Przepis na proste podróże służbowe z worktrips.com

Jak uprościć podróże służbowe w firmie, żeby nie kończyły się serią maili, ręcznym sprawdzaniem limitów oraz szukaniem faktur pod koniec miesiąca? Najprościej mówiąc należy zamienić pojedyncze działania w powtarzalny proces. Taki, w którym pracownik wie, jak zarezerwować wyjazd, manager wie, kiedy musi go zaakceptować, a dział finansowy ma komplet danych do rozliczenia. Proste podróże służbowe z całą pewnością nie zaczynają się od rezerwacji hotelu. Zaczynają się od jasnej polityki podróży, odpowiednich zasad akceptacji, sprawnych rozliczeń i narzędzia, które pilnuje procesu w tle. Właśnie dlatego coraz więcej firm wybiera platformę do zarządzania podróżami służbowymi worktrips.com, zamiast opierać delegacje na mailach oraz Excelu, nie wspominając już o obciążeniu jednej osoby w firmie odpowiedzialnością za cały proces. W tym Poradniku pokazujemy praktyczny przepis (lub jak kto woli receptę) na proste podróże służbowe z worktrips.com. Opowiemy wszystko krok po kroku: od polityki podróży, przez polecane hotele, stawki negocjowane, akceptacje, zastępstwa i faktury zbiorcze, aż po raportowanie oraz cyfrowy obieg dokumentów.

Jak uprościć podróże służbowe w firmie?

Aby uprościć podróże służbowe w firmie, trzeba uporządkować cały proces, a nie tylko sam moment rezerwacji. Największe problemy zwykle nie pojawiają się przy wyborze hotelu, ale przy akceptacjach, wyjątkach od polityki travel, zmianach w planie podróży, fakturach i raportowaniu kosztów. Więc aby całość procesu ułatwić, należy podjąć kilka działań (na szczęście nie są to czynności cykliczne, lecz jednorazowe, czasem z koniecznym update po kilku miesiącach):

• spisać politykę podróży, 
• ustawić limity dla hoteli, transportu i grup pracowników, 
• wdrożyć jasne zasady akceptacji, 
• pozwolić pracownikom rezerwować podróże w ramach firmowych zasad, 
• korzystać z faktur zbiorczych, 
• przypisywać koszty do centrów kosztowych, 
• raportować dane w jednym systemie, 
• przenieść dokumenty do cyfrowego obiegu. 

Jeśli administracja w firmie obsługuje np. 50 podróży miesięcznie, to nawet 20 - 30 minut ręcznej pracy przy każdej delegacji oznacza kilkanaście lub kilkadziesiąt godzin administracji miesięcznie. To czas poświęcony na sprawdzanie maili, przypominanie o akceptacjach, kompletowanie dokumentów i wyjaśnianie kosztów. Platforma worktrips.com pomaga ograniczyć tę pracę, bo łączy rezerwacje, politykę podróży, akceptacje, dokumenty, faktury i raporty w jednym miejscu.

Krok 1. Utwórz politykę podróży, zanim pojawi się pierwsze pytanie

Polityka podróży służbowych to nie dokument, który ma leżeć w folderze i wyglądać poważnie lub groźnie. To praktyczna instrukcja dla firmy: kto może podróżować, na jakich zasadach, za jaki budżet i kiedy potrzebna jest akceptacja. Dobrze napisana polityka podróży odpowiada na pytania, które w przeciwnym razie trafiają do office managera, managera lub finansów:

• jaki standard hotelu jest akceptowany, 
• jaki limit obowiązuje w kraju i za granicą, 
• kiedy można lecieć samolotem, a kiedy lepiej wybrać pociąg, 
• kto zatwierdza podróż, 
• jakie koszty można rozliczyć, 
• kiedy pracownik powinien zarezerwować wyjazd z wyprzedzeniem (i jakie to wyprzedzenie powinno być). 

W narzędziu worktrips.com polityka podróży zostaje przeniesiona do świata online i dzięki temu system sprawdza zgodność rezerwacji z zasadami przedsiębiorstwa już na etapie wyboru hotelu, lotu czy pociągu. Pracownik nie musi szukać limitu w PDF-ie. Manager nie musi ręcznie analizować każdej opcji. System pokazuje, czy wybrana podróż mieści się w ustalonych zasadach.

