Podróże służbowe osób z niepełnosprawnościami

Podróżowanie dla wielu osób jest czynnością rutynową, często spontaniczną. Szczególnie, gdy tryb pracy wymusza częste przemieszczanie się w różnych kierunkach. W przypadku osób z niepełnosprawnościami wygląda to jednak inaczej. Każda wyprawa wymaga starannego planowania i przeanalizowania szeregu ewentualności. Dotyczy to zwłaszcza osób z ograniczeniami ruchowymi. Muszą one uwzględniać dostępność transportu oraz odpowiednio przystosowanych hoteli. Drobiazgowe przygotowanie znacząco zmniejsza ryzyko pojawienia się trudnych do pokonania niespodzianek. 

Coraz więcej pracodawców zatrudnia osoby z niepełnosprawnościami, a zakres ich obowiązków służbowych nierzadko obejmuje również wyjazdy. Dlatego podróże służbowe wymagają od nas priorytetowego podejścia. Generują to konkretne zobowiązania, terminy, zaplanowane spotkania biznesowe. Nie ma przestrzeni na spontaniczne ustalenia czy sprawdzanie dostępności „w biegu”. Warto korzystać ze wsparcia osób, które znają realia związane z dostępnością. W podróży prywatnej można czasem zmienić hotel, przesunąć plan albo zrezygnować z jednego punktu planu. W podróży służbowej rzadko jest to takie proste. Kalendarz spotkań, transfery, prezentacje, konferencje i obowiązki zawodowe sprawiają, że każdy błąd organizacyjny ma większe konsekwencje. Nie oznacza to jednak, że podróże służbowe są z definicji trudne. Wymagają po prostu świadomego, przewidującego i bardziej szczegółowego podejścia. Dzięki temu mogą być inspirujące, ciekawe oraz korzystne w przypadku wyjazdów służbowych. Z pewnością nie muszą wystawiać na próbę naszej cierpliwości i odporności.

Podróż służbowa osoby z niepełnosprawnością zaczyna się od rozmowy o potrzebach

Planowanie podróży osób z niepełnosprawnościami zaczyna się od analizy ograniczeń i potrzeb. Trzeba znać swoje możliwości lub wykonać szczegółowy wywiad, jeśli organizujemy wyjazd innej osobie. Osoby poruszające się na wózku, korzystające z protez, niewidome lub niedowidzące, a także osoby z trudnościami sensorycznymi mają odmienne wymagania.

To ważne, bo samo hasło „osoba z niepełnosprawnością” nie mówi jeszcze, czego dokładnie potrzebuje pracownik. Jedna osoba będzie potrzebowała pokoju z łazienką bez brodzika. Jeszcze inna wsparcia przy odprawie, informacji w dostępnym formacie lub możliwości zabrania sprzętu medycznego. W praktyce przed organizacją podróży warto ustalić:

• czy pracownik może podróżować samodzielnie, 
• czy potrzebuje asystenta, 
• czy porusza się na wózku manualnym lub elektrycznym, 
• czy korzysta z protezy, kul, balkonika albo innego sprzętu, 
• czy sprzęt wymaga specjalnego transportu, 
• czy potrzebne są dodatkowe dokumenty medyczne, 
• czy miejsce spotkania jest dostępne, 
• czy hotel faktycznie spełnia wymagania, 
• czy harmonogram delegacji uwzględnia czas odpoczynku. 

Obowiązki pracodawcy przy podróży służbowej pracownika z niepełnosprawnością

Podróż służbowa pracownika z niepełnosprawnością wymaga od pracodawcy większej uważności organizacyjnej. Nie chodzi o tworzenie sztucznych barier. Chodzi o to, aby polecenie wyjazdu było możliwe do wykonania w realnych warunkach. Pracodawca powinien pamiętać, że osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności mają szczególne uprawnienia wynikające m.in. z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Część z nich dotyczy czasu pracy, przerw, urlopów i zakazu pracy w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej.

W praktyce oznacza to, że przy planowaniu delegacji nie wystarczy sprawdzić ceny biletu i hotelu. Trzeba też odpowiedzieć na pytania:

• czy wyjazd mieści się w dopuszczalnych normach czasu pracy, 
• czy podróż nie wymusza pracy w nocy, 
• czy harmonogram nie zakłada nadgodzin, 
• czy pracownik ma możliwość odpoczynku, 
• czy transport i nocleg są dostępne, 
• czy pracownik może bezpiecznie dotrzeć na miejsce spotkania, 
• czy firma pokrywa uzasadnione koszty organizacji podróży. 

