Co naprawdę decyduje o wyborze linii lotniczych w podróżach służbowych?

Wybór linii lotniczej w podróżach służbowych to coś więcej, niż porównanie cen w Excelu. Dla firm to proces optymalizacji czasu pracy, kosztów operacyjnych oraz bezpieczeństwa pracowników. Nietrudno zauważyć, że współczesne zarządzanie delegacjami odeszło już od prymatu najniższej ceny na rzecz efektywności logistycznej oraz standardu podróży. W dzisiejszym wywiadzie mam przyjemność porozmawiać z Katarzyną Kulikowską, posiadającą wieloletnie doświadczenie w branży travel. Opowie o kluczowych czynnikach decyzyjnych przy wyborze linii lotniczych z perspektywy firm i podróżnych w 2026 roku.

Paulina: Dziękuję, że zgodziłaś się na rozmowę. Na co dzień współpracujesz z liniami lotniczymi i klientami korzystającymi z platformy worktrips.com, więc masz unikalną perspektywę, która łączy sprzedaż, technologię i realne potrzeby firm. Jak wyglądała Twoja droga do obecnej roli i w którym momencie zrozumiałaś, że współpraca z liniami lotniczymi to coś znacznie więcej niż tylko sprzedaż?

Katarzyna: Moja przygoda z liniami lotniczymi zaczęła się w 1998 roku. Można powiedzieć, że był to przypadek, choć, jak mówią, przypadki nie istnieją. Studiowałam kierunek turystyczny i gdy pojawiła się okazja aplikowania do linii lotniczych, po prostu z niej skorzystałam. I tak od ponad 27 lat jestem związana z branżą liniami lotniczymi i branżą business travel.

Zaczynałam pracę od obsługi klientów indywidualnych i wystawiania biletów lotniczych. To był fascynujący czas, kiedy Warszawa była jednym wielkim placem budowy, a my obsługiwaliśmy ogromne grupy inżynierów, m.in. z Austrii, którzy zarządzali tutejszymi inwestycjami. Przez 11 lat pracy bezpośrednio w liniach lotniczych, a później w sektorze business travel, zrozumiałam, że to nie jest tylko sprzedaż miejsca w samolocie. To zarządzanie dynamiką zmian. Największym przełomem, jaki zaobserwowałam, było wejście na polski rynek tanich linii lotniczych, co wymusiło rewolucję w podejściu do oferty. Dziś kluczowa jest automatyzacja i umiejętność natychmiastowego reagowania na sytuacje kryzysowe czy zmiany geopolityczne. 

Paulina: Spójrzmy na temat z perspektywy zarządzania podróżami służbowymi. Co dziś jest największym wyzwaniem w tej branży i we współpracy z liniami lotniczymi? Jak to wygląda w praktyce?

Katarzyna: Technologia daje nam ogromne możliwości i dzięki narzędziom takim jak platforma worktrips.com firmy i podróżujący pracownicy mają dostęp do najbardziej aktualnych i różnorodnych ofert. Pierwszym wyzwaniem jest sytuacja, kiedy potrzebujemy niestandardowego podejścia, np. zmiany terminu lotu w ostatniej chwili, anulowania biletu czy elastyczności, której nie przewiduje regulamin. Wtedy bezpośredni kontakt z przewoźnikiem lotniczym jest nieoceniony. Drugim wyzwaniem w podróżach służbowych jest też pogodzenie różnych modeli biznesowych. Regularni przewoźnicy (legacy carriers), jak Polskie Linie Lotnicze LOT czy linie należące do Lufthansa Group, stawiają na kompleksowość, globalny zasięg oraz komfort, wprowadzając np. klasy pośrednie jak premium economy. Z kolei tanie linie (low-cost carriers) maksymalizują efektywność, oferując loty bezpośrednie i model, który można właściwie nazwać „płać za to, czego potrzebujesz". Naszą rolą jest spięcie tych dwóch światów tak, aby firmy i podróżujący otrzymali spójne doświadczenie.