Więcej o tym, jak przygotować politykę podróży dla firm korzystających z narzędzi online i jaki jest dobry jej wzór, opisujemy w osobnym poradniku. 

Krok 2. Podziel podróżujących na grupy

Nie każdy w firmie podróżuje tak samo. Handlowiec może jeździć do klientów kilka razy w miesiącu. Zarząd może odbywać mniej podróży, ale o wyższym standardzie. Zespół marketingu może wyjeżdżać głównie na konferencje. Serwisanci mogą pracować w terenie i potrzebować zupełnie innej logiki planowania tras. Dlatego jednym z pierwszych składników prostego procesu są grupy podróżujących. Taka funkcjonalność dostępna na platformie worktrips.com pozwala przypisać różne zasady do różnych osób lub zespołów. Dzięki temu firma nie musi udawać, że jedna polityka pasuje do wszystkich. Można ustawić inne limity, inne ścieżki akceptacji i inne centra kosztowe dla wybranych działów. Na platformie worktrips.com administrator może tworzyć grupy podróżujących i przypisywać do nich pracowników. To porządkuje proces już na starcie. 

Krok 3. Wskaż polecane hotele i wykorzystaj stawki negocjowane

W wielu firmach istnieje nieformalna lista hoteli, które „zawsze się sprawdzają”. Ktoś zna dobry obiekt w Berlinie. Ktoś wie, który hotel w Warszawie jest blisko biura klienta. Ktoś pamięta, gdzie firma ma lepszą cenę. Problem zaczyna się wtedy, gdy ta wiedza mieszka głównie w głowach kilku osób. Polecane hotele pomagają przenieść tę wiedzę do procesu. Na platformie worktrips.com można oznaczyć wybrane obiekty jako rekomendowane. Mogą to być hotele:

• z wynegocjowaną stawką, 
• w dobrej lokalizacji, 
• często wybierane przez pracowników, 
• sprawdzone przy konkretnych trasach lub miastach, 
• zgodne ze standardem firmy. 

Dla pracownika to mniej zgadywania. Dla firmy to większa szansa, że podróżujący wybierze hotel, który jest wygodny, bezpieczny i racjonalny kosztowo. Jeśli firma ma własne stawki negocjowane, zespół specjalistów WorkTrips może pomóc wdrożyć je w systemie. 

Krok 4. Ustaw zasady akceptacji

Akceptacja podróży służbowych powinna być szybka, ale nie przypadkowa. Nie dyskutuje się z tym, że firma potrzebuje kontroli kosztów, a pracownik potrzebuje decyzji na czas. Osoba zatwierdzająca nie powinna dostawać kilkunastu wiadomości dziennie tylko po to, żeby kliknąć zgodę na podróż mieszczącą się w zasadach. Dlatego warto ustawić jasne reguły akceptacji.

Na platformie worktrips.com firma może wybrać różne modele:

• automatyczna akceptacja podróży zgodnych z polityką, 
• ręczna akceptacja podróży przekraczających limit, 
• osobna ścieżka dla wybranych grup pracowników, 
• konieczne zatwierdzanie przez konkretnego managera lub administratora, 
• dodatkowa akceptacja dla niestandardowych kosztów. 

Tak ułożony proces akceptacji działa na podobieństwo membrany. Nie zatrzymuje wszystkiego. Zatrzymuje tylko to, co naprawdę wymaga decyzji.

Krok 5. Wybierz jedno narzędzie dla podróży

Proste podróże służbowe potrzebują jednego centrum dowodzenia. Bez tego proces rozjeżdża się na kilka stron: osobno rezerwacje, osobno akceptacje, osobno faktury, osobno raporty, osobno pytania pracowników. Platforma worktrips.com łączy te elementy w jednym środowisku. Pracownik może zaplanować podróż. System sprawdza zgodność z polityką. Manager widzi wniosek do akceptacji. Administrator ma wgląd w rezerwacje. Finanse dostają dane potrzebne do rozliczeń.