Dla pracodawcy to nie tylko kwestia empatii. To także kwestia bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i dobrej organizacji pracy. Jeśli pracownik ma dojechać na spotkanie, ale nie może dostać się do hotelowej łazienki albo nie ma dostępnego transferu z lotniska, delegacja nie została zaplanowana poprawnie.

Czy pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności można wysłać w podróż służbową?

Pracownicy z orzeczeniem o niepełnosprawności posiadają szczególne uprawnienia przewidziane przez kodeks pracy i ustawę o rehabilitacji. Czy mimo to pracodawca może wysłać takiego pracownika w podróż służbową? Co do zasady przepisy nie wprowadzają ogólnego zakazu delegowania pracownika z niepełnosprawnością. Ani Kodeks pracy, ani ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych nie wskazują, że osoba z orzeczeniem nie może odbywać podróży służbowych.

Podróżą służbową jest wykonywaniem na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Tak wynika z art. 77(5) Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracownik z niepełnosprawnością może zostać skierowany w delegację. Polecenie musi jednak dotyczyć pracy, być zgodne z przepisami, umową o pracę oraz zasadami współżycia społecznego.

Czas pracy osoby z niepełnosprawnością podczas delegacji

Poza obowiązkami pracodawcy dotyczącymi organizacji stanowisk pracy, tak aby były dostosowane do potrzeb pracownika odpowiednio do jego ograniczeń wynikających z rodzaju niepełnosprawności, duża część uprawnień dotyka obszaru związanego z czasem pracy. Pracownicy legitymujący się orzeczeniami o umiarkowanym i znacznym stopniu niepełnosprawności mogą liczyć na dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni w roku oraz zwolnienie na uczestnictwo w turnusie rehabilitacyjnym w wymiarze do 21 dni w roku. Mają także prawo do dodatkowych zwolnień od pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, na wykonanie badań specjalistycznych oraz zabiegów leczniczych i usprawniających oraz dodatkowej przerwy wliczanej do czasu pracy w wymiarze 15 minut, przeznaczonej na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek.

Kolejne regulacje dotyczą norm czasu pracy. Dla ogółu pracowników niepełnosprawnych normy czasu pracy są sztywne i nie mogą przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Nie obowiązuje tu zasada przeciętności, zwłaszcza normy tygodniowej, którą znajdujemy w przepisach kodeksu pracy. Dodatkowo dla osób z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności ustawodawca obniżył normy do 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu. Obniżonych norm nie stosuje się do osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy, na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę. Ustawodawca zakazał także zatrudniania osób niepełnosprawnych w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych.

W kontekście delegacji ma to bardzo praktyczne znaczenie. Czas podróży, odprawy, transfery, spotkania i powrót mogą stworzyć dzień, który na papierze wygląda zwyczajnie, ale realnie przekracza możliwości pracownika i obowiązujące normy. Przykład? Lot o 6:00 rano, spotkanie o 11:00, kolacja biznesowa wieczorem i powrót do hotelu po 22:00. Dla wielu osób to po prostu długi dzień. Dla pracownika objętego szczególnymi normami czasu pracy może to być plan niezgodny z przepisami albo niemożliwy do bezpiecznego wykonania. Dlatego pracodawca powinien planować delegację tak, aby:

• uwzględnić czas przejazdu, 
• nie zakładać nadgodzin, 
• unikać podróży nocą, 
• dać realny czas na odpoczynek, 
• sprawdzić, czy spotkanie można zaplanować w środku dnia, 
• rozważyć nocleg dzień wcześniej, 
• nie układać agendy „na styk”. 

Hotel dla osoby z niepełnosprawnością w podróży służbowej

W przypadku podróży służbowej osoby z niepełnosprawnością, kolejnym krokiem jest sprawdzenie pełnej dostępności hotelu. Najlepiej potwierdzić wszystko z kompetentną osobą, która jest na miejscu. Oznaczenie dostępności bywa niewystarczające, a czasem wręcz mylące. Hotel może mieć przystosowane pokoje i windy na wyższe kondygnacje, ale już przy wejściu można zastać piętrzące się schody i brak podjazdu.

