Jak pod maską systemu rezerwacyjnego worktrips.com powstaje spójna oferta z wielu źródeł?

Pracownik wybierający się w podróż służbową otwiera platformę worktrips.com, wpisuje miejsce startowe i docelowe oraz datę, a już po chwili widzi przejrzystą listę hoteli jak i również połączeń lotniczych oraz kolejowych. Może w kilka kliknięć zarezerwować i wysłać do akceptacji delegacje, a następnie ze spokojem wrócić do innych obowiązków zawodowych. Na ekranie systemu do rezerwacji podróży worktrips.com wszystko wygląda bardzo prosto. Jednak aby móc dostarczyć oferty 2,8 miliona obiektów noclegowych i ponad 900 linii lotniczych pod maską narzędzia worktrips.com musi wydarzyć się sporo. Konieczne jest sprawne łącznie danych od wielu dostawców, usuwanie duplikatów, rozpoznawanie podobnych hoteli i pokoi, wybieranie najlepszych opisów, aż wreszcie porządkowanie zdjęć. Jak to wygląda w praktyce? Dziś zaglądamy pod maskę systemu worktrips.com.

W telegraficznym skrócie

• System rezerwacji podróży służbowych woorktrips.com tworzy wspólną ofertę, łącząc dane z wielu źródeł, porządkując je i pokazując pracownikowi oraz firmie jeden czytelny widok rezerwacji, akceptacji oraz rozliczeń.
• Największym wyzwaniem jest połączenie danych hotelowych, lotniczych i partnerskich w jeden logiczny widok.
• Narzędzie worktrips.com to platforma SaaS, któa sprawia, że technologia porządkuje proces, a użytkownik widzi prostszy wybór.
• Pierwszym poziomem jest deduplikacja hoteli, czyli rozpoznanie, że kilka wpisów oznacza ten sam obiekt.
• Drugim, trudniejszym poziomem jest deduplikacja pokoi, bo nazwy i cechy pokoi są dużo mniej uporządkowane.
• Na końcu system wybiera najlepsze opisy, zdjęcia i warianty, aby pracownik dostał czytelną ofertę, a firma zachowała kontrolę nad procesem.

Orkiestracja danych skąd worktrips.com pobiera oferty hoteli i lotów, które widzisz?

Współczesny rynek podróży to ogromny, rozproszony ekosystem danych. Dane różnią się pod wieloma względami, zarówno formatem, językiem, jakością, aktualnością, jak i szczegółowością. Jeden dostawca ma świetny opis hotelu, inny ma lepszą cenę, kolejny ma zdjęcia, które naprawdę pokazują pokój. 

Poza tym hotele i linie lotnicze udostępniają swoje oferty na wiele sposobów: poprzez bezpośrednie umowy, globalne systemy dystrybucji (GDS), czy pośredników takich jak Booking.com, z którym jesteśmy zintegrowani. Proste rozwiązanie brzmiałoby: pokażmy wszystko, co dostajemy od dostawców. Tylko że wtedy użytkownik dostałby nie ofertę, lecz zrzut rynku. 

System worktrips.com zbudowany w oparciu o chmurę Azure z wykorzystaniem technologii takich jak Node.js, Angular, PostgreSQL i MongoDB łączy te elementy tak, aby wynik dla odbiorcy końcowego, czyli podróżującego pracownika był w pełni użyteczny. Technologia działa w tle. Pracownik nie musi wiedzieć, z którego źródła pochodzi opis, zdjęcie czy cena. Ma dostać czytelną ofertę, którą da się wybrać bez dodatkowego śledztwa w mailach.

Trudność takiego działania polega też na skali. Przy tak ogromnej skali ofert noclegów i środków transportu ręczne porządkowanie nie miałoby sensu. Potrzebne są algorytmy, automatyzacja i dobre reguły jakości danych.

Jak wygląda droga danych od dostawcy do ekranu pracownika? 

