Zarządzanie podróżami służbowymi to prawdziwe wyzwanie, szczególnie dla firm, które regularnie wysyłają pracowników w delegacje zagraniczne. Travel managerowie dążą do tego, aby planowanie wyjazdu biznesowego zajmowało jak najmniej czasu, a działy finansowe szukają oszczędności, patrząc przede wszystkim na ceny lotów, ale także na to, aby cała podróż był zgodna z innymi założeniami firmowej polityki travel. Z drugiej strony organizacje kładą coraz większy nacisk na zapewnienie podróżującym pracownikom wygodnej, komfortowej i elastycznej podróży, aby utrzymać ich produktywność oraz wysoki poziom satysfakcji. Jak więc skutecznie znaleźć złoty środek i połączyć te potrzeby? Odpowiedzią jest technologia, która upraszcza cały proces i optymalizuje koszty wyjazdów biznesowych. 

Ceny lotów a realne potrzeby mobilnego biznesu

Manualna organizacja podróży służbowych znacząco utrudnia elastyczność. Nie jest najlepszym rozwiązaniem pod kątem finansowym i zajmuje długie godziny. Tradycyjne podejście do rezerwacji biletów to nie tylko ograniczona dostępność oferty, ale także często dodatkowe opłaty i konieczność wyboru: niska cena albo wygoda. W przypadku delegacji służbowych korzystanie z ogólnodostępnych wyszukiwarek lotów często prowadzi do problemów i dodatkowych kosztów, których na pierwszy rzut oka nie widać, a które komplikują zarządzanie podróżami służbowymi.

Twoja firma potrzebuje rozwiązania, które rozumie dynamikę biznesu i pozwoli zadbać nie tylko o atrakcyjne ceny lotów, ale także o każdy inny aspekt podróży służbowych. Platforma worktrips.com do zarządzania podróżami służbowymi online pozwala planować delegacje i skutecznie reagować w sytuacji, kiedy lot został odwołany lub spotkanie z kluczowym klientem jest przełożone na inny termin. Dzięki narzędziu worktrips.com zyskujesz dostęp do szerokiej oferty - wybierz miejsce podróży, zarezerwuj bilety, hotel oraz wynajem aut i gotowe! 

Elastyczność, której potrzebuje Twoja firma

Świat biznesu jest bardzo nieprzewidywalny. Plany mogą się zmienić w ostatniej chwili, dlatego bardzo ważne jest zachowanie elastyczności rezerwacji. Narzędzie worktrips.com jasno pokazuje warunki zmiany i anulacji rezerwacji, pozwalając wybrać taryfy, które dając pole do manewru bez ponoszenia drastycznych kosztów. Pracownik może dokonywać zmian w podróżach, jednocześnie zachowując możliwość zabezpieczania cen, a to wszystko z uwzględnieniem firmowej polityki travel.

Lot biznesowy jest opóźniony – co zrobić?

Wyobraź sobie sytuację: pracownik jest na lotnisku, jego lot został odwołany lub opóźniony. Jeżeli poczeka jeszcze godzinę lub dwie w porcie lotniczym, może spóźnić się na kluczowe spotkanie z klientem, od którego naprawdę wiele zależy. Specjaliści WorkTrips mogą zająć się modyfikacją rezerwacji i znaleźć alternatywne połączenie. Dział Obsługi Klienta jest dostępny przez 24/7/365 - możesz skontaktować się poprzez live czat na platformie worktrips.com, mailowo lub telefonicznie. Agenci podróży przejmą sprawę i przedstawią gotowe rozwiązania do Twojej akceptacji. Zdejmuje to cały ciężar z barków podróżującego pracownika oraz osoby odpowiedzialnej za delegacje po stronie firmy. Dzięki temu członkowie Twojego zespołu unikną stresu i nie będą musieli dzwonić na infolinię linii lotniczych oraz samodzielnie szukać innych połączeń. 

Zmiana biletu – jak działać?

Teraz przenieś się myślami do sytuacji, w której spotkanie z klientem zostało przesunięte na następny dzień. Trzeba zmienić rezerwację lotu powrotnego. Dzięki platformie worktrips.com pracownik (lub jego przełożony) może za pomocą kilku kliknięć samodzielnie zmienić datę powrotu w systemie worktrips.com, od razu widząc ceny oraz informacje czy wybrane połączenie jest zgodne z polityką firmy. Na etapie rezerwacji system jasno pokazuje, które taryfy są elastyczne, jakie są obowiązujące warunki zmian i anulacji. Dzięki takiemu kompleksowemu narzędziu będziesz bezstresowo podróżować i bez wysiłku dopasujesz rejs do indywidualnych potrzeb firmy oraz pracowników.

