Skip to content

About us
Solutions
MICE
Case Study
ESG
Tips
Contact

About us
Solutions
MICE
Case Study
ESG
Tips
Contact

8 benefits of using a travel management software

📅15.05.2023

👤Author: Redakcja WorkTrips

🏷️Category: Business Travel Insights, Press

⏱️Reading time: 0 min

Laptop, kamera, mapa podróży, roślina, filiżanka kawy. worktrips.com

Recommended for you

Jak obniżyć koszty podróży służbowych? Sposoby na lepiej zarządzane delegacje

How to reduce business travel costs? Ways to better manage business trips

May 7, 2026

Strefa Schengen to obszar swobodnego przemieszczania się, w którym zniesiona została kontrola na granicach wewnętrznych między państwami członkowskimi. Dla firm, które opierają swoją działalność na podróżach służbowych, takie rozwiązanie realnie obniża poziom skomplikowania procesu, a co za tym idzie także koszty organizacji delegacji. Należy jednak pamiętać, że nie zwalnia to przedsiębiorstw i podróżujących pracowników z obowiązku sprawdzenia wymaganych dokumentów, zasad odprawy oraz przepisów obowiązujących w kraju docelowym delegacji. Nasz Poradnik wyjaśnia jak z praktycznego punktu widzenia wyglądają rejsy do strefy Schengen i non-Schengen, a także jak odpowiednio przygotować się do podróży służbowej. W skrócie: istotne informacje o strefie Schengen Strefa Schengen obejmuje 29 państw: 25 państw należących do Unii Europejskiej oraz 4 państwa spoza wspólnoty UE, czyli Islandia, Norwegia, Szwajcaria i Liechtenstein. Należy pamiętać, że strefa Schengen nie jest tożsama z Unią Europejską. Przykładowo, Irlandia i Cypr są w UE, ale nie należą do Schengen, a Norwegia czy Szwajcaria są w Schengen, ale nie są członkami UE. W przypadku podróży służbowych do krajów strefy Schengen wystarczy ważny dowód osobisty lub paszport, a podróżujący pracownik nie przechodzi standardowej kontroli paszportowej. W podróżach do strefy non-Schengen najczęściej potrzebny jest paszport, a czasem także wiza, ESTA lub inne zezwolenie, w zależności od kraju docelowego podróży. Średni czas odprawy przy lotach do strefy non-Schengen jest o około 30 - 60% dłuższy niż w przypadku strefy Schengen. Granice zewnętrzne strefy Schengen są miejscami, w których odbywa się kontrola wjazdu i wyjazdu. Czym jest strefa Schengen i jak pomaga w podróżach służbowych? Strefa Schengen to obszar państw europejskich, w których zniesiono regularne kontrole na granicach wewnętrznych i jednocześnie wzmocniono wspólne zasady kontroli na granicach zewnętrznych. Podstawą prawną powstania był układ z Schengen, podpisany w 1985 r. Dzięki takiemu rozwiązaniu lot z Polski do Niemiec, Francji, Hiszpanii, Włoch, Czech czy Portugali przypomina pod względem formalności delegację krajową. Pamiętaj, że mimo braku kontroli pomiędzy państwami członkowskimi, nie został zniesiony obowiązek posiadania dokumentu tożsamości. Podróżujący służbowo pracownik przed lotem zawsze przechodzi kontrolę bezpieczeństwa, ale zwykle nie przechodzi kontroli paszportowej. Strefa Schengen obejmuje 29 państw: 25 krajów UE oraz 4 kraje stowarzyszone spoza UE. Do państw obszaru Schengen zalicza się następujące kraje: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Polska, Portugalia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry, Włochy oraz Islandia, Norwegia, Szwajcaria i Liechtenstein. Od 1 stycznia 2025 do tej strefy dołączyła także Bułgaria i Rumunia. Irlandia i Cypr nie należą obecnie do państw obszaru Schengen. Planując zagraniczną podróżą służbową należy