Wdrożenie platformy worktrips.com nie polega na wrzuceniu firmy w sztywny schemat. Najpierw trzeba dopasować konfigurację do realnego sposobu pracy organizacji:

• ustalić politykę podróży, 
• dodać użytkowników, 
• nadać uprawnienia, 
• skonfigurować akceptacje, 
• wdrożyć centra kosztowe, 
• uwzględnić stawki negocjowane, 
• przygotować sposób raportowania. 

Krok 6. Ustal zastępstwo, zanim ktoś pójdzie na urlop

W wielu firmach podróże służbowe działają dobrze do momentu, w którym osoba odpowiedzialna za akceptacje idzie na urlop. Wtedy nagle okazuje się, że jedna nieobecność potrafi zatrzymać rezerwacje, opóźnić decyzje i uruchomić serię telefonów. To klasyczny przykład procesu, który działa tylko wtedy, gdy konkretna osoba jest dostępna. Moduł zastępstw na platformie worktrips.com pozwala przekazać uprawnienia do akceptacji innej osobie na czas nieobecności. Wystarczy wskazać daty i osobę zastępującą. Wnioski trafiają wtedy do właściwego zastępcy, a proces nie zatrzymuje się tylko dlatego, że ktoś wreszcie odpoczywa. To ma bardzo praktyczny wymiar. Pracownicy nie czekają. Rezerwacje nie wiszą bez decyzji. Firma nie traci dobrych cen przez opóźnioną akceptację. A osoba na urlopie nie musi odbierać telefonu w sprawie hotelu na środę.

Krok 7. Rozliczaj podróże przez faktury zbiorcze

Jeśli podróży jest dużo, pojedyncze faktury szybko zaczynają żyć własnym życiem. Jedna trafia na maila pracownika. Druga do księgowości. Trzecia ginie w załącznikach. Czwarta wymaga korekty. Przy zamknięciu miesiąca dział finansowy próbuje odtworzyć historię wyjazdu z kilku źródeł. Faktura zbiorcza porządkuje ten etap. Zamiast wielu rozproszonych dokumentów firma może korzystać z modelu, w którym koszty podróży są konsolidowane. To szczególnie ważne przy większej skali delegacji oraz przy przygotowaniu procesów finansowych do pracy w środowisku KSeF. Faktury zbiorcze pomagają:

• ograniczyć liczbę dokumentów, 
• skrócić czas księgowania, 
• zmniejszyć ryzyko pomyłek, 
• łatwiej przypisać koszty do działów i projektów, 
• połączyć rozliczenia z raportami podróży. 

Krok 8. Dodawaj podróże do kalendarza jednym kliknięciem

Najprostsze usprawnienia często są najmniej spektakularne, ale najmocniej odczuwalne w codziennej pracy. Dodanie podróży służbowych do kalendarza jest właśnie takim przykładem. Po rezerwacji na platformie worktrips.com pracownik otrzymuje potwierdzenie z plikiem ICS. Może dodać lot, hotel lub inny element podróży do kalendarza w Google Calendar, Outlooku czy Apple Calendar. Godziny, lokalizacje i szczegóły podróży nie muszą być ręcznie przepisywane. Przy podróżach zagranicznych pomaga też poprawne uwzględnienie stref czasowych.

Krok 9. Uporządkuj centra kosztowe

Centra kosztowe pomagają przypisywać wydatki do właściwych działów, projektów, zespołów lub spółek. Dzięki temu firma wie, kto generuje koszty, z jakiego powodu i w jakim budżecie. Na platformie worktrips.com można przypisywać pracowników do centrów kosztowych. Można też uwzględnić dodatkowe pola referencyjne, takie jak numer projektu, kod delegacji albo oznaczenie działu. To przydaje się szczególnie wtedy, gdy kilka osób jedzie razem, ale koszty powinny zostać rozdzielone inaczej. 

Krok 10. Korzystaj z cyfrowego obiegu dokumentów

Cyfrowy obieg dokumentów w podróżach służbowych oznacza, że rezerwacje, akceptacje, dokumenty, raporty i rozliczenia działają w jednym procesie online. Nie trzeba szukać potwierdzenia w mailu i pytać, kto zaakceptował wyjazd. Nie trzeba odtwarzać kosztów z kilku plików. Informacje są dostępne w jednym miejscu dla osób, które mają odpowiednie uprawnienia. W praktyce cyfrowy obieg dokumentów pomaga ograniczyć:

• ręczne przepisywanie danych, 
• brakujące załączniki, 
• błędy w kosztach, 
• opóźnienia w akceptacjach, 
• rozproszone raporty, 
• niejasności przy rozliczeniach. 