Z perspektywy użytkownika wszystko dzieje się szybko. Pracownik wpisuje miasto, datę wyjazdu i po chwili widzi listę hoteli, lotów albo innych opcji transportu. Zanim jednak oferta pojawi się na ekranie, dane przechodzą przez kilka etapów:

• Pobranie danych od dostawców - system worktrips.com pobiera informacje m.in. od partnerów hotelowych, linii lotniczych, systemów GDS, pośredników, przewoźników kolejowych i innych źródeł usług podróżnych. Każde źródło może inaczej opisywać cenę, dostępność, warunki rezerwacji czy szczegóły oferty.
• Normalizacja danych - worktrips.com sprowadza różne formaty do wspólnego języka. Dzięki temu cena, lokalizacja, typ pokoju, warunki anulacji czy godzina przylotu mogą być porównywane w jednym widoku, nawet jeśli pierwotnie pochodziły z różnych systemów.
• Deduplikacja ofert - platforma rozpoznaje, które wpisy opisują ten sam hotel, ten sam pokój albo bardzo podobny wariant oferty. Bez tego użytkownik zobaczyłby kilka razy ten sam obiekt, tylko opisany innymi słowami.
• Wzbogacenie informacji - system wybiera lepszy opis, bardziej użyteczne zdjęcia, istotne warunki rezerwacji i elementy ważne w podróży służbowej. Tu liczy się nie tylko to, czy oferta istnieje, ale też czy da się ją szybko i świadomie wybrać.
• Prezentacja oferty pracownikowi - na końcu użytkownik widzi uporządkowany wynik: hotel, pokój, cenę, warunki, zdjęcia, dostępne połączenia i opcje zgodne z polityką firmy. Technologia zostaje w tle, a pracownik dostaje czytelną ofertę bez konieczności samodzielnego porównywania danych z kilku miejsc.

Deduplikacja hoteli: skąd system worktrips.com wie, że dwie lub więcej ofert oznacza ten sam hotel?

Zanim system worktrips.com pokaże użytkownikowi listę hoteli, musi rozwiązać pierwszy poziom sklejania danych: upewnić się, że wie, o który hotel chodzi. Ten sam obiekt może być oferowany przez Booking.com, własny system rezerwacyjny sieci hotelowej i lokalnego pośrednika. Jeśli tego nie połączymy, użytkownik zamiast jednego hotelu z kilkoma wariantami cenowymi zobaczy kilka osobnych ofert na ten sam obiekt. Na ekranie wygląda to jak większy wybór, ale w praktyce oznacza więcej chaosu.

Proces sklejania ofert hotelowych opiera się na dopasowaniu rozmytym, czyli fuzzy matching. System analizuje wiele cech jednocześnie i nie ogranicza się do prostego porównania nazwy. Pod uwagę brana jest nazwa i adres. Algorytmy takie jak odległość Levenshteina czy Jaro-Winkler pomagają określić, czy Hilton Warsaw i Hilton Warszawa to najpewniej ten sam obiekt. Z nazw usuwany jest też szum, czyli słowa typu Hotel, Villa czy Resort, które często nie pomagają w identyfikacji.

Ważne są również kody i identyfikatory zewnętrzne. Jeśli dwa źródła posługują się tym samym kodem dla tego samego obiektu, jest to bardzo mocny sygnał dopasowania. Do tego dochodzą atrybuty opisowe: liczba gwiazdek, udogodnienia, struktura adresu i inne cechy, które zwiększają pewność, że mówimy o tym samym hotelu.

Deduplikacja pokoi: dlaczego to najtrudniejszy poziom sklejania ofert?

Deduplikacja hoteli jest trudna, ale prawdziwe technologiczne wyzwanie zaczyna się poziom niżej, czyli przy pokojach. Oferta dla użytkownika to nie jest przecież cały hotel. To konkretny pokój: dwuosobowy, twin, apartament, pokój z widokiem, pokój ze śniadaniem albo wariant z elastyczną anulacją.

Problem polega na tym, że nazwy i cechy pokoi są bardzo nieuporządkowane. Jeden dostawca nazwie pokój Double Room, drugi Standard Double, trzeci Pokój dwuosobowy standard, a czwarty DBL STD. Dla człowieka to może wyglądać podobnie. Dla systemu to najpierw kilka różnych zapisów, które trzeba zrozumieć.

Dlatego platforma worktrips.com normalizuje nazwy pokoi. Tworzone są słowniki i mapowania, które tłumaczą różne warianty na wspólne kategorie. Double, Dbl, 2pax czy Standard mogą w odpowiednim kontekście wskazywać na podobny typ pokoju, ale system nie może zakładać tego automatycznie bez sprawdzenia dodatkowych cech.

