Raporty podróży na platformie worktrips.com

Jedna podróż służbowa może zajmować w raporcie jeden lub kilka wierszy. Wszystko zależy od tego, czego w danym momencie potrzebujesz: szybkiego przeglądu wyjazdów, szczegółowej analizy usług czy też aktualnej listy użytkowników. Raporty podróży na worktrips.com pomagają uporządkować dane bez budowania kolejnego arkusza Excel od zera. Firma może korzystać ze wszystkich dostępnych raportów równolegle. Każdy z nich pokazuje dane z innej perspektywy, a raport usług można dodatkowo dopasować do struktury oraz sposobu pracy organizacji. Dziś opowiemy więcej o raportach podróży i pokażemy czym się różnią od siebie.

W skrócie o raportach na worktrips.com

• Raport usług pokazuje każdą osobę i każdą usługę w osobnym wierszu, a Raport podróży przedstawia cały wyjazd w jednym wierszu.
• Raport kont pozwala sprawdzić podróżujących i administratorów podróży przypisanych do konta.
• Firma może korzystać z wszystkich raportów jednocześnie, zależnie od celu analizy.

Czym są raporty podróży na worktrips.com?

Raporty podróży to uporządkowane zestawienia danych związanych z wyjazdami służbowymi, zarezerwowanymi usługami oraz użytkownikami platformy worktrips.com. W praktyce są to raporty podróży służbowych, które ułatwiają bieżące sprawdzenie, co zostało zarezerwowane, dla kogo, w ramach której podróży i kto ma dostęp do firmowego konta. Nie istnieje jeden raport odpowiedni do każdego zadania. Ten sam travel manager może rano sprawdzić zbiorczą listę podróży, przed zamknięciem miesiąca przeanalizować usługi według pracowników, a później zweryfikować bazę kont. Nie trzeba wybierać jednego rozwiązania na stałe.

Trzy raporty, trzy perspektywy na dane o podróżach służbowych

Raport usług: szczegóły dotyczące osób i rezerwacji

Raport usług jest najbardziej szczegółowym zestawieniem. Każda osoba i każda zarezerwowana dla niej usługa pojawiają się w osobnym wierszu. Dzięki temu łatwiej analizować koszty podróży służbowych według pracownika, rodzaju usługi lub centrum kosztowego. Spójrzmy na praktyczny przykład: w delegacji uczestniczą dwie osoby, a każda korzysta z transportu i hotelu. W raporcie usług taka podróż może mieć cztery wiersze: osoba A - transport, osoba A - hotel, osoba B - transport oraz osoba B - hotel. To poziom szczegółowości przydatny wtedy, gdy dane mają trafić do dalszej analizy lub rozliczenia.

Raport podróży: cały wyjazd w jednym wierszu

Raport podróży daje widok zbiorczy. Jedna podróż zajmuje jeden wiersz, niezależnie od liczby uczestników i usług. W ramach tego wiersza można zobaczyć osoby oraz elementy składające się na wyjazd. Ten raport sprawdza się, gdy potrzebujesz szybko ocenić liczbę i zakres podróży. Jest mniej szczegółowy niż raport usług, ale znacznie łatwiejszy do przeglądania na poziomie całych wyjazdów.

Raport kont: porządek w bazie użytkowników

Raport kont nie służy do analizy kosztów wyjazdów. Pokazuje podróżujących i administratorów (np. Office Managerów) przypisanych do firmowego konta na worktrips.com. Może zawierać m.in. status aktywności, datę zaproszenia, domyślny język, numer telefonu oraz podstawowe dane kontaktowe. Takie zestawienie pomaga sprawdzić, kto nadal korzysta z platformy, które zaproszenia oczekują na przyjęcie i czy baza użytkowników wymaga aktualizacji. To zwykle ten moment, w którym okazuje się, że na liście nadal jest osoba, która od kilku miesięcy pracuje już w innym dziale.

Który raport odpowiada na dane pytanie?

Potrzeba	Najbardziej użyteczny raport
Analiza każdej osoby i usługi	Raport usług
Kontrola według pracownika lub centrum kosztowego	Raport usług
Szybki przegląd całych wyjazdów	Raport podróży
Jedna podróż w jednym wierszu	Raport podróży
Sprawdzenie travelerów i administratorów	Raport kont
Weryfikacja i aktualizacja bazy użytkowników	Raport kont

Raport dopasowany do firmy, nie firma do raportu

Potrzeby raportowe zmieniają się zależnie od odbiorcy i zadania. Travel manager może potrzebować danych o podróżach, osoba zatwierdzająca - informacji o swoim zespole, a dział finansowy - szczegółów dotyczących kosztów. Dlatego raport usług na worktrips.com można oprzeć na własnych szablonach. W jego obrębie można podjąć wiele działań. Do najważniejszych zaliczamy:

• wybór całych grup danych lub pojedynczych kolumn,
• nadawanie szablonowi własną nazwę,
• zmiana nazw wyświetlanych kolumn i dopasowanie ich do języka używanego w firmie,
• filtrowanie i wyszukiwanie danych bez przebudowywania szablonu,
• tymczasowe ukrywanie wybranych kolumn i późniejsze powracanie do pełnego widoku.

