Kulisy pracy Business Development Managera w branży podróży służbowych

Na początek bardzo dziękuję, że zgodziłeś się na rozmowę. Wiem, że osoby pracujące w rozwoju biznesu raczej nie narzekają na nadmiar wolnego czasu, więc tym bardziej cieszę się, że udało nam się znaleźć chwilę na spotkanie. Branża podróży służbowych to dla wielu osób wciąż trochę „zakulisowy” świat. Wiele osób podróżuje służbowo, ale rzadko zastanawia się, jak wygląda to od strony biznesu i ludzi, którzy stoją za firmą, która te wyjazdy organizuje. Dlatego dzisiaj chciałabym porozmawiać o tym, jak naprawdę wygląda praca Business Development Managera w branży podróży służbowych.

Paulina: Na początek cofnijmy się trochę w czasie. Jak w ogóle trafiłeś do branży podróży służbowych?

Paweł: Można powiedzieć, że trafiłem do branży podróży służbowych przez przypadek. Moja ścieżka była dość kręta. Zaczynałem w branży telekomunikacyjnej, a następnie zajmowałem się zaopatrywaniem salonów prasowych. Później pracowałem w branży motoryzacyjnej i tam odkryłem, jak kluczowy jest bezpośredni kontakt z klientem. Zrozumiałem, że dobry handlowiec to nie tylko ekspert od technicznych parametrów, ale przede wszystkim osoba, która potrafi budować relacje, słuchać i proponować skrojone na miarę rozwiązania. Szukając dalszych wyzwań, trafiłem do branży hotelarstwa, opiekując się marką niszowych hoteli i rozwijając sieć sprzedaży. W 2009 roku zacząłem pracę związaną z organizacją podróży służbowych. 

Paulina: Więc jak długo jesteś już związany ze sprzedażą w branży travel?

Paweł: Z branżą business travel jestem związany od początku 2009 roku, czyli to już blisko 17 lat – kawał czasu. :)

Paulina: A czy sprzedaż była od początku Twoim pomysłem na siebie zawodowo, czy odkryłeś to trochę po drodze?

Paweł: Zdecydowanie odkryłem to po drodze. Przechodząc przez różne branże i miejsca, stopniowo uświadamiałem sobie, że praca z ludźmi i nawiązywanie kontaktów to jest to, w czym czuję się najlepiej i co daje mi satysfakcję.

Paulina: Pamiętasz jeszcze swoje początki w tej pracy? Co wtedy najbardziej Cię zaskoczyło?

Paweł: W 2009 roku rynek podróży służbowych w Polsce dopiero się kształtował. Jak zaczynałem działać w tej branży, to najbardziej zaskoczyło mnie szybkie tempo. Często wracałem ze spotkania, a w skrzynce już czekały pierwsze zapytania o wyceny lotów czy hoteli. Ścieżka decyzyjna klienta była wtedy znacznie krótsza i mniej sformalizowana niż dzisiaj. 

Paulina: Gdybyś miał komuś w kilku zdaniach wytłumaczyć, czym tak naprawdę zajmuje się Business Development Manager, to co byś powiedział?

Paweł: Jako Business Development Manager staram się myśleć kreatywnie. Moim zadaniem jest dostrzeżenie potencjału tam, gdzie sama firma często go nie widzi. Wiele przedsiębiorstw nie ma jasno zdefiniowanych potrzeb w obszarze podróży służbowych. Często dopiero podczas rozmowy uświadamiają sobie, że ich procesy, jak rezerwowanie hoteli, biletów lotniczych czy kolejowych na własną rękę przez pracowników, oznaczają brak kontroli nad kosztami i wymagają uporządkowania. Podsumowując, Business Development Manager to osoba, która znajduje te „bolączki” i proponuje indywidualne rozwiązania dopasowane do potrzeb klienta.

Paulina: Jak wygląda Twój typowy dzień pracy? Czy w ogóle istnieje coś takiego jak „typowy dzień”?

Paweł: Szczerze? Trudno mówić o typowości, bo ta praca jest bardzo różnorodna. Każdy dzień zaczynam od przeglądu tematów, które są „w toku”. Sprawdzam, na jakim etapie mamy wdrożenia i jak wyglądają postępy w negocjacjach. Gdybym miał wskazać główny filar w tej pracy, to jest nim podtrzymywanie relacji. Mój dzień to też nieustanne badanie potrzeb firm. Często podczas rozmów pokazuję organizacjom, że ich obecny proces, w którym pracownicy rezerwują wszystko sami, generuje ukryte koszty i oznacza stratę cennego czasu operacyjnego.

Paulina: Jak zazwyczaj wygląda pierwszy kontakt z potencjalnym klientem?