sprawdzić czy kraj należy do strefy Schengen, czy non-Schengen. Przykładowo lot pomiędzy Warszawą a Berlinem to granica wewnętrzna schengen, natomiast Warszawa a Londyn to granica zewnętrzna. Warto pamiętać, że procedury lotniskowe w zależności od krajów mogą się różnić. Różnice te mogą dotyczyć np. limitu płynów w bagażu podręcznym czy zasad odprawy lotniskowej. Jak wygląda odprawa online przy locie w strefie Schengen? Odprawa online przy locie w strefie Schengen jest zwykle prostsza, ponieważ pasażer nie przekracza granicy zewnętrznej obszaru. Najczęściej wystarczy podać dane pasażera, potwierdzić rezerwację, wybrać miejsce i pobrać kartę pokładową. Dokumentem może być dowód osobisty albo paszport. Odprawa online jest bardzo dobrym rozwiązaniem w przypadku podróży służbowej w strefie Schengen, ponieważ pozwala skrócić czas pobytu na lotnisku do minimum. Poniżej opisaliśmy w kilku punktach, jak jakie kroki należy podjąć, aby odprawić się online w przypadku lotu w strefie Schengen: Wejdź na oficjalną stronę www przewoźnika. Wpisz numer rezerwacji i nazwisko pasażera. Potwierdź dane osobowe. Wybierz miejsce i usługi dodatkowe. Pobierz kartę pokładową. Na lotnisku przejdź kontrolę bezpieczeństwa. Udaj się do gate’u w strefie Schengen. Na bramce możesz zostać poproszony o okazanie dokumentu tożsamości, dlatego koniecznie miej przy sobie dowód osobisty lub paszport. Jak wygląda odprawa online przy locie non-Schengen? Odprawa online przy locie do strefy non-Schengen wymaga podania większej liczby danych. Najczęściej potrzebny jest paszport, a w zależności od kierunku także wiza, ESTA lub inne zezwolenie. Zostaniesz poproszony o następujące dane: numer paszportu, datę ważności paszportu, kraj wydania dokumentu, dane wizy lub zezwolenia, adres pobytu, numer lotu powrotnego, potwierdzenie celu podróży. Nawet po odprawie online jesteś zobowiązany podejść do stanowiska check-in. Linie lotnicze często muszą fizycznie sprawdzić paszport, wizę albo potwierdzenie ESTA. Pamiętaj, że brak właściwego dokumentu drobna literówka w danych paszportowych może skutkować odmową wejścia na pokład. Czym różni się odprawa Schengen i non-Schengen? Zobrazowaliśmy to w poniższej tabeli: Element Lot w strefie Schengen Lot do strefy non-Schengen Dokument Dowód osobisty lub paszport Najczęściej paszport Wiza/zezwolenie Zwykle niepotrzebne dla obywateli UE Często wymagane, np. ESTA, wiza, Odprawa online Zwykle prostsza Często wymaga danych paszportu i dokumentów wjazdowych Check-in na lotnisku Często opcjonalny, jeśli nie ma bagażu Wymagany do kontroli dokumentów Kontrola paszportowa Zwykle brak Tak Strefa lotniska Schengen Non-Schengen Czas na lotnisku Krótszy Dłuższy Zasady strefy Schengen ułatwiają podróże między państwami członkowskimi, ale podróże non-Schengen wymagają pełnej kontroli formalności. Dla firm oznacza to konieczność wcześniejszego sprawdzania dokumentów, terminów ważności paszportu i wymagań wizowych. Jak działają saloniki biznesowe w strefie Schengen i non-Schengen? Saloniki biznesowe są często podzielone według stref lotniska. Oznacza to, że pasażer lecący do kraju strefy Schengen nie zawsze może skorzystać z saloniku po kontroli paszportowej non-Schengen, a pasażer lecący poza Schengen musi wybrać business lounge dostępny po właściwej stronie terminala. Na Lotnisku Chopina w Warszawie dobrym przykładem jest podział na: LOT Business Lounge Polonez, znajdujący się w strefie Schengen, LOT Business Lounge Mazurek, zlokalizowany w