Funkcje platformy worktrips.com, które ułatwiają codzienne zarządzanie podróżami służbowymi

W naszych Poradnikach pisaliśmy już o takich funkcjonalnościach platformy worktrips.com  jak: zasady akceptacji, grupy podróżujących, centra kosztowe, Traveler Tracker czy komunikaty dla pracowników. Tym razem bierzemy pod lupę pozostałe funkcje, które domykają codzienną pracę osób odpowiedzialnych za delegacje w firmie. Omówimy dodawanie nowych podróżujących, nadawanie uprawnień, powiadomienia o podróżach i polecane hotele.

Dlaczego ustawienia systemu do rezerwacji podróży służbowych mają tak duże znaczenie?

Na krótką chwilę wyobraź sobie, że jest poniedziałek rano. Jako osoba zarządzająca podróżami w przedsiębiorstwie właśnie wracasz z urlopu i masz 20 wniosków do zatwierdzenia. Nowy pracownik nie może złożyć podróży, bo nie został przypisany do właściwej grupy. Hotel z wynegocjowaną stawką jest gdzieś za daleko w wynikach wyszukiwania. A dział finansowy pyta, dlaczego koszt wyjazdu trafił do złego centrum kosztowego. To właśnie wtedy okazuje się, dobrze skonfigurowana platforma do podróży służbowych, działa trochę jak spokojny koordynator.  Pomaga odpowiedzieć na codzienne pytania:

• Kto może zatwierdzać podróże? 
• Kto otrzymuje powiadomienia?
• Jaki limit obowiązuje dla hotelu lub lotu?
• Kto może samodzielnie zarezerwować podróż?
• Który hotel powinien pojawić się wyżej w wynikach? 
• Do jakiego centrum kosztowego przypisać pracownika?

Dlatego tak ważne jest dopasowanie konfiguracji platformy worktrips.com do bieżących potrzeb danej firmy. Poniżej omówimy istotne, z punktu widzenia osoby zarządzającej, funkcjonalności platformy worktrips.com.

Dodawanie nowych podróżujących na platformie worktrips.com

Dodanie nowego pracownika do systemu worktrips.com to pierwszy krok do tego, aby mógł korzystać z ustalonego, firmowego procesu rezerwacji. W narzędziu można dodać osobę jako użytkownika aktywnego lub pasywnego. Użytkownik aktywny ma dostęp do platformy. Może tworzyć podróże dla siebie lub, jeśli ma odpowiednie uprawnienia, także dla innych osób. Z kolei użytkownik pasywny nie loguje się do systemu, ale może zostać dodany do podróży przez inną osobę. To przydatne na przykład wtedy, gdy firma organizuje wyjazd dla osoby, która nie musi samodzielnie obsługiwać rezerwacji.

Przy dodawaniu podróżującego można uzupełnić między innymi: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, preferencje językowe,  typ użytkownika oraz moment wysłania zaproszenia do systemu worktrips.com. To ostatnie bywa bardzo praktyczne. Zaproszenie można wysłać od razu albo dopiero po pełnym skonfigurowaniu profilu. Dzięki temu nowa osoba nie trafia do systemu „w połowie gotowa”. Po utworzeniu profilu warto od razu sprawdzić przypisanie do odpowiedniej grupy podróżujących i centrum kosztowego. To drobny krok, który później ułatwia raportowanie i rozliczenia.

Dodawanie nowych osób z uprawnieniami do zarządzania

W firmach, które regularnie organizują delegacje, jedna osoba rzadko obsługuje wszystko samodzielnie. Często w procesie uczestniczy office manager, HR, dział finansów (który zajmuje się rozliczeniami) albo lider zespołu. Na worktrips.com można dodać kolejne osoby z uprawnieniami do zarządzania wybranymi obszarami platformy. To pozwala bezpiecznie podzielić odpowiedzialność. Nowej osobie można nadać wybrane uprawnienia zgodnie z jej rolą w firmie. Nie każdy musi mieć dostęp do wszystkiego. Dla części osób wystarczy obsługa akceptacji, dla innych ważniejsze będą raporty, profile użytkowników lub ustawienia.

Powiadomienia o podróżach do akceptacji

Dobrze ustawione powiadomienia pomagają uniknąć sytuacji, w której wniosek o podróż czeka zbyt długo na decyzję. A w podróżach służbowych czas naprawdę ma znaczenie. Bilety lotnicze dostępne rano mogą być droższe niż np. po południu. Hotel blisko miejsca spotkania biznesowego może szybko zniknąć z listy dostępnych obiektów. To zwykle ten moment, w którym sprawna akceptacja przestaje być formalnością, a zaczyna wpływać na koszt wyjazdu. W ustawieniach można określić, kto ma otrzymywać powiadomienia o podróżach oczekujących na zatwierdzenie. Ta funkcjonalność pomaga:

• skrócić czas oczekiwania na decyzję, 
• ograniczyć liczbę ręcznych przypomnień, 
• utrzymać płynność rezerwacji, 
• zmniejszyć ryzyko wzrostu kosztów, 
• uporządkować komunikację między osobami zaangażowanymi w proces. 