Paweł: Moje podejście opiera się na strategii małych kroków i budowaniu wiarygodności i zaufania już od pierwszej sekundy kontaktu. Zazwyczaj zaczynam od rozpoznania telefonicznego. Unikam wysyłania ofert na ogólne adresy e-mail, ponieważ w sprzedaży B2B kluczowa jest rozmowa z osobą, która faktycznie mierzy się z wyzwaniami w obszarze podróży służbowych. Dopiero gdy wyczuję, że po drugiej stronie jest konkretna potrzeba związana z podróżami służbowymi, proponuję spotkanie online lub osobiste. 

Paulina: A kiedy dochodzi już do decyzji o współpracy – co najczęściej przekonuje klientów?

Paweł: To zawsze jest kombinacja zaufania do partnera i jakości samego rozwiązania. Kluczowe jest to, że nasi klienci nie muszą „kupować kota w worku”. Często porównuję decyzję o implementacji platformy do zarządzania podróżami służbowymi w firmie z zakupem samochodu. Możesz przejrzeć dziesiątki katalogów w Internecie, ale nic nie zastąpi momentu, gdy wsiadasz za kierownicę i odbywasz jazdę próbną. Dlatego u nas każdy potencjalny partner może w sposób zupełnie niezobowiązujący przetestować wersję demo systemu. To moment prawdy, w którym firmy mogą sprawdzić, czy narzędzie faktycznie odpowiada ich indywidualnym potrzebom. To daje poczucie bezpieczeństwa. To właśnie ten etap „jazdy próbnej” ostatecznie wpływa na decyzję, ponieważ pokazuje, że nasze narzędzie realnie ułatwia życie ich pracownikom, zarówno tym podróżującym służbowo, jak i tym zarządzającym.Właściwie, jakbym miał podać krótką odpowiedź na to pytanie, to brzmiałaby ona tak, że to właściwie „miks” zaufania do osoby i jakości narzędzia decyduje o podjęciu współpracy.

Paulina: Załóżmy, że klient decyduje się na współpracę. Jak wygląda wtedy proces wdrożenia platformy worktrips.com?

Paweł: To jedno z najczęstszych pytań i muszę uspokoić: wdrożenie platformy worktrips.com to proces sprawnie ułożony i w pełni wspierany przez nasz zespół. Nie zostawiamy klienta samego z nowym narzędziem. Całość jest zaprojektowana jako gotowa ścieżka, która prowadzi firmę do pierwszej rezerwacji online w możliwie najkrótszym czasie. Za cały proces odpowiadają dedykowane zespoły specjalistów. Ich rolą jest nie tylko techniczna konfiguracja systemu worktrips.com, ale przede wszystkim merytoryczne przeszkolenie pracowników. Dostarczamy kompletne i gotowe instrukcje obsługi. Spotykamy się z pracownikami i dokładnie opowiadamy o tym, jak poruszać się po naszym narzędziu. Jeśli po stronie klienta jest wyznaczona osoba kontaktowa i przygotowane podstawowe dane dotyczące struktury firmy oraz polityki podróży, proces przebiega stosunkowo szybko. Dzięki takiemu ułożeniu współpracy firma zyskuje pewność, że narzędzie zostanie zaimplementowane bez zakłócania codziennej pracy biura.

Paulina: Z Twojego doświadczenia – co jest dziś najważniejsze dla firm korzystających z podróży służbowych?

Paweł: Firmy bardzo cenią czas reakcji i wsparcie. Ostatnio często słyszę pochwały pod adresem naszych konsultantów – niezależnie od tego, czy klient korzysta z platformy online, czy dzwoni z zapytaniem offline, odpowiedź przychodzi szybko. Ważne jest też poczucie bezpieczeństwa. Wiedza, że w sytuacjach kryzysowych, jak odwołany lot czy zgubiony bagaż, mogą liczyć na pomoc agenta 24/7, jest bezcenna.

Paulina: W ostatnich latach wiele spotkań przeniosło się do świata online. Jak to wygląda w Twojej pracy – czy spotkania na żywo nadal są ważne?

Paweł: Pomimo trendów ograniczania wyjazdów po pandemii, uważam, że kontaktu osobistego nie da się w pełni zastąpić. Spotkania „face to face” budują zupełnie inną jakość relacji i mają większe przełożenie na biznes. Dla firm, które poważnie podchodzą do rozwoju, networking i bezpośrednia rozmowa cały czas pozostają niezastąpione. 

Paulina: W ostatnim czasie dużo mówi się o sztucznej inteligencji. Czy Twoim zdaniem AI realnie zmienia sprzedaż B2B i czy może zastąpić sprzedawców?

Paweł: Jestem przekonany, że AI nie zastąpi sprzedawcy. Może zautomatyzować pewne procesy, pomóc w analizie danych w Excelu czy odciążyć nas w technicznych zadaniach, ale nie zastąpi czynnika ludzkiego. Ludzie potrzebują relacji, doradztwa i opieki. AI nie będzie psychologiem ani empatycznym opiekunem klienta, a to w naszej branży jest kluczowe.