Drugim poziomem jest analiza strukturalna. Z opisów wyciągane są parametry takie jak rodzaj łóżka, maksymalna liczba gości, metraż, widok, typ pokoju czy udogodnienia. Te parametry tworzą coś w rodzaju odcisku palca pokoju.

Dopiero potem możliwe jest dopasowanie wielopoziomowe. Algorytm porównuje oferty pokoi w obrębie tego samego hotelu. Jeśli nazwa po normalizacji, liczba gości, typ łóżka i inne parametry są zbieżne, system może uznać, że chodzi o ten sam pokój lub bardzo podobny wariant.

A co z błędami? Jak ograniczamy ryzyko złego dopasowania?

Nawet najlepszy algorytm nie jest idealny. Najważniejsze ryzyko to fałszywy pozytyw, czyli sytuacja, w której system uzna dwa różne typy pokoi za jeden. Przy organizacji podróży służbowej taki błąd może być naprawdę kłopotliwy.

Pracownik może zarezerwować pokój z innym łóżkiem, bez widoku, bez oczekiwanego udogodnienia albo w standardzie, którego nie wybierał świadomie. Potem problem wraca do administracji, recepcji, travel managera albo działu finansowego.

Dlatego w systemie worktrips.com potrzebne są mechanizmy weryfikacji. Niepewne dopasowania powinny być traktowane ostrożnie. W bardziej skomplikowanych przypadkach do procesu może wejść człowiek, bo automatyzacja ma pomagać, a nie udawać nieomylność.

To ważny kompromis. Lepiej czasem pokazać dwa podobne warianty osobno, niż skleić je zbyt agresywnie i doprowadzić do błędnej rezerwacji. Dobra technologia nie polega na tym, że zawsze mówi tak. Czasem jej największą wartością jest to, że wie, kiedy zachować ostrożność.

Kreator najlepszej oferty: jak wybieramy opisy i zdjęcia?

Samo sklejenie ofert to dopiero połowa sukcesu. Wyobraź sobie, że dziesięciu dostawców przesyła informacje o tym samym hotelu albo pokoju. Jeden ma świetny opis, ale słabe zdjęcia. Drugi ma dobre fotografie, ale opis jest krótki i mało pomocny. Trzeci ma aktualne warunki, ale ubogie dane wizualne.

System musi wybrać to, co najlepiej pomoże użytkownikowi. Przy opisach analizowana jest kompletność informacji, obecność istotnych szczegółów, takich jak typ łóżka, wyposażenie pokoju, udogodnienia, warunki pobytu czy elementy ważne dla podróży służbowej.

Przy zdjęciach liczy się jakość i użyteczność. Odrzucane powinny być materiały niskiej jakości, nieostre, z wodnymi znakami lub niezwiązane bezpośrednio z ofertą. W podróży służbowej piękne zdjęcie lobby bywa mniej przydatne niż proste zdjęcie pokoju, biurka i łóżka.

Dzięki temu użytkownik widzi nie przypadkowy zestaw danych od jednego dostawcy, ale możliwie najlepszą wizytówkę oferty skompilowaną z wielu źródeł. Cena, opis i zdjęcia nie muszą pochodzić z tego samego miejsca. Ważne, żeby razem tworzyły pełniejszy i bardziej wiarygodny obraz.

Follow the sun: platforma do podróży służbowych działa 24/7/365?

Podróże służbowe nie działają według godzin biura. Pracownik może rezerwować hotel wieczorem, lądować w nocy, zmieniać lot w weekend albo podróżować między strefami czasowymi. Platforma do podróży służbowych nie może pozwolić sobie na działanie tylko wtedy, gdy komuś wygodnie jest odebrać telefon.

Dlatego ważne jest podejście follow the sun. Oznacza ono, że infrastruktura i wsparcie muszą być gotowe na pracę przez całą dobę. W praktyce chodzi zarówno o dostępność systemu, jak i o możliwość reagowania na problemy podróżnych.

Po stronie infrastruktury oznacza to projektowanie systemów tak, aby mogły obsługiwać zmienne obciążenia i działać stabilnie niezależnie od pory dnia. Po stronie obsługi oznacza to gotowość do wsparcia wtedy, gdy pracownik naprawdę go potrzebuje, a nie dopiero następnego dnia rano. 