strefie non-Schengen, za kontrolą paszportową. W dalekich podróżach służbowych business lounge są traktowanie przede wszystkim jako miejsce pracy, odpoczynku i regeneracji przed wymagającymi spotkaniami biznesowymi. Efektywna podróż służbowa obejmuje nie tylko rezerwację lotu i hotelu, ale też zachowanie produktywności, świadome zarządzanie czasem oczekiwania, szczególnie przy przesiadkach i lotach non-Schengen. Platforma worktrips.com automatyzuje delegacje, a zespół doswidczonych specjalistów WorkTrips wspiera firmy w usług dodatkowych, takich jak rezerwacja wspomnianych saloników biznesowych, fast track, parking lotniskowy, ubezpieczenie czy Serwis VIP Concierge. Jak przygotować się do podróży służbowej do kraju zlokalizowanego poza strefą non-Schengen? Sprawdź, czy kraj jest poza Schengen. Zweryfikuj wymogi paszportowe. Upewnij się, czy paszport jest ważny co najmniej 6 miesięcy, jeśli wymaga tego kraj docelowy. Potwierdź, czy potrzebna jest wiza, ESTA, albo inne zezwolenie. Przygotuj zaproszenie biznesowe, jeśli jest wymagane. Sprawdź wymogi zdrowotne obowiązujące w kraju, do którego podróżujesz. Wykup polisę ubezpieczeniową. Wykonaj odprawę online, jeśli tak opcja jest dostępna. Przyjedź z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym na lotnisko. Przejdź check-in i kontrolę paszportową. Zapisz dane ambasady, ubezpieczyciela i kontakt awaryjny. Jak w praktyce wygląda podróż służbowa do Wielkiej Brytanii? Wielka Brytania należy do strefy non-Schengen. Po Brexicie, czyli opuszczeniu Unii Europejskiej, kraj ten utrzymuje własną kontrolę graniczną. Oznacza to, że obywatel Polski podróżujący służbowo do UK, musi posiadać paszport, a od 2 kwietnia 2025 roku konieczne jest także posiadanie ETA (Electronic Travel Authorisation), czyli elektronicznego zezwolenia na podróż. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat delegacji do Wielkiej Brytanii, przeczytaj ten Poradnik. Jak wygląda podróż służbowa do USA? Stany Zjednoczone Ameryki są zlokalizowane w strefie non-Schengen. Do celów biznesowych wymagana jest wiza kategorii B-1 (Business Visitor), która uprawnia do określonych aktywności biznesowych, takich jak: udział w konferencjach i spotkaniach, konsultacje z partnerami udział w szkoleniach czy przeprowadzanie badań rynku. Przy krótkich delegacjach służbowych (do 90 dni) obywatele Polski często korzystają z programu ESTA (Electronic System for Travel Authorization), czyli elektronicznego zezwolenia na podróż. ESTA nie jest wizą, ale jest wymagana przed wylotem dla osób podróżujących bez wizy. Należy pamiętać, że w przypadku korzystania z elektronicznego zezwolenia podróżujący pracownik ma do dyspozycji znacznie węższy zakres aktywności biznesowych. Delegacja do USA powinna być planowana z odpowiednim wyprzedzeniem. Platforma worktrips.com automatyzuje organizację podróży służbowych i pomaga je uporządkować. Dzięki temu wszystkie loty, hotele oraz dokumenty znajdują się w jednym narzędziu, ze wsparciem agentów podróży dostępnych 24/7/365. Dzięki integracji z Sherpa można bezpośrednio w systemie worktrips.com sprawdzić wymagania wizowe. Nasi specjaliści zapewniają również pośrednictwo wizowe, aby mieć pewność, że wszystkie formalności są dopełnione Jak wygląda podróż służbowa do Chin? Chiny są krajem należącym do strefy non-Schengen, więc podróż służbowa wymaga posiadania ważnego paszportu i bieżącego sprawdzenia zasad wjazdu. Według aktualnych informacji Chiny przedłużyły ruch bezwizowy dla obywateli Polski (a także innych krajów) posiadających zwykłe paszporty do 31 grudnia 2026 r. Dotyczy to wybranych celów krótkiego pobytu (do 30 dni), przede wszystkim turystycznego oraz biznesowego. W przypadku dłuższych delegacji służbowych, należy wyrobić wizę biznesową, do czego często potrzebne jest zaproszenie od chińskiej firmy. Przy podróży do Chin warto przygotować kopie dokumentów, polisę ubezpieczeniową, dane hotelu, zaproszenie biznesowe i plan spotkań. