Loty bezpośrednie w podróżach służbowych. Dlaczego warto je wybierać?

Bądźmy szczerzy, loty bezpośrednie w podróżach służbowych znacząco skracają czas przejazdu, minimalizują liczbę punktów ryzyka oraz pomagają w ryzach utrzymać harmonogram delegacji. Co prawda, bilet może być nieco droższy, ale firma kupuje nie tylko miejsce w samolocie. Kupuje również niezwykle cenny czas pracownika, przewidywalność procesu i większą szansę, że cel wyjazdu zostanie zrealizowany bez komplikacji na lotnisku. Weźmy pod lupę taką sytuację: spotkanie biznesowe zaczyna się o 10:00. Przy połączeniu bez przesiadki pracownik ląduje wieczorem, melduje się w hotelu i rano na spokojnie jedzie do klienta. Z kolei lot z przesiadką wygląda dobrze w zestawieniu cenowym, dopóki pierwszy odcinek nie odnotuje opóźnienia. Wtedy zaczyna się szukanie nowej trasy, kontakt z hotelem i sprawdzanie, czy spotkanie da się przesunąć. Dlatego też najtańszy bilet nie zawsze oznacza najtańszą podróż służbową. Znacznie trafniejszym kryterium jest całkowity koszt delegacji: cena przelotu, czas pracy, noclegi, transfer lotnisko-hotel, diety, obsługa zmian oraz wpływ podróży na kondycję osoby, która ma wykonać konkretne ważne dla przedsiębiorstwa zadanie biznesowe.

Lot bezpośredni, direct flight i non-stop flight: Co właściwie porównujemy?

W potocznym języku lot bezpośredni to połączenie z lotniska wylotu do miejsca docelowego podróży służbowej, bez przesiadki. Właśnie w tym znaczeniu używamy tego określenia w Poradniku. W anglojęzycznych systemach rezerwacyjnych można spotkać etykiety direct flights oraz non-stop flights. Ściśle rzecz biorąc, non-stop flight nie ma międzylądowania. Direct flight może zachować ten sam numer lotu, choć po drodze samolot zatrzymuje się na innym lotnisku. Dla travel managera najważniejsze jest więc sprawdzenie pełnej trasy, liczby odcinków i informacji o ewentualnej zmianie samolotu, a nie samej nazwy filtra.

Dlaczego loty bezpośrednie w podróżach służbowych oszczędzają więcej niż czas?

Najbardziej widoczna gołym okiem korzyść to krótsza podróż. Jeśli lot bezpośredni trwa 2,5 godziny, a wariant z przesiadką 6 godzin, różnica wynosi 3,5 godziny w jedną stronę. Przy delegacji w obie strony firma angażuje dodatkowo niemal pełny dzień pracy jednej osoby. Rzecz jasna, że każdą godzinę w samolocie należy automatycznie przeliczyć według stawki godzinowej. Dobrze jednak zapytać, co dzieje się po przylocie. Czy pracownik prowadzi negocjacje, prezentuje ofertę albo bierze udział w szkoleniu? Jeżeli ma wejść na spotkanie po kilku odcinkach podróży, oszczędność na bilecie może szybko stracić sens.

Mniej etapów to mniejsze ryzyko, że plan się rozsypie

Połączenie z przesiadką dodaje kolejny start, lądowanie, boarding, transfer między gate’ami i oczywiście oczekiwanie. Każdy etap jest osobną zależnością. Opóźnienie pierwszego odcinka może oznaczać utratę kolejnego lotu, a przy biletach zakupionych osobno także brak automatycznej zmiany rezerwacji przez drugiego przewoźnika. Koszt zakłócenia rzadko kończy się na dopłacie do nowego biletu. Dochodzą liczne telefony, praca osoby organizującej wyjazd (po stronie firmy, czy agenta podróży), dodatkowy transfer, czasem też i nocleg, dieta za kolejny dzień czy konieczność delegacji w niedzielę. Najdotkliwszy koszt bywa jednak biznesowy: nieobecność na spotkaniu, spóźniona prezentacja albo konieczność przesunięcia terminu.

Bezpośrednie połączenie zwiększa przewidywalność delegacji

Delegacja jest łańcuchem zależności: wylot, transfer, hotel, spotkanie, kolejny przejazd i powrót. Bezpośredni rejs nie gwarantuje punktualności, ale usuwa z tego łańcucha część etapów.  Ma to znaczenie zwłaszcza przy wydarzeniach, których nie da się przesunąć, np. w przypadku konferencji.

Mniej zmęczenia, lepsza gotowość do pracy

Komfort pracownika w delegacji jest niezwykle cenny. Dwie godziny w powietrzu to inne obciążenie niż dwa loty rozdzielone marszem przez terminal, kontrolą dokumentów i kilkugodzinnym oczekiwaniem. Ważne, aby przedsiębiorstwo organizowało delegacje tak, aby zapewnić pracownikowi duty of care, czyli sprawić, aby wyjazd był mniej męczący i stresujący. 

Mniej przesiadek oznacza mniej ryzyka dla bagażu

Przy locie bez przesiadki bagaż rejestrowany przechodzi krótszą drogę operacyjną. Nie trzeba go sortować i przeładowywać między samolotami w ograniczonym czasie. W delegacji opóźniona walizka bywa czymś więcej niż niedogodnością. Może zawierać strój na spotkanie, materiały wystawiennicze albo sprzęt potrzebny po przylocie. Do kosztu dostarczenia bagażu dochodzą wtedy zakupy zastępcze, zgłoszenia i czas poświęcony na kontakt z przewoźnikiem.