Paulina: Z Twojego doświadczenia – jakie błędy najczęściej popełniają sprzedawcy?

Paweł: Największym grzechem jest brak słuchania klienta i zbyt duża presja na szybkie domknięcie sprzedaży. Często też razi mnie brak przygotowania – zdarzyło mi się, że handlowiec oddzwaniał do mnie i nawet nie wiedział, z kim rozmawiał. Personalizacja i wiedza o rozmówcy to podstawa.

Paulina: Czego nauczyła Cię praca na stanowisku Business Development Managera?

Paweł: Nauczyłem się cierpliwości i bycia realistą. Zrozumiałem też, że gramy do jednej bramki jako zespół. Bez dobrych relacji z działem wdrożeń czy obsługi klienta sam niewiele zdziałam. I najważniejsze: o dotychczasowych klientów trzeba dbać tak samo, jak o nowych.

Paulina: Zbliżamy się do końca, więc wykorzystam tzw. „krótką piłkę” i zadam trzy krótkie pytania. Liczę na szczere odpowiedzi. :)

• Spotkanie online czy na żywo? Na żywo.
• Mail czy telefon? Telefon.
• Twoja rada? Mieć naturalne predyspozycje do komunikacji i nie bać się podnieść słuchawki – jeden telefon często wyjaśnia więcej niż dziesięć maili.

Paulina: Paweł, bardzo dziękuję za tę rozmowę. Była niezwykle inspirująca i pozwoliła rzucić zupełnie nowe światło na rolę Business Development Managera. Dziękuję, że poświęciłeś swój czas i tak otwarcie podzieliłeś się z nami swoją wiedzą oraz wieloletnim doświadczeniem w branży podróży służbowych.

Paweł: Ja również bardzo dziękuję za zaproszenie. To była czysta przyjemność móc opowiedzieć o kulisach mojej pracy. Mam nadzieję, że nasze spotkanie pomoże wielu firmom spojrzeć na organizację wyjazdów nie tylko jako na koszt, ale jako na strategiczny element rozwoju, który – odpowiednio poukładany – przynosi realne korzyści.

Czy Twoja firma potrzebuje platformy do zarządzania podróżami? Test diagnostyczny

Poniższe pytania pomogą Ci zdefiniować, czy obecny sposób organizacji wyjazdów w Twojej firmie jest efektywny, czy może generuje ukryte koszty i ryzyka. Odpowiedz na nie szczerze, aby sprawdzić, czy potrzebujesz uporządkowania procesów.

Odbierz spersonalizowaną diagnozę dla Twojej firmy

Jeżeli chcesz dokładnie sprawdzić, jak wyglądają procesy podróży służbowych w Twojej organizacji, to wypełnij naszą krótką ankietę, a w odpowiedzi otrzymasz spersonalizowaną wiadomość e-mail oraz analizę dopasowaną do sytuacji Twojej firmy. Dowiedz się, gdzie uciekają Twoje koszty i jak możesz je zoptymalizować dzięki jednemu narzędziu.

 

Najczęściej zadawane pytania

Czy testowanie wersji demo systemu worktrips.com wiąże się z kosztami?

Nie, testowanie wersji demo jest całkowicie bezpłatne i niezobowiązujące. Pozwala to firmie sprawdzić intuicyjność narzędzia i dopasowanie funkcji do realnych potrzeb bez ponoszenia ryzyka finansowego przed podpisaniem umowy.

Jak wygląda proces wdrożenia platformy worktrips.com?

• Czas trwania: Proces jest zoptymalizowany pod kątem szybkości i minimalnego angażowania zasobów klienta.
• Wsparcie: Dedykowany zespół wdrożeniowy prowadzi klienta „za rękę” przez każdy etap konfiguracji.
• Materiały: Klient otrzymuje gotowe instrukcje i materiały dotyczące obsługi platformy worktrips.com.
• Szkolenia: Przeprowadzamy sesje edukacyjne dla pracowników, aby od pierwszego dnia potrafili sprawnie korzystać z platformy.

Czy AI może zastąpić opiekuna klienta w branży podróży służbowych?

Mimo rozwoju technologii, AI nie jest w stanie zastąpić strategicznego doradztwa eksperta. Narzędzia AI wspierają automatyzację procesów, ale w sytuacjach kryzysowych oraz przy budowaniu zaufania biznesowego, czynnik ludzki pozostaje niezastąpiony.

Jakie są najczęstsze błędy w zarządzaniu podróżami służbowymi?

Do najczęstszych błędów należą: brak spójnej polityki podróży, korzystanie z rozproszonych narzędzi rezerwacyjnych oraz brak kontroli kosztów „ukrytych". Często firmy nie doceniają również znaczenia wsparcia agentów 24/7 dla bezpieczeństwa mobilnych pracowników.