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat formalności związanych z wyjazdem służbowym do Chin, to koniecznie przeczytaj ten Poradnik. Jak wygląda podróż służbowa do Australii? Podróż służbowa do Australii wymaga uzyskania elektronicznego pozwolenia na wjazd. Dla obywateli Polski najczęściej stosowanym rozwiązaniem przy krótkich wyjazdach biznesowych jest eVisitor, a przy dłuższych pobytach to wiza Visitor (subclass 600). Pamiętaj, że zawsze warto sprawdzić, czy cel podróży mieści się w dozwolonych aktywnościach. Do tak odległej destynacji nie ma bezpośrednich lotów z Polski, a lot długodystansowy z przynajmniej jedną przesiadką trwa aż 20 - 30 godzin. W przypadku spotkań biznesowych warto więc zaplanować 24 godziny na aklimatyzację. Więcej na temat wiz i podróży służbowej do Australii przeczytasz tutaj. Czym są EES i ETIAS? EES (Entry/Exit System) to cyfrowy rejestr wjazdów i wyjazdów obywateli państw trzecich podróżujących na krótki pobyt do 29 państw europejskich. System zaczął działać stopniowo 12 października 2025 r. i jest w pełni operacyjny od 10 kwietnia 2026 r. Z kolei ETIAS (European Travel Information and Authorisation System) to europejski system informacji o podróży oraz zezwoleń na podróż. Ma zostać uruchomiony w ostatnim kwartale 2026 r. i będzie dotyczył podróżnych z państw objętych ruchem bezwizowym, którzy jadą do Schengen na krótki pobyt. Dla polskich firm EES i ETIAS są ważne głównie wtedy, gdy do Europy przyjeżdżają kontrahenci, pracownicy lub goście spoza UE. Obywatele państw trzecich mogą potrzebować dodatkowego czasu na granicy, zwłaszcza przy pierwszej rejestracji biometrycznej. Jak platforma worktrips.com pomaga w organizacji podróży służbowych? Narzędzie worktrips.com wspiera firmy w planowaniu i obsłudze podróży służbowych od rezerwacji po rozliczenie. Pozwala na uporządkowanie lotów, hoteli, dokumentów i wsparcia pracownika w jednym procesie. Dzięki worktrips.com firma może: rezerwować loty i hotele zgodnie z polityką podróży, sprawdzać wymogi wizowe i sanitarne, wspierać pracownika podczas zmian, opóźnień i odwołań, kontrolować koszty delegacji, ograniczać chaos administracyjny. Uprość organizację podróży służbowej w firmie Strefa Schengen ułatwia podróże służbowe po Europie, ale nie oznacza braku formalności. Najważniejsze jest rozróżnienie między lotem Schengen i non-Schengen, ponieważ od tego zależą dokumenty, odprawa online, kontrola paszportowa oraz czas potrzebny na lotnisku. W podróżach służbowych najlepsza zasada brzmi: najpierw sprawdź kraj, potem dokument, i dopiero zrób odprawę. Dobre przygotowanie zmniejsza ryzyko opóźnień, odmowy wejścia na pokład i niepotrzebnych kosztów. Platforma worktrips.com może pomóc firmom połączyć rezerwacje, formalności, wsparcie podróżnych i kontrolę kosztów w jednym procesie, dzięki czemu podróż służbowa jest prostsza, bezpieczniejsza i bardziej przewidywalna. Możesz bezpłatnie wypróbować system worktrips.com. Od razu zobaczysz, jak prosta może być organizacja podróży służbowych.