W przypadku worktrips.com istotnym elementem komunikacji jest wsparcie agentów podróży 24/7/365. To ważne, bo nawet najlepiej zaprojektowany system nie usuwa wszystkich wyjątków. Lot może zostać odwołany, hotel może zmienić warunki, a plan podróży może przewrócić się w ostatniej chwili.

Prezentacja oferty: co finalnie widzi podróżujący pracownik?

Gdy dane są już pobrane, oczyszczone, sklejone na poziomie hotelu i pokoju, a najlepsze opisy oraz zdjęcia wybrane, system może pokazać finalną ofertę. To jest ten moment, który użytkownik widzi jako prostą listę wyników.

W dobrze przygotowanym widoku pracownik powinien zobaczyć jeden konkretny pokój z wariantami cenowymi, a kilka zduplikowanych wpisów na ten sam typ pokoju. Powinien dostać bogaty, rzetelny opis i fotografie, które pozwalają podjąć decyzję bez dodatkowego sprawdzania poza platformą.

Podobnie działa porządkowanie ofert lotniczych. Różne linie, taryfy i warunki muszą zostać pokazane w sposób porównywalny. Pracownik nie powinien zastanawiać się, czy dwie oferty różnią się realnie, czy tylko zostały inaczej opisane przez dostawców.

To, co widać na ekranie, jest efektem pracy backendu, który dzieje się w tle. Dla użytkownika liczy się prostota. Dla firmy liczy się jeszcze coś więcej: zgodność z polityką podróży, kontrola kosztów, akceptacje, dokumenty i późniejsze rozliczenia.

Co technologia worktrips.com realnie zmienia w firmie?

Dla podróżującego pracownika najważniejsze jest to, że może szybko i świadomie wybrać ofertę. Nie musi wiedzieć, czym jest fuzzy matching, jak działa normalizacja nazw pokoi ani dlaczego zdjęcie pochodzi z innego źródła niż cena.

Dla travel managera i administracji ważne jest to, że proces jest bardziej przewidywalny. Mniej duplikatów oznacza mniej pytań. Lepsze opisy i zdjęcia oznaczają mniej niepewności. Czytelne warianty oznaczają mniej ręcznego sprawdzania.

Dla działu finansowego znaczenie ma jakość danych, które później trafiają do rozliczeń, raportów i faktur. Jeśli dane są uporządkowane już na etapie rezerwacji, mniej rzeczy trzeba wyjaśniać po fakcie.

Dlaczego jakość danych decyduje o jakości podróży służbowej? 

Integracja setek tysięcy ofert to nie tylko kwestia podłączenia się do wielu źródeł. To przede wszystkim praca nad jakością danych: orkiestracją, deduplikacją hoteli, deduplikacją pokoi, wyborem najlepszych opisów i zdjęć oraz stabilnym działaniem platformy. Wychodzimy założenia, że technologia ma upraszczać życie, a nie je komplikować. Dlatego pod maską worktrips.com dzieje się dużo, ale na ekranie użytkownik widzi spójną, czytelną ofertę, którą da się wybrać bez chaosu, domysłów oraz dodatkowego śledztwa w mailach. 

 

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest system rezerwacji podróży służbowych worktrips.com i jak działa od wewnątrz?

To platforma, która wspiera wybór, rezerwację, akceptację, obsługę i rozliczanie podróży firmowych. Działanie platformy worktrips.com opiera się na agregacji danych, normalizacji, deduplikacji hoteli, deduplikacji pokoi, wyborze najlepszych treści oraz prezentacji oferty w sposób zrozumiały dla użytkownika biznesowego.

Czym różni się platforma worktrips.com od zwykłej wyszukiwarki hotelowej?

Uwzględnia politykę firmy, akceptacje, koszty, faktury, raporty i potrzeby organizacji, a nie tylko dostępność noclegu.

Dlaczego dane na platformie worktrips.com muszą być agregowane?

Ponieważ hotele, linie lotnicze i partnerzy przekazują oferty różnymi kanałami i w różnych formatach.

Co oznacza wspólna oferta w systemie rezerwacji worktrips.com?

To uporządkowany widok ofert z wielu źródeł, pokazany użytkownikowi jako czytelna propozycja rezerwacji.