Poznaj 20 sposobów na zmniejszenie śladu węglowego wydarzeń MICE

Organizacja wydarzeń MICE, takich jak szkolenia, spotkania z partnerami biznesowymi, czy konferencje są ważnym elementem działalności wielu współczesnych firm. Każdy taki event generuje ślad węglowy. W czasach, kiedy nietrudno zaobserwować zmiany klimatyczne, a firmy stawiają przed sobą nowe cele ESG (Environmental, Social, Governance), zrównoważone wydarzenia MICE znacząco zyskują na popularności. Wdrożenie przemyślanych strategii już na etapie planowania uroczystości firmowej może w sporym stopniu zmniejszyć ślad środowiskowy. W tym Poradniku omówimy 20 praktycznych sposobów na to, aby Twoje eventy były zorganizowane w bardziej zrównoważony sposób. Zapraszamy do lektury!

Dlaczego zrównoważone imprezy MICE mają coraz większe znaczenie dla wielu firm?

Minimalizowanie śladu węglowego wydarzeń to decyzja, która przekłada się zarówno na wyniki finansowe organizacji, jak i na wzmacnianie jej pozytywnego wizerunku. Dlaczego to tak ważne?

1. Raportowanie ESG – firmy podlegające unijnej dyrektywie CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) są zobowiązane do mierzenia i raportowania emisji dwutlenku węgla. Firmowe podróże służbowe czy wydarzenia MICE są świetnym obszarem do działania w tym aspekcie.
2. Oszczędność kosztów - podejście mniej oznacza lepiej to nie tylko postawa proekologiczna, ale też korzystna z finansowego punktu widzenia. Wybór bardziej zrównoważonych form transportu uczestników na imprezy firmowe, eliminacja jednorazowych naczyń, czy ograniczenie marnowania jedzenia, to realne oszczędności.
3. Budowanie pozytywnego wizerunku organizacji - zrównoważone eventy budują zaufanie wśród klientów, inwestorów oraz partnerów. To ważny obszar, który pozycjonuje firmę jako odpowiedzialną i rozwijającą się w zrównoważonym duchu.
4. Przyciąganie i utrzymanie utalentowanych pracowników – współcześnie coraz więcej osób oczekuje od pracodawców odpowiedzialności ekologicznej. Takie podejście podnosi morale oraz wpływa lojalność zespołu.

Transport i logistyka wydarzenia MICE

Dotarcie uczestników na event odpowiada zwykle za największą część emisji CO₂. Dlatego też ważnym krokiem do ograniczenia śladu węglowego jest odpowiednie i bardziej zrównoważone zarządzanie mobilnością.

Świadomy wybór lokalizacji wydarzenia MICE

Wybierz lokalizację z jak najlepszym dostępem do transportu publicznego. Eventy zlokalizowane w dobrze skomunikowanych centrach miast, w pobliżu dworców PKP, przy linii metra lub tramwaju pozwalają zredukować przejazdy samochodowe i taksówkami nawet o 30 - 50%. W praktyce oznacza to, że przy dobrej lokalizacji wydarzenia, uczestnicy generują mniejszy ślad węglowy.

Warto pomyśleć też o tym, aby zminimalizować konieczność transportu sprzętu czy scenografii. Staraj się wybierać lokalnych dostawców. Stawiaj na obiekty z pełnym zapleczem technicznym, które posiadają odpowiednie oświetlenie, nagłośnienie i inne istotne elementy na miejscu. Działaj w myśl zasady, że każdy dodatkowy transport, to większa emisja dwutlenku węgla.

Zachęcaj uczestników eventu do mobilności 

W przypadku kiedy zapraszasz uczestników z różnych krajów, promuj podróże pociągiem, zamiast samolotem. Przy trasach na dystansie około 800 - 1000 km, kolej oznacza nawet dziesięć razy mniejszą emisyjność. Dlatego, warto w tym celu wykorzystać odpowiednie narzędzia, aby zapewnić lepszą logistykę podróży. 

W tym celu możesz wykorzystać eventy predefiniowane dostępne na platformie worktrips.com. Funkcjonalność ta pozwala kompleksowo zadbać o transport, jak i nocleg na uroczystość firmową. Możesz łatwo przypisać odpowiednią politykę podróży, dzięki czemu pracownicy/partnerzy biznesowi zarezerwują przejazd na wydarzenie MICE w ramach ustalonych przez Ciebie zasad. Jednocześnie będą mogli wybrać konkretny środek transportu, biorąc pod uwagę indywidualne preferencje. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad procesem przejazdów i możesz monitorować kwestie związane z transportem czy noclegiem sprzed ekranu Twojego komputera.