Krok 11. Raportuj podróże w prosty sposób

Nie da się dobrze zarządzać czymś, czego nie widać. Dlatego raportowanie jest ostatnim składnikiem przepisu, ale w praktyce bardzo często decyduje o jakości całego procesu. Raporty podróży służbowych pokazują, ile firma wydaje, gdzie podróżują pracownicy, jakie środki transport są najczęściej wybierane, które działy generują koszty i gdzie pojawia się przestrzeń do optymalizacji. Na platformie worktrips.com można korzystać z raportów dopasowanych do potrzeb firmy (zawartość raportów może być skonfigurowana pod indywidualne potrzeby firmy). Dane mogą wspierać:

• analizę budżetów, 
• kontrolę kosztów, 
• planowanie kolejnych wyjazdów, 
• rozmowy z dostawcami, 
• ocenę polityki podróży, 
• przygotowanie raportów dla finansów lub zarządu. 

Jak worktrips.com upraszcza cały przepis?

Przepis na proste podróże służbowe nie jest skomplikowany. Trzeba tylko przestać traktować każdą delegację jako osobny przypadek i zacząć budować powtarzalny proces. Najpierw polityka podróży. Potem grupy podróżujących, polecane hotele, stawki negocjowane, zasady akceptacji, zastępstwa, centra kosztowe, faktury zbiorcze, cyfrowe dokumenty i raporty. Każdy z tych elementów sam w sobie coś upraszcza. Razem tworzą system, w którym podróże służbowe są bardziej przewidywalne, spokojniejsze i mniej zależne od ręcznego pilnowania. Jeśli chcesz te przepis wdrożyć u siebie, to umów demo worktrips.com i zacznij się cieszyć prostotą procesów związanych z podróżami!

 

Najczęściej zadawane pytania

Jak uprościć podróże służbowe bez utraty kontroli nad budżetem?

Trzeba przenieść zasady firmy do systemu online. Platforma worktrips.com pozwala ustawić limity, grupy podróżujących, centra kosztowe i akceptacje, dzięki czemu pracownik ma swobodę wyboru, ale działa w ramach polityki podróży.

Jak ograniczyć koszty podróży służbowych?

Koszty można ograniczyć przez wcześniejsze planowanie, stawki negocjowane, polecane hotele, automatyczną kontrolę limitów i raportowanie wydatków. Ważne jest też przypisywanie kosztów do właściwych centrów kosztowych.

Jak zautomatyzować delegacje?

Delegacje można zautomatyzować przez wdrożenie platformy do zarządzania podróżami służbowymi. System może sprawdzać zgodność rezerwacji z polityką, kierować wnioski do akceptacji, porządkować dokumenty i generować raporty.

Jaki system do podróży służbowych wybrać?

Dobry system do podróży służbowych powinien łączyć rezerwacje, politykę podróży, akceptacje, faktury, raporty, centra kosztowe i wsparcie dla pracowników. Ważne, aby dopasowywał się do struktury firmy, a nie wymuszał jeden sztywny proces.

Czy platforma do zarządzania podróżami służbowymi sprawdzi się w średniej firmie?

Tak, szczególnie jeśli firma obsługuje kilkadziesiąt podróży miesięcznie lub ma kilka działów, projektów i osób zatwierdzających. Przy większej liczbie wyjazdów ręczne zarządzanie szybko zaczyna generować ukryte koszty czasu.

Co daje faktura zbiorcza za podróże służbowe?

Faktura zbiorcza zmniejsza liczbę dokumentów i upraszcza pracę działu finansowego. Zamiast wielu pojedynczych faktur firma otrzymuje bardziej uporządkowany model rozliczeń.

Czy worktrips.com pomaga w raportowaniu podróży służbowych?

Tak. Platforma worktrips.com pozwala raportować koszty, usługi, podróże, kierunki i dane potrzebne do analizy budżetu. Dzięki temu firma może podejmować decyzje na podstawie danych, a nie pojedynczych historii z maili.