Jak efektywnie zorganizować podróż partnera biznesowego i zachować kontrolę nad kosztami?

Przenieśmy się na moment do sytuacji, w której w najbliższym czasie masz do zorganizowania istotny wyjazd służbowy dla partnera biznesowego lub współpracownika zatrudnionego na B2B. Oprócz tego jednocześnie musisz zadbać o przyjazd kilku freelancerów do siedziby firmy. Każdy z zewnętrznych współpracowników ma inne oczekiwania odnośnie podróży, wyboru środków transportu, a Ty za każdym z osobna omawiasz szczegóły. To niezwykle wyczerpujące zadania logistyczne, które zabierają Ci wiele godzin z Twojego dnia pracy. A gdzie tu jeszcze czas na inne obowiązki? Przecież zajmowanie się organizacją podróży służbowych, to tylko niewielki wycinek Twoich obowiązków… Czy to brzmi znajomo? W WorkTrips doskonale wiemy, że organizacja podróży służbowych dla osób spoza firmy to często pole minowe. Wymaga nie tylko perfekcyjnej logistyki, ale też dobrej orientacji w kwestiach zwrotu kosztów, fakturowania i oczywiście ewidencji. W tym poradniku pokażemy Ci, jak możesz zautomatyzować te procesy i oszczędzić mnóstwo czasu oraz energii.

Partner B2B a pracownik firmy – jakie są różnice w organizacji podróży służbowych?

Zanim przejdziemy do rezerwacji lotów czy hoteli, musimy wyjaśnić fundamentalną kwestię: status prawny osoby podróżującej. Zupełnie inaczej podchodzimy do pracownika firmy, a inaczej do niezależnego kontraktora B2B. Prawidłowa klasyfikacja ma ogromne znaczenie dla kwestii podatkowych oraz konieczności zasad zwrotu kosztów podróży. Ogólnie rzecz biorąc, freelancer lub partner jest samozatrudniony, samodzielnie decyduje o swoich godzinach pracy, posiada specjalistyczne umiejętności i wystawia faktury za swoje usługi. W tym wypadku sposób współpracy powinien być dokładnie opisany, łącznie z uwzględnieniem kwestii podróży służbowych.

Polityka podróży dla kontraktora 

Jedynym z najskuteczniejszych sposobów, na uniknięcie nieporozumień jest stworzenie jasnej i przejrzystej polityki podróży służbowych dla kontraktorów. Dokument powinien być swoistego rodzaju drogowskazem zarówno dla Ciebie, jak i dla partnera Twojej firmy. Aby polityka travel był kompletna i skuteczna, warto znać odpowiedzi na przynajmniej kilka podstawowych pytań. Przedstawiamy je poniżej: 

• Kto ponosi koszty podróży służbowych? (np. transport, nocleg, wyżywienie)
• Czy istnieje dokładny limit wydatków na wyjazdy? 
• W jaki sposób dokonywane są rezerwacje? Czy partner biznesowy rezerwuje podróże samodzielnie, czy korzysta z firmowego narzędzia, jak np. platforma worktrips.com?

Jak możesz uniknąć 5 najczęstszych błędów w zarządzaniu podróżami partnerów biznesowych?

W przypadku współpracy z zewnętrznymi partnerami biznesowymi bardzo często pojawiają się podobne błędy. Jakie? Napisaliśmy o nich poniżej:

1. Brak umowy o zwrocie dodatkowych kosztów dotyczących podróży służbowych. Jaki jest skutek? Niekończące się spory o to, czy firma powinna płacić za przejazd taksówką, czy posiłek z klientem. Jakie jest rozwiązanie tego problemu? Wszystkie zasady muszą być częścią umowy o współpracy albo być zapisane w polityce podróży.
2. Brak ustalonego procesu rezerwacji. Jaki jest skutek? Partnerzy rezerwują bilety i noclegi, w hotelach, które uważają za najatrakcyjniejsze. Często zdarza się, że przekraczają firmowy budżet. Jakie jest rozwiązanie tego problemu? Polityka podróży powinna jasno określać standardy i limity na hotele oraz środki transportu.
3. Brak unormowania zasad kursu walut. Jaki jest skutek? Przy rozliczeniu okazuje się, że koszt podróży partnera z zagranicy jest o 15% wyższy, niż założyłeś w budżecie przeznaczonym na delegacje partnerów biznesowych. Jakie jest rozwiązanie tego problemu? Ustal z góry, w jakiej walucie i po jakim kursie (np. z dnia wystawienia faktury) nastąpi zwrot.

Eventy predefiniowane - inteligentny sposób na podróże służbowe dla partnerów biznesowych

Jeżeli rozważasz automatyzację podróży służbowych dla partnerów biznesowych, to warto poznać funkcję eventów predefiniowanych dostępną na platformie worktrips.com. Kiedy takie rozwiązanie sprawdza się najlepiej? Poniżej przedstawiamy dwa typowe scenariusze.

Scenariusz 1: Organizacja wyjazdu grupowego dla kilkunastu pracowników

Załóżmy, że planujesz udział 10 pracowników w targach branżowych za granicą. Zamiast zbierać dziesiątki maili, tworzysz na platformie worktrips.com specjalne wydarzenie predefiniowane, ustalasz budżet i zapraszasz wybranych partnerów. Każdy z nich samodzielnie rezerwuje transport w ramach ustalonych reguł. To jest najprostsze rozwiązanie, dzięki któremu będziesz mieć cały proces pod kontrolą i dodatkowo zaoszczędzisz mnóstwo czasu.

Scenariusz 2: Zaproszenie partnera biznesowego do firmy

W przyszłym tygodniu masz zaprosić ważnego kontraktora do siedziby firmy. Zamiast wysyłać mu mnóstwo linków do lotów i hoteli, tworzysz dla niego dedykowaną podróż w systemie worktrips.com. Następnie nadajesz mu uprawnienia podróżującego. Twój partner po zalogowaniu sam może zarezerwować dogodną podróż w ustalonym limicie budżetowym. To nie tylko ogromne ułatwienie, ale też profesjonalny gest, który autentycznie buduje wizerunek Twojej firmy.

Proste podróże służbowe dla partnerów biznesowych

Jeśli chcesz ułatwić podróże służbowe dla partnerów biznesowych, to mamy dla Ciebie listę z elementami must-have, o które powinieneś zadbać:

• tworzenie oraz egzekwowanie polityki travel,
• dostęp do szerokiej oferty lotów, hoteli i pociągów, wynajmu samochodów, 
• w pełni scentralizowane fakturowanie i przejrzyste raportowanie,
• obsługa podróży międzynarodowych i płatności w różnych walutach,
• wsparcie agentów podróży 24/7/365 na wypadek nieoczekiwanych wydarzeń,
• gwarancja bezpieczeństwa danych.

Efektywna organizacja podróży służbowych dla partnerów biznesowych oraz kontraktorów opiera się na dwóch podstawowych fundamentach: jasnych zasadach zawartych w polityce podróży i inteligentnej technologii, która umożliwia automatyzację całego procesu. Dzięki takiemu podejściu Twoi partnerzy mogą skupić się na celu spotkania, a Ty masz pewność, że wszystko jest pod pełną kontrolą. Chcesz przekonać się, jak prosta i intuicyjna może być organizacja podróży w Twojej firmie? Nie tylko dla partnerów biznesowych, ale także dla pracowników? Umów się na bezpłatną prezentację platformy worktrips.com i odkryj, jak możesz uwolnić Twój czas oraz optymalizować koszty.