Każda organizacja, która korzysta z narzędzia worktrips.com może więc przygotować kilka wariantów raportu usług. Jeden może służyć do kontroli operacyjnej, drugi do rozliczeń, a trzeci do cyklicznego zestawienia dla osoby odpowiedzialnej za dany zespół.

Właściwe dane dla właściwych osób

Dostęp do raportów może uwzględniać role oraz firmowy proces akceptacji podróży. Osoba odpowiadająca za jeden dział może widzieć wyłącznie dane pracowników, których podróże zatwierdza. Administrator z szerszym zakresem uprawnień może otrzymać widok całej organizacji. Takie podejście porządkuje odpowiedzialność w organizacji. Nie każdy odbiorca potrzebuje pełnej bazy. Czasem najlepszy raport to po prostu ten, który pokazuje dokładnie tyle danych, ile jest potrzebne do podjęcia decyzji.

Automatyczna wysyłka raportu usług

Raport usług można wysyłać automatycznie według ustalonego harmonogramu: codziennie, co tydzień albo co miesiąc. Dla każdego odbiorcy można wybrać odpowiedni szablon i datę rozpoczęcia wysyłki. Raport może trafić do osób z listy zatwierdzających, a także na dodatkowy adres, np. skrzynkę używaną przez konkretny dział. Dzięki temu dane pojawiają się tam, gdzie są potrzebne, bez pamiętania o ręcznym generowaniu tego samego zestawienia.

Raporty można eksportować do formatów CSV, XLS oraz XML. CSV jest uniwersalnym wyborem, gdy dane mają być dalej analizowane w arkuszu lub innym narzędziu. Format warto dobrać do systemu i sposobu pracy odbiorcy. Sam eksport nie jest jednak celem. Najważniejsze jest to, aby wcześniej wybrać odpowiedni poziom szczegółowości, zakres danych i odbiorców. Wtedy plik nie staje się kolejnym załącznikiem, którego nikt nie otwiera.

Analizuj dane z podróży służbowych jak mistrz

Raporty podróży na worktrips.com pomagają porządkować dane na poziomie usług, całych wyjazdów i podróżujących. Można korzystać z nich równolegle, dopasowując sposób prezentacji informacji do konkretnego zadania i odbiorcy. Mniej ręcznego przekładania danych, mniej wersji tego samego arkusza i szybszy dostęp do potrzebnych informacji. Raport ma pasować do sposobu działania firmy, a nie odwrotnie. Chcesz na żywo zobaczyć, jak wyglądają raporty podróży na worktrips.com i jak mogą uporządkować dane w Twojej firmie? Umów bezpłatne demo i zacznij usprawniać zarządzanie delegacjami!

 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące raportów na worktrips.com

Jakie raporty podróży są dostępne na worktrips.com?

Na platformie worktrips.com dostępne są trzy główne rodzaje raportów: raport usług, raport podróży i raport kont. Firma może korzystać ze wszystkich równolegle.

Czym różni się raport usług od raportu podróży?

Raport usług pokazuje osobno każdą osobę i każdą usługę. W raporcie podróży cały wyjazd, wraz z jego uczestnikami oraz usługami, zajmuje jeden wiersz.

Kiedy najlepiej korzystać z raportu usług na worktrips.com?

Raport usług sprawdza się przy szczegółowej analizie kosztów, pracowników, rodzajów rezerwacji oraz centrów kosztowych.

Jakie dane zawiera raport kont?

Raport kont może zawierać listę travelerów i administratorów, status aktywności, datę zaproszenia, język oraz podstawowe dane kontaktowe.

Czy firma musi wybrać tylko jeden raport na worktrips.com?

Nie. Wszystkie raporty mogą być używane jednocześnie. Ich wybór zależy od pytania, na które firma chce odpowiedzieć.

Czy raporty podróży można dopasować do potrzeb firmy?

Tak. Szczególnie raport usług można oprzeć na własnych szablonach, wybranych kolumnach i firmowym nazewnictwie. Dane można także filtrować, wyszukiwać i tymczasowo ukrywać w widoku.

Czy raporty można wysyłać automatycznie?

Automatyczna wysyłka dotyczy raportu usług. Można ustawić wysyłkę dzienną, tygodniową lub miesięczną oraz wybrać szablon i odbiorców.

W jakich formatach można eksportować raporty?

Ręczny eksport jest dostępny w formatach CSV, XLS oraz XML. Format należy dobrać do narzędzia, w którym dane będą dalej wykorzystywane.