Prosta organizacja podróży służbowych online

Zapomnij o dziesiątkach otwartych kart w przeglądarce i porównywaniu ofert. Nowoczesne narzędzie worktrips.com działa jak inteligentny organizator podróży, który prowadzi Cię przez cały proces krok po kroku, zapewniając pełną kontrolę i transparentność. To także idealne rozwiązanie, gdy w delegacje lub na szkolenie czy konferencje wysyłana jest grupa podróżująca, licząca kilka osób. Jak krok po kroku wygląda proces rezerwacji na platformie worktrips.com? O tym napisaliśmy poniżej:

1. Wyszukaj połączenie - wpisz obowiązkowe pola takie jak data, miejsce wylotu i przylotu. Możesz wybrać różne lotniska startowe i docelowe. Niezależnie, czy to Lizbona (LIS), Praga (PRG), Budapeszt (BUD), Dublin (DUB) Split, Tirana czy Baku (GYD), Dubrownik, Podgorica, Ateny (ATH), Skopje system pokaże wszystkie możliwe połączenia oraz ceny lotów. 
2. Porównaj i wybierz - zobaczysz połączenia oferowane przez różnych przewoźników. Dostępność oferty jest aktualizowana w czasie rzeczywistym. Ceny dotyczą konkretnych połączeń lotniczych z uwzględnieniem informacji o ilości wyemitowanego  dwutlenku węgla, co pozwala dodatkowo podejmować świadome decyzje, które sprzyjają środowisku naturalnemu.
3. Dopasuj podróż do potrzeb - to czas na wybór klasy lotu. Czy wystarczy klasa ekonomiczna, czy może biznesowa klasa lotu zapewni komfort potrzebny do pracy?
4. Wyszukaj hotel - wybierz miejsce noclegowe w dogodnej lokalizacji, aby podróż była jak najwygodniejsza. Możesz też od razu wynająć samochód, a nawet wybrać miejsce odbioru i oddania auta oraz zarezerwować parking.
5. Zatwierdzenie rezerwacji - wniosek o podróż trafia do akceptacji. Możesz skorzystać z opcji automatycznego zatwierdzania delegacji, jeżeli jest ona zgodna z polityką travel.

Lotnisko – mniej stresu, więcej efektywności

Dobrze zaplanowana podróż lotnicza to także sprawna obsługa w porcie lotniczym. Jeżeli chcesz skutecznie przygotować się do podróży i załatwić wszelkie formalności wcześniej, to dobrym rozwiązaniem może okazać się odprawa online. Dzięki temu nie musisz w pośpiechu szukać stanowiska check-in. Wtedy na pewno stanowisko odpraw z dużą kolejną to nie nie wywoła u Ciebie stresu. Przed delegacją warto też sprawdzić wymagane formalności i szczepienia obowiązujące w kraju docelowym podróży. Możesz to zrobić bezpośrednio na platformie worktrips.com, dzięki integracji z narzędziem Sherpa. Dokumenty związane z podróżą możesz przechowywać na platformie worktrips.com dzięki cyfrowemu obiegowi, który usprawnia zarządzanie.

Wyjazdy grupowe dla firm z WorkTrips

Prawdziwa optymalizacja i kompleksowe zarządzanie podróżami służbowymi to więcej niż tanie bilety na loty biznesowe. To także dostępność innych usług. WorkTrips specjalizuje się również w kompleksowej organizacji grupowych wyjazdów firmowych. Planujesz konferencję, wyjazd na targi, a może spotkanie integracyjne dla całego zespołu? Z naszymi konsultantami każda grupa podróżna będzie miała zorganizowaną delegację od A do Z - od transportu (łącznie z grupowymi biletami lotniczymi) i zakwaterowania, po logistykę na miejscu. Dla ułatwienia możesz też otrzymać jedną zbiorczą fakturę za wszystkie usługi. 

Dlaczego warto wybrać narzędzie worktrips.com?

Dzięki platformie worktrips.com masz znacznie mniej formalności związanych z podróżami biznesowymi. Narzędzie porównuje ceny lotów i automatyzuje proces akceptacji delegacji. Zyskujesz ogromną bazę przewoźników oraz obiektów noclegowych na całym świecie. Nasz zespół wspiera Twoich pracowników na każdym kroku - od momentu rezerwacji, aż po wejście na pokład samolotu i powrót. Nawet jeśli lot został odwołany, możesz liczyć na wsparcie. Nasze doświadczenie i technologia pozwalają nam myśleć o Twoich podróżach za Ciebie. Skup się na swoich celach biznesowych - my zajmiemy się resztą. 

Bezpłatna konsultacja