Kluczowe są: szerokość drzwi, brak progów i brak brodzika prysznicowego. Łazienka powinna być wyposażona w uchwyty, dostosowaną muszlę klozetową i umywalkę. Bateria prysznicowa oraz akcesoria muszą znajdować się na odpowiedniej wysokości. W przystosowanych łazienkach powinno znajdować się także krzesło prysznicowe. Warto zwrócić uwagę na wysokość łóżka, zwłaszcza kiedy korzysta się z podnośnika. Przestronność pokoju i ustawienie mebli muszą umożliwiać swobodne manewrowanie wózkiem lub np. korzystanie z biurka. Na Manhattanie trafiłem do hotelu, w którym przydzielono mi pokój z wąskim wejściem do łazienki. Oznaczało to brak możliwości korzystania z toalety oraz prysznica. Dopiero interwencja pozwoliła uzyskać w pełni przystosowany pokój.

Dokumenty, sprzęt i wsparcie w podróży osoby z niepełnosprawnością

Już na początku warto ustalić, jakiego rodzaju wsparcia potrzebujemy. Nie każdy może podróżować samodzielnie, więc w takich sytuacjach obecność asystenta wydaje się kluczowa. Należy zweryfikować czy używany sprzęt wymaga specjalnego transportu (wózek, baterie, akcesoria). Posiadać szczegółową wiedzę na temat wymiarów, wagi i typu baterii. Szczególnie, gdy bierzemy pod uwagę ewentualność podróży samolotem.

Niekiedy konieczna jest dokumentacja lub dodatkowe formalności, np. formularz medyczny MEDIF. Warto zabrać ze sobą zaświadczenia lub kartę medyczną. Nawet przy podróży publicznym środkiem transportu dobrze pamiętać o karcie parkingowej. Niewiele osób myśli o kontakcie do serwisu sprzętu, a warto zabezpieczyć również tę ewentualność. Czy posiadacie już Eurokey? W wielu krajach europejskich otwiera on przystosowane toalety i windy. Warto stworzyć prostą listę dokumentów i informacji, które pracownik lub organizator podróży ma pod ręką:

• dokument tożsamości, 
• karta EKUZ przy podróży po Europie, 
• numer polisy ubezpieczeniowej, 
• kontakt do assistance, 
• karta medyczna lub zaświadczenie, jeśli jest potrzebne, 
• formularz MEDIF, jeśli wymaga go przewoźnik, 
• dane sprzętu: waga, wymiary, typ baterii, 
• kontakt do serwisu sprzętu, 
• informacja o lekach i sposobie ich przechowywania, 
• karta parkingowa, 
• dane osoby kontaktowej w firmie. 

W podróży służbowej takie informacje powinny być dostępne szybko. Jeśli problem pojawia się na lotnisku, przy odprawie albo po przylocie, nie ma czasu na szukanie danych w starych mailach.

Co to jest Eurokey i dlaczego warto mieć go w podróży?

Eurokey to system uniwersalnego klucza, który umożliwia dostęp do wybranych toalet, wind i innych obiektów przeznaczonych dla osób z niepełnosprawnościami. Funkcjonuje w wielu miejscach w Europie, szczególnie w krajach niemieckojęzycznych, m.in. w Niemczech, Austrii i Szwajcarii. Klucz mogą uzyskać osoby z poważnie ograniczoną mobilnością, osoby z niepełnosprawnością wzroku, osoby z przewlekłymi chorobami jelit lub pęcherza oraz osoby ze stomią. Przy zamówieniu zwykle wymagane jest potwierdzenie niepełnosprawności lub potrzeby korzystania z takiego rozwiązania.

W praktyce Eurokey może bardzo ułatwić podróż służbową. Dostępna toaleta zamknięta na klucz to częsty widok przy autostradach, dworcach, w budynkach publicznych i punktach obsługi podróżnych. Bez klucza trzeba szukać obsługi, czekać albo zmieniać plan. Przed wyjazdem warto sprawdzić:

• czy Eurokey działa w kraju docelowym, 
• gdzie znajdują się najbliższe punkty dostępne, 
• czy dany kraj ma własny system kluczy, 
• czy można zamówić klucz z odpowiednim wyprzedzeniem, 
• jakie dokumenty są wymagane do jego uzyskania. 

