegacji może odbywać się automatycznie lub trafiać do akceptacji przez administratora podróży. Kiedyś pracownik obsługujący musiał wysłać maila z zapytaniem do osoby akceptującej, czy może wystawić dany dokument podróży za konkretną kwotę. To wymagało mnóstwa czasu. Zanim ktoś napisał maila, ktoś odpisał, a potem wystawił dokument i go dostarczył – mijało naprawdę dużo czasu. Teraz to dosłownie chwila. A w końcu wszystkim nam zależy na czasie. 

Paulina: Jak wygląda planowanie podróży służbowych z perspektywy samych podróżujących? Jakie korzyści przynosi im narzędzie worktrips.com? 

Agnieszka: Po pierwsze, mogą w każdej chwili sprawdzić, szczegóły rezerwacji. Po drugie, narzędzie worktrips.com daje im dużą elastyczność.  Jeśli podróżujący pracownicy muszą zmienić plany i np. przedłużyć pobyt to mogą zrobić to samodzielnie, będąc nawet na lotnisku czy w hotelu. Nasz system świetnie działa na telefonie, co jest dużym ułatwieniem dla podróżujących. Oczywiście mamy też infolinię 24/7, na którą można zawsze zadzwonić i uzyskać wsparcie. Dodatkowo, osoby w podróży służbowej nie muszą angażować prywatnych środków finansowych, ponieważ wszystko jest rozliczane na fakturze dla firmy.

Paulina: Czy jest jakiś element obsługi podróży służbowych, który, mimo tej całej rewolucji, nie zmienił się przez ostatnie 20 lat? 

Agnieszka: Na pewno nie zmieniła się rola agenta jako podmiotu doradzającego w kwestii zarządzania podróżami służbowymi. Narzędzie worktrips.com daje dużą kontrolę, ale to agent często podpowiada firmie, co jeszcze można zrobić, żeby zaoszczędzić na kosztach i usprawnić działanie. W tej kwestii agent wciąż jest dobrym doradcą. Nie zmieniły się też relacje między ludźmi. Tworzą się one często na wiele lat i są bezcenne. 

Paulina: Agnieszko wspomniałaś, że relacje to element, który się nie zmienił przez te wszystkie lata. Czy możesz poprzeć to konkretnym przykładem? Czy masz takich klientów, którzy wracają do Ciebie po latach właśnie dzięki sile tych relacji? 

Agnieszka: Oczywiście. W branży takiej jak obsługa podróży służbowych, relacje oparte na zaufaniu są fundamentem. To dzięki nim, nawet jeśli nasze drogi z klientem na jakiś czas się rozejdą, to często znów się łączą. Dobrym przykładem jest klient z branży nieruchomości. Nasza współpraca dobiegła końca wiele lat temu, ponieważ firma, w której wtedy pracowałam, zakończyła działalność. Pomimo tego, byłam cały czas z klientem w kontakcie i nigdy nie odmówił mi spotkania. Niedawno ponownie powierzył mi całą organizację wyjazdów biznesowych w swojej firmie. Takie historie dają ogromną satysfakcję oraz pokazują, że w naszej pracy dobre relacje i wzajemne zaufanie jest i zawsze będzie najważniejsze.

Paulina: Agnieszko, przeszliśmy podczas naszej rozmowy drogę od przeszłości do teraźniejszości. Spróbujmy teraz wybiec myślami w przyszłość. Jakie, Twoim zdaniem, będą największe zmiany w zarządzaniu podróżami służbowymi w perspektywie najbliższych 5-10 lat?

Agnieszka: Myślę, że część offline'owa, która wciąż istnieje, zacznie się kurczyć. To będzie naturalny kierunek, gdzie udział online'u nie będzie wynosił 30 czy 50%, ale nawet 90%. Tego procesu na pewno nie zatrzymamy. Zakładam jednak, że rola opiekunów handlowych pozostanie bez zmian. Taka osoba jest potrzebna, żeby sprawować pieczę nad całością współpracy. Na pewno już wkrótce pojawią się też inne rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, które będą skracać proces rezerwowania podróży służbowych. 

Paulina: Czy na koniec chciałabyś coś dodać od siebie, podsumować, jaką wartość dostarczamy jako firma? 

Agnieszka: Rozpoczęłam pracę w WorkTrips ze względu na świetne i intuicyjne narzędzie. Nasza platforma worktrips.com daje możliwość usprawnienia, ulepszenia, usystematyzowania procesów związanych z wyjazdami biznesowymi. Uważam, że w dzisiejszych czasach sprawna organizacja podróży służbowych jest niemożliwa bez nowoczesnego narzędzia online. To absolutny standard, bez którego trudno efektywnie funkcjonować. Najważniejsze pytanie nie brzmi "czy", ale "jak" dobrze je wdrożyć, tak aby służyło dobrze obsługiwanej firmie. Niektóre firmy zaczynają od wersji dla wyznaczonych osób, które zajmują się organizacją wyjazdów biznesowych dla innych pracowników. Inne od razu decydują się na pełną implementację, która obejmuje ustawienie polityki podróży i oddanie dostępu w ręce każdego podróżującego. Nawet jeśli firma na początku decyduje się na ograniczony dostęp, to gdy tylko zaprezentujemy pełne możliwości i korzyści, jakie daje scentralizowana obsługa podróży służbowych, niemal zawsze decyduje się na pełne wdrożenie dla całej organizacji.

Paulina: Agnieszko, bardzo Ci dziękuję za udział w naszym wywiadzie. Rozmowa z Tobą była niezwykle inspirująca i skłoniła mnie do głębokiej refleksji. Twoja perspektywa, oparta na ponad 20-letnim doświadczeniu, w fascynujący sposób pokazała, jak ogromną drogę przeszła organizacja podróży służbowych. Życzę Ci samych sukcesów i wszystkiego dobrego.

Agnieszka: Ja również bardzo dziękuję za zaproszenie.