Paulina: Gdy patrzysz na realne rezerwacje w systemie worktrips.com, to czy mogłabyś wskazać to, co naprawdę decyduje o wyborze linii lotniczej?  Jak różnią się te decyzje w zależności od długości lotu, celu podróży i stanowiska pracownika?

Katarzyna: Musimy obalić mit, że cena jest zawsze jedynym kryterium. Z moich obserwacji i wielu przeprowadzonych rozmów z podróżnymi wynika, że kluczowym czynnikiem jest czas. W dzisiejszym biznesie to luksus. Dlatego przy lotach krótkodystansowych najważniejsze są godzina wylotu i logistyka lotniska. Najchętniej wybierane są te porty, które pozwalają na szybkie przejście między bramkami.

Z kolei przy lotach długodystansowych priorytety się zmieniają. Tu na znaczeniu zyskuje komfort i nowoczesność floty. Firmy coraz częściej rozumieją, że pracownik po 10-godzinnym locie musi być gotowy do pracy, a nie skrajnie zmęczony. Dlatego klasy premium economy czy business stają się standardem na trasach transkontynentalnych. Stanowisko pracownika oczywiście ma wpływ na te uprawnienia w polityce podróży, ale trend jest jasny: wybieramy przewoźników, którzy oferują rozwiązania redukujące np. skutki jet lagu poprzez lepsze ciśnienie czy ozonowanie powietrza w nowoczesnych maszynach.

Paulina: To bardzo ciekawe, co powiedziałaś. W jakim stopniu polityka podróży faktycznie kieruje decyzjami zakupowymi?

Katarzyna: Polityka podróży to swoistego rodzaju „ramy”, które mają trzymać budżet w ryzach. W dojrzałych organizacjach nie jest ona martwym przepisem. Cele biznesowe są nadrzędne. Jeśli kluczowe spotkanie wymaga wylotu poza ustalonym limitem cenowym lub klasą, nasza platforma worktrips.com umożliwia elastyczne podejście poprzez proces akceptacji. Bardzo praktycznym rozwiązaniem jest możliwość dodania komentarza przez pracownika. Jeśli system sygnalizuje przekroczenie polityki, podróżny może uzasadnić wybór konkretnej klasy czy połączenia, a przełożony widzi to uzasadnienie przy akceptacji. To buduje zaufanie i pozwala dostosować wydatki do realiów – np. innych stawek na loty po Europie, a innych przy delegacjach do Azji czy USA, gdzie dystans powyżej 5 godzin lotu często automatycznie otwiera możliwość rezerwacji wyższego standardu.

Paulina: Jak dziś wyglądają relacje firm z liniami lotniczymi? Czy dominują negocjowane stawki, czy raczej elastyczne wybory?

Katarzyna: To zależy od skali. Duże firmy stawiają na umowy korporacyjne. Dają one dostęp do stałych upustów od stawek publikowanych, co generuje realne oszczędności. Dla mniejszych firm, które nie mają wymaganych przez przewoźników wolumenów, idealnym rozwiązaniem są programy lojalnościowe dedykowane dla biznesu, jak np. LOT dla Firm czy PartnerPlusBenefit. Pozwalają one firmie zbierać punkty za loty pracowników, które potem można wymienić na nagrody lub kolejne bilety. Na platformie worktrips.com kodowanie biletów w ramach programów dla firm odbywa się automatycznie. A firma może realnie zarządzać korzyściami.

Paulina: Czym kierują się pracownicy, którzy faktycznie rezerwują loty? Jaką rolę odgrywają ich osobiste preferencje?

Katarzyna: Pracownik szuka przede wszystkim wygody i efektywności. Godzina wylotu pozwalająca na domknięcie spraw w biurze przed podróżą służbową jest często ważniejsza niż inne czynniki. Bardzo istotne są też osobiste programy lojalnościowe, jak Miles & More. Na naszej platformie użytkownicy mogą zapisać swoje numery kart lojalnościowych, co sprawia, że przy każdym firmowym zakupie biletu, zbierają mile na swoje prywatne konta. 

Paulina: Przejdźmy do tematu zrównoważonego rozwoju. Jak firmy radzą sobie z raportowaniem śladu węglowego (ESG) w kontekście lotów?