Eurokey nie rozwiązuje wszystkich problemów dostępności. Nie daje też gwarancji, że każda toaleta w Europie będzie dostępna. Ale w wielu podróżach jest bardzo praktycznym zabezpieczeniem. Szczególnie wtedy, gdy dzień jest długi, trasa nieznana, a plan służbowy napięty.

Wybór środka transportu w przypadku podróży osoby niepełnosprawnej

Kolejnym etapem jest wybór środka transportu. Samolot wydaje się najbardziej wymagającą formą podróży. Jeśli jednak zadbamy o niezbędne formalności, staje się najwygodniejszą i najszybszą opcją. Od momentu stawienia się przy bramce pomoc zapewnia personel lotniskowy - tzw. medical service. To osoby przeszkolone do obsługi pasażerów z niepełnosprawnościami, m.in. do przesadzania na wózek pokładowy i pomagania w zajęciu miejsca. Pamiętajmy, że nie obowiązuje nas ogólny limit wagowy bagażu, który uwzględnia dodatkowy sprzęt, np. drugi wózek, akcesoria, zapasowy komplet kół czy przystawka.

Zapotrzebowanie asysty trzeba zgłosić minimum 48 godzin przed odlotem. Toalety w samolotach nie są dostępne dla osób poruszających się na wózkach. Przy odpowiednio wczesnym zgłoszeniu samolot może zostać doposażony w wózek pokładowy. Skorzystają z tego osoby mogące samodzielnie się przesiadać. Do samolotu wchodzimy jako pierwsi, a opuszczamy pokład na samym końcu.

Podróż służbowa pociągiem osoby z niepełnosprawnością

Transport kolejowy ma wiele zalet. Można podróżować na własnym wózku, nie ma ograniczeń dotyczących baterii, a toalety są względnie dostępne. Zawsze trzeba pamiętać o rezerwacji miejsca i zgłoszeniu podróży na wózku. Warto upewnić się, czy stacja docelowa jest odpowiednio przystosowana. Podróżujemy w wyznaczonych wagonach i miejscach. Przy kolei ważne jest nie tylko to, czy pociąg jest dostępny. Równie ważna jest dostępność stacji początkowej, docelowej i przesiadkowej. Winda, która nie działa, może zmienić prostą trasę w bardzo trudną sytuację. Przed podróżą pociągiem warto sprawdzić:

• czy przewoźnik wymaga wcześniejszego zgłoszenia asysty, 
• czy stacja ma działające windy, 
• czy peron jest dostępny, 
• czy skład ma wyznaczone miejsce dla wózka, 
• czy toaleta w pociągu jest dostępna, 
• czy czas przesiadki jest realistyczny.

Podróż pociągiem bywa wygodniejsza niż samolot, zwłaszcza na trasach krajowych i europejskich. Ale wymaga precyzyjnego potwierdzenia dostępności. Sama informacja „dworzec jest dostosowany” może nie wystarczyć.

Podróż służbowa samochodem osoby z niepełnosprawnością

Samochód jest najbardziej elastycznym środkiem transportu. Pozwala dowolnie planować trasę i postoje. Utrudnieniem może być konieczność znalezienia przystosowanych miejsc parkingowych. Trzeba też dostosować czas podróży służbowej do własnych możliwości i pamiętać o ewentualnych utrudnieniach na drodze. Może to generować opóźnienie w dotarciu do celu podróży.

Ubezpieczenie podróżne osoby z niepełnosprawnością w podróży służbowej

Przy wyjazdach po Europie warto mieć Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, czyli EKUZ. EKUZ potwierdza prawo do niezbędnego leczenia w publicznym systemie ochrony zdrowia w krajach UE/EFTA oraz w Wielkiej Brytanii (tutaj znajdziesz osobny przewodnik o tym, jak ważna jest ETA w podróżach służbowych do UK), na zasadach obowiązujących w danym kraju. Trzeba jednak jasno powiedzieć: EKUZ nie zastępuje ubezpieczenia podróżnego. Nie pokrywa wszystkich kosztów. Nie obejmuje prywatnych usług medycznych, kosztów powrotu do kraju, zagubionego bagażu czy kradzieży. Nie gwarantuje też, że leczenie będzie całkowicie bezpłatne, bo systemy ochrony zdrowia różnią się między krajami. Dlatego przed podróżą służbową warto sprawdzić polisę bardzo dokładnie. Szczególnie wtedy, gdy pracownik choruje przewlekle, korzysta ze sprzętu medycznego albo wymaga stałego leczenia.