Czy lot bezpośredni ma niższy ślad węglowy?

Nie można uczciwie stwierdzić, że każdy lot bezpośredni jest zawsze bardziej zrównoważony. Wynik zależy m.in. od typu samolotu, obłożenia, długości trasy i rzeczywistego przebiegu rejsu. Można natomiast powiedzieć, że przy porównywalnych warunkach usunięcie dodatkowego odcinka oraz kolejnego cyklu startu i lądowania może ograniczyć emisje dwutlenku węgla przypisane do delegacji.

Kiedy połączenie z przesiadką nadal ma sens?

Lot bezpośredni nie zawsze jest najlepszym wyborem. Przesiadka może być racjonalna, gdy nie ma połączenia bezpośredniego, różnica ceny jest bardzo duża, plan ma bezpieczny bufor albo podróż łączy kilka miejsc docelowych. Znaczenie ma również taryfa: elastyczny bilet z przesiadką może być lepszy niż sztywny rejs bezpośredni, jeśli termin spotkania jest niepewny. Przy wyborze połączenia lotniczego warto sprawdzić:

• całkowity czas od drzwi do drzwi, a nie wyłącznie czas w powietrzu;
• długość i miejsce przesiadki, w tym zmianę terminalu lub lotniska;
• jeden bilet czy osobne rezerwacje oraz zasady zmiany po utracie połączenia;
• bagaż, miejsce i elastyczność taryfy, szczególnie gdy porównywane są Budget airlines oraz Full-service airlines;
• godzinę spotkania i potrzebny bufor, a także możliwość skrócenia delegacji;
• alternatywny transport, zwłaszcza kolej na krótkich trasach europejskich.

Jak szukać połączeń bezpośrednich i sensownych alternatyw?

Na platformie worktrips.com można porównać bilety lotnicze i kolejowe w jednym miejscu, zgodnie z polityką podróży firmy. System daje dostęp do ofert ponad 900 linii lotniczych oraz wsparcia agentów 24/7/365. Wyniki wyszukiwań połączeń lotniczych zależą od trasy i daty. 

Czy wcześniejsza rezerwacja zawsze oznacza niższą cenę?

Nie zawsze, bo ceny zmieniają się wraz z popytem, dostępnością klas rezerwacyjnych i polityką przewoźnika. Wcześniejsze planowanie zwykle daje jednak większy wybór połączeń, godzin i taryf, a więc zwiększa szansę na znalezienie bezpośredniego rejsu w akceptowalnym budżecie. Z naszych doświadczeń wynika, że najlepsza praktyka to rezerwacja od razu po zatwierdzeniu celu i terminu delegacji, bez czekania na ostatnią chwilę. Trzeba przy tym sprawdzić koszt zmiany lub anulowania. 

Loty bezpośrednie w podróżach służbowych warto oceniać przez pryzmat celu delegacji 

Skrócenie podróży, usuwanie części ryzyka, zmniejszanie obciążenia pracownika mogą ograniczyć koszty podróży. Takie działania nie sprawdzą się przy każdej trasie, ale powinny być świadomym kryterium wyboru, a nie opcją odrzuconą tylko dlatego, że bilet kosztuje więcej. Platforma  worktrips.com, udostępnia bardzo wiele różnych połączeń lotniczych i kolejowych, dzięki czemu Twoja firma może znaleźć najlepsze opcje dopasowane do indywidualnych potrzeb. Umów demo wortrips.com i zobacz, jak uporządkować wybór lotów, akceptację oraz rozliczenie delegacji w jednym miejscu.

 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące lotów bezpośrednich w podróżach służbowych

Czy lot bezpośredni zawsze jest lepszy w delegacji?

Nie. Jest zwykle korzystniejszy czasowo i logistycznie, ale połączenie z przesiadką może mieć sens, gdy nie ma bezpośredniego rejsu, różnica ceny jest duża albo harmonogram ma bezpieczny bufor czasowy.

Czy lot bezpośredni może być tańszy od lotu z przesiadką?

Tak. Nawet przy droższym bilecie może obniżyć koszt całej delegacji, jeśli pozwala uniknąć noclegu, dodatkowej diety, transferu albo straconego dnia pracy.

Jaka jest różnica między direct flight a non-stop flight?

Non-stop flight leci do celu bez międzylądowania. Direct flight może mieć postój po drodze, ale zachowuje ten sam numer lotu. W systemie rezerwacyjnym trzeba sprawdzić pełny przebieg trasy.

Czy loty bezpośrednie zmniejszają ryzyko opóźnień?

Nie eliminują opóźnień, ale usuwają ryzyko utraty kolejnego połączenia. Mniej odcinków oznacza też mniej boardingów, transferów i zależności logistycznych.

Czy wcześniejsza rezerwacja gwarantuje niższą cenę?

Nie daje gwarancji. Zwykle zwiększa jednak wybór godzin, taryf i dostępnych miejsc, dzięki czemu łatwiej znaleźć bezpośredni rejs w firmowym budżecie.

Jak policzyć całkowity koszt lotu służbowego?

Do ceny biletu trzeba dodać noclegi, diety, transfery, opłaty za bagaż i miejsce, koszt zmian oraz czas pracownika. Warto też uwzględnić ryzyko spóźnienia na spotkanie.

Gdzie porównać loty bezpośrednie i połączenia z przesiadką?

Na worktrips.com można porównać oferty wielu przewoźników, a także zestawić lot z alternatywą kolejową. Rezerwacja pozostaje zgodna z polityką podróży firmy.