Schengen and non-Schengen business travel. A practical guide for companies and employees

May 5, 2026

Business travel in the shadow of the fuel crisis. How can companies control costs despite rising prices?

April 9, 2026

Email:

Ułatwiamy i upraszczamy podróże służbowe. Intuicyjna platforma do zarządzania wyjazdami służbowymi.

Contact details

WORKTRIPS Sp. z o.o.
NIP: 7812031945
REGON: 521168839
KRS: 0000952583
Aleje Jerozolimskie 65/79,
00-697 Warsaw
hello@worktrips.com
+48 609 009 386

Offer

Platform worktrips.com
MICE
ESG
Case study

Bezpłatna wycena

WorkTrips

About us
Media about us
Career
Tips

©2026 WorkTrips, All rights reserved.
Privacy Policy | Business Travel Policy

Request a demo

×

Schedule a free consultation and see the worktrips.com system live!

The personal data provided in this form will be processed to respond to your inquiry, specifically for arranging and conducting a free demonstration of our system. The controller of your personal data is WorkTrips sp. z o.o. with its registered office in Poznań (Al. Wielkopolska 67/3, 60-603 Poznań). Detailed information on how your personal data is processed can be found in our Privacy policy.

Witaj!

Prosimy o wypełnienie formularza. Pole „Wiadomość” służy do dodatkowych informacji.

Imię

Numer telefonu

Adres e-mail

Typ spotkania
SzkolenieKonferencjaSpotkanie biznesoweImpreza firmowaWyjazdy integracyjne / motywacyjneInne
Data

Ilość osób

Miasto

Wiadomość

Dane podane w formularzu będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie, w szczególności w celu umówienia oraz realizacji bezpłatnej prezentacji systemu. Administratorem danych osobowych jest WorkTrips sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (Al. Wielkopolska 67/3, 60-603 Poznań). Szczegółowe informacje o przetwarzaniu Twoich danych osobowych znajdziesz w Polityce prywatności.

Hello!

Please complete the form below. The “Message” field is for additional information.

First name

Phone number

Email Address

Meeting type
TrainingConferenceBusiness meetingCorporate eventIntegration / motivation tripsOther
Date

Number of people

City

Message

The personal data provided in this form will be processed to respond to your inquiry, specifically for arranging and conducting a free demonstration of our system. The controller of your personal data is WorkTrips sp. z o.o. with its registered office in Poznań (Al. Wielkopolska 67/3, 60-603 Poznań). Detailed information on how your personal data is processed can be found in our Privacy policy.

Bună!

Vă rugăm să completați formularul. Câmpul „Mesaj” este pentru informații suplimentare.

Nume

Număr de telefon

Adresă de e-mail

Tip întâlnire
TrainingConferințăÎntâlnire de afaceriEveniment de firmăExcursii de integrare / motivaționaleAltele

Data

Număr de persoane

Oraș

Mesaj

Datele furnizate în formular vor fi prelucrate în scopul răspunderii la solicitarea ta, în special pentru programarea și realizarea unei prezentări gratuite a sistemului. Operatorul datelor cu caracter personal este WorkTrips sp. z o.o., cu sediul în Poznań (Al. Wielkopolska 67/3, 60-603 Poznań). Informații detaliate despre prelucrarea datelor tale personale pot fi găsite în Politica de confidențialitate.

Hallo!

Bitte füllen Sie das Formular aus. Das Feld „Nachricht“ dient für zusätzliche Informationen.

Name

Telefonnummer

E-Mail-Adresse

Art des Treffens
SchulungKonferenzGeschäftstreffenFirmenveranstaltungTeambuilding- / Incentive-ReisenSonstiges

Datum

Anzahl der Personen

Stadt

Nachricht

Die im Formular angegebenen Daten werden verarbeitet, um auf Ihre Anfrage zu antworten, insbesondere um eine kostenlose Systempräsentation zu vereinbaren und durchzuführen. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist WorkTrips sp. z o.o. mit Sitz in Poznań (Al. Wielkopolska 67/3, 60-603 Poznań). Detaillierte Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in der Privacy Policy.