Możesz też wybrać wyjazd grupowy na event autokarem lub busem. Jeden większy pojazd zastępuje nawet kilkanaście/kilkadziesiąt samochodów, co jest bardzo ważne przy minimalizowaniu śladu węglowego. 

Zużycie energii przez obiekt na wydarzenia MICE

Obiekty przeznaczone na konferencyjne czy inne eventy MICE mogą generować różny ślad węglowy, który w dużej mierze zależy od ich gospodarki energetycznej. Rezerwuj obiekty z certyfikatami ekologicznymi, korzystające z energii odnawialnej (OZE). Takie poświadczenia potwierdzają, że dany obiekt:

• posiada wydajne systemy energetyczne,
• dba o oszczędność wody,
• prowadzi odpowiedzialną gospodarkę odpadami.

Dobrym trikiem jest planowanie wydarzeń w porach z naturalnym światłem. Warto wybierać miesiące wiosenne i letnie. Maksymalne wykorzystanie światła dziennego to najprostszy sposób na redukcję zużycia energii elektrycznej. Jeżeli korzystasz z różnych podświetlanych dekoracji, to stawiaj na rozwiązania z energooszczędne. Nowoczesne LED-y i projektory o niskim poborze mocy zmniejszają zużycie prądu nawet o 20 - 60%.

Catering i gospodarka odpadami podczas wydarzenia MICE

Posiłki oraz generowane odpady podczas eventów odpowiadają aż za 20 - 30% całkowitej emisji dwutlenu węgla. Do najlepszych sposobów na ograniczenie śladu węglowego zaliczyć można:

• Wybór menu lokalnego i sezonowego. Im krótszą drogę przebyła żywność, tym niższa jest emisja. Korzystaj z lokalnych dostawców i unikaj importowanych owoców i warzyw poza sezonem.
• Zmniejszenie udziału mięsa. Zbilansowane dania roślinne to jedna z najskuteczniejszych metod redukcji emisji w cateringu.
• Ograniczenie jednorazowych naczyń, takich jak plastikowe kubki, jednorazowe sztućce i butelki PET. Można je zastąpić np. szkłem, ceramiką, wielorazowymi zestawami oraz dystrybutorami wody. Jeżeli masz w tej kwestii ograniczenia, to wybierz naczynia z ekologicznych materiałów, np. kompostowalnych.
• Stosowanie polityki zero food waste, poprzez liczenie porcji i bufety uzupełniane na bieżąco. W tym aspekcie ważna jest też współpraca z bankami żywności w celu możliwości przekazania nadwyżek.
• Segregowanie odpadów. Należy zadbać o to, aby na evencie były dostępne wyraźnie oznaczone pojemniki do segregacji. Jeśli catering i dekoracje są dobrze zaplanowane, większość odpadów powinna nadawać się do recyklingu lub kompostowania. 

Materiały marketingowe promujące wydarzenie firmowe

Minimalizuj ilość drukowanych materiałów marketingowych. Papier zastąp aplikacją eventową, e-agendą, kodami QR i cyfrowymi identyfikatorami. To działanie proekologiczne, a dodatkowo znacząco ułatwiające proces całej organizacji.  

Warto zastanowić się też nad wynajmem scenografii, zamiast tworzenia nowej od podstaw. Jednorazowe konstrukcje i dekoracje generują ogromną ilość odpadów. Wypożyczenie różnych rozwiązań modułowych i dopasowanie ich do własnej koncepcji, np. poprzez drobne dodatki jest tańsze, szybsze w realizacji, a co najważniejsze bardziej proekologiczne.

Wszędzie gdzie się da, stosuj materiały pochodzące z recyklingu i nadające się do ponownego użytku. Możesz też zamiast klasycznych upominków czy gadżetów, wybrać wersje cyfrowe, jak np. vouchery lub kody zniżkowe. 

Prosta organizacja zrównoważonych wydarzeń MICE

Ograniczanie śladu węglowego eventów MICE jest kluczowym elementem strategii biznesowej i raportowania ESG. Jednak dla Ciebie wcale nie musi być to proces skomplikowany. Wystarczy przemyślane planowanie i wybór odpowiedzialnych dostawców. Ważne jest też wykorzystanie intuicyjnych narzędzi, jakich jak platforma worktrips.com, która umożliwia planowanie eventów predefiniowanych, a dodatkowo mierzy ślad węglowy podróży służbowych. Twoja firma też może mieć realny wpływ na zieloną przyszłość planety, więcej o tym znajdziesz tutaj.