Definiowanie lotów krótkich i długich

Lot krótki i lot długi w systemie worktrips.com to ustawienie, które pomaga uporządkować późniejsze zasady dotyczące podróży lotniczych. Można określić, od ilu godzin lot powinien być traktowany jako długi, a kiedy nadal mieści się w kategorii lotu krótkiego. To ważne, bo zupełnie inne potrzeby ma pracownik lecący dwie godziny na spotkanie w Europie, a inne osoba, która spędza kilkanaście godzin w podróży międzykontynentalnej. Limit, który ma sens przy trasie Warszawa - Berlin, nie zawsze będzie pasował do lotu Warszawa - Tokio. I odwrotnie: zasady przygotowane dla tras długodystansowych mogą być zbyt elastyczne dla krótkich podróży po Europie. Dzięki temu polityka podróży nie musi być sztywna i jednakowa dla każdego lotu. Może lepiej odpowiadać rzeczywistym warunkom delegacji. O samej polityce podróży i regionalnym podejściu do limitów pisaliśmy szerzej w osobnym poradniku, znajdziesz go tutaj. Dzięki temu osoba planująca wyjazd od razu widzi, które opcje mieszczą się w zaimplementowanych zasadach firmowych. Osoba zatwierdzająca nie musi analizować każdej rezerwacji - system worktrips.com sam kwalifikuje daną podróż do ustalonej polityki podróży i pokazuje czy zasady zostały zachowane czy nie. To szczególnie pomaga przy większej liczbie podróży. Jedna delegacja jest łatwa do sprawdzenia ręcznie. Kilkanaście lub kilkadziesiąt miesięcznie zaczyna już wymagać sprawdzonego systemu, który to ułatwi.

Polecane hotele na platformie worktrips.com

Polecane hotele to funkcja, która pomaga kierować pracowników do obiektów najlepiej dopasowanych do potrzeb firmy. Mogą to być hotele z wynegocjowaną stawką firmową, dobrą lokalizacją albo ulubionym obiektem w danym mieście. Na platformie worktrips.com można dodać wybrane hotele do listy polecanych. Taki obiekt może pojawić się wyżej w wynikach wyszukiwania dla danej lokalizacji. W praktyce to prosty sposób na połączenie wygody pracownika z kontrolą po stronie firmy. Pracownik nie musi domyślać się, który hotel będzie najlepszy. Widzi rekomendację już na etapie wyszukiwania.

Co jeszcze warto skonfigurować na platformie worktrips.com?

Opisane funkcje dobrze uzupełniają większe obszary zarządzania podróżami służbowymi. Jeśli chcesz uporządkować cały proces, przeczytaj nasze Poradniki o:

Sprawne zarządzanie delegacjami każdego dnia

Zarządzanie podróżami służbowymi staje się prostsze, gdy system przejmuje powtarzalne decyzje i przypomnienia. Dodawanie podróżujących, administratorów podróży, tworzenie grup czy oddzielnych centrów kosztowych to elementy, które porządkują codzienną pracę. Skonfigurowana pod potrzeby firmy platforma worktrips.com pomaga ograniczyć liczbę maili, skrócić czas akceptacji i utrzymać zgodność podróży z zasadami firmy. A to oznacza mniej ręcznego pilnowania procesu i więcej kontroli tam, gdzie naprawdę jest potrzebna. Umów bezpłatne demo worktrips.com i sprawdź, jak może wyglądać prostsza organizacja podróży służbowych w Twojej firmie. 

 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące funkcjonalności platformy worktrips.com

Czym różni się aktywny podróżujący od pasywnego?

Aktywny podróżujący ma dostęp do systemu worktrips.com i może tworzyć podróże. Pasywny podróżujący nie loguje się do platformy, ale może zostać dodany do podróży przez inną osobę.

Po co dodawać więcej osób z uprawnieniami do zarządzania podróżami?

Dzięki temu firma może podzielić odpowiedzialność za podróże, akceptacje, podgląd użytkowników czy raporty. To zmniejsza ryzyko opóźnień, szczególnie gdy jedna osoba jest niedostępna.

Jak przypomnienia na platformie worktrips.com pomagają przy podróżach służbowych?

Powiadomienia informują właściwe osoby o podróżach oczekujących na decyzję. Pomagają skrócić czas akceptacji i ograniczyć ręczne przypomnienia.

Dlaczego warto definiować loty krótkie i długie w podróżach służbowych?

Podział na loty krótkie i długie pozwala stosować różne limity cenowe dla różnych tras. Dzięki temu polityka podróży jest bardziej dopasowana do potrzeb firmy i łatwiejsza do egzekwowania.

Do czego służą polecane hotele na platformie worktrips.com?

Polecane hotele pomagają promować obiekty zgodne z polityką firmy, dobrą lokalizacją lub wynegocjowanymi stawkami specjalnymi firmy. Pracownik może widzieć rekomendowane obiekty u góry wyników wyszukiwania.