Dobra polisa powinna obejmować:

• koszty leczenia, 
• transport medyczny, 
• transport do kraju, 
• assistance, 
• następstwa nieszczęśliwych wypadków, 
• choroby przewlekłe, jeśli dotyczą pracownika, 
• sprzęt medyczny i rehabilitacyjny, 
• utratę lub uszkodzenie bagażu, 
• opóźnienie lub odwołanie podróży, 
• odpowiedzialność cywilną. 

Najważniejsze są wyłączenia odpowiedzialności. To tam zwykle znajdują się informacje, kiedy ubezpieczyciel nie pokryje kosztów. Jeśli polisa nie obejmuje chorób przewlekłych, a problem zdrowotny jest z nimi związany, ochrona może okazać się niewystarczająca. Warto też ustalić, kto po stronie firmy reaguje w sytuacji awaryjnej. W delegacji nie powinno być tak, że pracownik z problemem zdrowotnym musi samodzielnie ustalać, kto może zaakceptować dodatkowy nocleg, zmianę biletu albo transport medyczny. Korzystając z platformy worktrips.com, całodobowo dostępni są agenci podróży, którzy służą pomocą w każdej niespodziewanej sytuacji.

Organizacja podróży dla osób z niepełnosprawnościami

Podróże służbowe osób z niepełnosprawnościami są możliwe i potrzebne. Wymagają jednak lepszego przygotowania, większej dokładności i realnego uwzględnienia potrzeb osoby podróżującej. Eksperci WorkTrips pomagają firmom upraszczać organizację podróży służbowych. Łączy technologię, automatyzację i ludzkie wsparcie. To ważne szczególnie wtedy, gdy wyjazd wymaga większej uważności niż standardowa delegacja. Jeżeli potrzebujesz wysłać w podróż służbową pracownika z niepełnosprawnością albo masz w zespole osoby, które wymagają szczególnego podejścia do organizacji wyjazdów, WorkTrips może Ci w tym pomóc. Powyżej przedstawiłem najważniejsze elementy planowania podróży osób z niepełnosprawnością. Mam nadzieję, że nie zniechęciłem do wyjazdowych wyzwań. Lepiej po prostu przygotować się na każdą ewentualność. Teraz pozostaje wyznaczyć kierunek, spakować się i ruszyć na podbój świata!

 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące podróży służbowych osób z niepełnosprawnościami

Czy osoba z niepełnosprawnością może jechać w podróż służbową?

Jakie normy czasu pracy obowiązują osobę z niepełnosprawnością?

Co do zasady czas pracy osoby z niepełnosprawnością nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Przy umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności limit wynosi 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.

Czy osoba z niepełnosprawnością ma prawo do asysty w podróży?

Tak. W Unii Europejskiej osoby z niepełnosprawnością lub ograniczoną sprawnością ruchową mają prawo do bezpłatnej pomocy w terminalach i na pokładzie środków transportu. Potrzebę asysty najlepiej zgłosić z wyprzedzeniem.

Czym jest Eurokey?

Eurokey to uniwersalny klucz do wybranych dostępnych toalet, wind i obiektów publicznych w Europie. Przydaje się m.in. osobom z ograniczoną mobilnością, niepełnosprawnością wzroku, chorobami jelit lub pęcherza oraz osobom ze stomią.

Czy EKUZ wystarczy w podróży służbowej?

Nie zawsze. EKUZ daje prawo do niezbędnego leczenia w publicznym systemie ochrony zdrowia w krajach UE/EFTA i Wielkiej Brytanii, ale nie zastępuje ubezpieczenia podróżnego. Nie obejmuje m.in. prywatnego leczenia, transportu do kraju czy utraty bagażu.

Jak sprawdzić, czy hotel jest dostępny dla osób z niepełnosprawnościami?

Najlepiej zapytać o konkretne elementy: wejście bez schodów, windę, szerokość drzwi, łazienkę bez brodzika, uchwyty, krzesło prysznicowe, wysokość łóżka i przestrzeń do manewrowania wózkiem. Warto poprosić o zdjęcia pokoju.