Katarzyna: To temat, który staje się wymogiem prawnym, m.in. przez dyrektywy unijne. Choć loty nie są najbardziej „zielonym” środkiem transportu, firmy starają się nimi zarządzać świadomie. Nasza platforma pozwala na monitorowanie emisji CO₂ przy każdym bilecie. Firma otrzymuje gotowe raporty, które może wykorzystać w swoich sprawozdaniach ESG. WorkTrips współpracuje też z fundacją myClimate, dzięki czemu firmy mają możliwość offsetowania dwutlenku węgla. Zauważalnym trendem, który można dostrzec szczególnie na trasach europejskich, jest wybór pociągów ze względów ekologicznych i logistycznych – dworce w centrach miast to często oszczędność czasu w porównaniu z dojazdem na lotnisko.

Paulina: Jaką radę dałabyś firmom, które chcą odejść od chaosu i manualnego rezerwowania podróży?

Katarzyna: Kluczem jest digitalizacja i uporządkowanie procesów. Platforma online, jak worktrips.com, to nie tylko, powiedzmy, kolokwialnie narzędzie do „wyklikiwania” biletów w środku nocy. Choć swoją drogą ta „wolność czasowa” jest wspaniała. To przede wszystkim transparentność i bezpieczeństwo. Często firmy obawiają się, że zostaną z systemem online bez wsparcia. W naszym modelu współpracy każdy klient ma opiekuna, a nad rezerwacjami 24/7/365 czuwają doświadczeni agenci. Digitalizacja nie wyklucza wsparcia człowieka. Ona po prostu zdejmuje z barków Travel Managerów pracę operacyjną, dając w zamian kontrolę nad kosztami i zadowolenie pracowników.

Paulina: Gdybyś miała wskazać jedną rzecz, która dziś naprawdę decyduje o wyborze linii lotniczych w podróżach służbowych, to co by to było?

Katarzyna: Z punktu widzenia pracownika: komfort rozumiany jako oszczędność czasu. Z kolei z punktu widzenia firmy to balans między ceną a efektywnością pracownika. Jeśli miałabym wybrać jedną wspólną rzecz, to byłaby to elastyczność, czyli możliwość zmiany planów bez paraliżu budżetu i operacji.

Paulina: Dziękuję za interesującą rozmowę, pełną praktycznych doświadczeń i trafnych obserwacji związanych z podróżami służbowymi oraz liniami lotniczymi.

Katarzyna: Ja również bardzo dziękuję za zaproszenie i rozmowę.

Tabela porównawcza: Linie regularne vs. tanie linie lotnicze na potrzeby podróży służbowych

Cecha	Linie Regularne (Legacy Carriers)	Tanie Linie (Low-Cost Carriers)
Model wyceny	Kompleksowy	Każda usługa płatna osobno
Siatka połączeń	Globalna, hubowa (przesiadki + loty bezpośrednie)	Punkt-punkt (tylko loty bezpośrednie)
Standard kabiny	Wiele klas (ekonomiczna, ekonomiczna premium, pierwsza)	Zazwyczaj jedna klasa
Elastyczność	Wysoka w taryfach korporacyjnych	Ograniczona (często bezzwrotne)
Koszty dodatkowe	Często w cenie (posiłek, bagaż)	Wysokie opłaty za dodatkowe usługi

 

Najczęściej zadawane pytania

Jakie czynniki decydują o wyborze linii lotniczej?

Wybór linii lotniczej w podróżach służbowych nie sprowadza się dziś już tylko do ceny, lecz również do czasu i elastyczności. Dla firm kluczowe są punktualność, dostępność połączeń i możliwość zmian taryfowych, a dla pracowników – czas przelotu, dopasowanie godzin wylotu do agendy biznesowej oraz komfort, który realnie wpływa na efektywność pracy.

Jak polityka podróży wpływa na realne zakupy biletów?

Polityka podróży definiuje ramy budżetowe, jednak w praktyce biznesowej jest interpretowana elastycznie w zależności od celu delegacji. Większość organizacji dopuszcza przekroczenie limitów cenowych, jeśli wymaga tego nadrzędny interes firmy lub konieczność dotarcia na miejsce w określonym czasie. Systemy rezerwacyjne, jak np. worktrips.com pozwalają na uzasadnienie takich odstępstw poprzez komentarze w procesie akceptacji.

Czym różni się model linii regularnych od tanich przewoźników?

Linie regularne (LC, skrót z języka angielskiego: Legacy Carriers) stawiają na kompleksowość oferty i zasięg globalny, natomiast tanie linie (LCC, skrót z języka angielskiego: Low-Cost Carriers) koncentrują się na najniższym koszcie operacyjnym i lotach bezpośrednich. Przewoźnicy tradycyjni budują wartość poprzez alianse lotnicze, oferując spójny system przesiadkowy i programy lojalnościowe. Tanie linie stosują model à la carte, wyceniając każdą usługę (bagaż, wybór miejsca) oddzielnie.

Czy programy lojalnościowe nadal mają znaczenie w biznesie?

Programy lojalnościowe stanowią ważny element, który przynosi zarówno firmom, jak i podróżującym realne benefity. Pracownicy indywidualnie zbierają punkty (np. Miles & More), co zwiększa ich chęć do korzystania z preferowanych przez firmę przewoźników. Jednocześnie firmy korzystają z programów korporacyjnych (np. PartnerPlusBenefit), które pozwalają na gromadzenie punktów przez organizację.

Co to jest klasa premium economy?

Premium economy to klasa pośrednia między ekonomiczną a biznesową, oferująca więcej przestrzeni na nogi, lepsze fotele i wyższy standard obsługi. Firmy wybierają ją jako rozwiązanie optymalne kosztowo na lotach średnio- i długodystansowych, dbając o komfort pracownika bez ponoszenia kosztów klasy business.

Jak zmierzyć ślad węglowy lotu służbowego?

Nowoczesne platformy do zarządzania podróżami, jak worktrips.com, automatycznie pokazują emisję CO₂ dla każdej rezerwacji biletów lotniczych i kolejowych. Dane te są prezentowane w czasie rzeczywistym, co umożliwia podróżującym pracownikom podejmowanie decyzji o wyborze bardziej zrównoważonych środków transportu, np. pociągu na krótkich trasach.

Jakie są najpopularniejsze programy lojalnościowe linii lotniczych dedykowane dla firm?

Najpopularniejsze programy lojalnościowe dla firm to LOT dla Firm (Polskie Linie Lotnicze LOT), PartnerPlusBenefit (Grupa Lufthansa), BlueBiz (Air France-KLM) oraz On Business (British Airways/Iberia/American Airlines). Programy te pozwalają przedsiębiorstwom gromadzić punkty korporacyjne za podróże służbowe pracowników, niezależnie od mil zbieranych przez nich na kontach indywidualnych. Zebrane punkty można wymieniać na darmowe bilety, podwyższenie klasy podróży (upgrade) lub nagrody rzeczowe oraz w niektórych programach na certyfikaty ESG.

Jakie są najpopularniejsze programy lojalnościowe dla osób indywidualnych w lotnictwie?

Najpopularniejszym programem lojalnościowym dla osób indywidualnych jest Miles & More, z którego korzystają pasażerowie Polskich Linii Lotniczych LOT oraz Grupy Lufthansa. Programy te opierają się na gromadzeniu mil za przebyte dystanse lub wydane kwoty, które podróżny może wymieniać na prywatne bilety, podwyższenie klasy podróży (upgrade) lub dostęp do saloników biznesowych. Oprócz Miles & More kluczowymi programami są Flying Blue (Air France-KLM) oraz Executive Club (British Airways). Nowoczesne platformy do zarządzania podróżami pozwalają na zapisanie numeru karty lojalnościowej bezpośrednio w profilu pasażera, co gwarantuje automatyczne naliczanie punktów przy każdej rezerwacji firmowej. Dzięki temu pracownik czerpie osobiste korzyści z delegacji, nie generując dodatkowych kosztów dla pracodawcy.