ARBEITSPLATZPLATTFORM GESCHÄFTSREISEBESTIMMUNGEN

1. Zweck der Geschäftsordnung

Ziel dieser Geschäftsordnung für Dienstreisen („Worktrips-Geschäftsordnung“) ist die Festlegung einheitlicher, transparenter und marktkonformer Grundsätze für die Organisation von Dienstreisen über die Worktrips-Plattform.

Die Worktrips-Geschäftsordnung unterstützt die Partner der Plattform bei:

• der Optimierung der Kosten für Dienstreisen,
• der Gewährleistung der Sicherheit der Reisenden (Duty of Care),
• der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenstandards,
• der Automatisierung von Buchungs- und Abrechnungsprozessen.

2. Geltungsbereich der Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung legt die allgemeinen Grundsätze für die Nutzung der Worktrips-Plattform fest.

Zusätzlich kann der Partner der Plattform:

• einen Link zu seiner eigenen Dienstreiserichtlinie (Partner-Richtlinie) in der Plattform hinterlegen,
• seine eigene Dienstreiserichtlinie technisch in die Worktrips-Plattform integrieren,
• einzelne Elemente anpassen (Limits, Reiseklassen, Genehmigungsprozesse usw.).

3. Begriffsdefinitionen

Für diese Geschäftsordnung für Dienstreisen gelten folgende Begriffsbestimmungen:

Partner-Administrator – eine vom Partner (Arbeitgeber) benannte Person, die berechtigt ist, Zugänge, Nutzerberechtigungen und die Konfiguration der Worktrips-Plattform auf Seiten des Partners zu verwalten.

Personenbezogene Daten – alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO.

Anbieter touristischer Dienstleistungen – Drittanbieter von Transport-, Übernachtungs- oder sonstigen reisebezogenen Dienstleistungen (insbesondere Fluggesellschaften, Bahnunternehmen, Hotels, Autovermietungen), mit denen Worktrips zur Durchführung von Buchungen zusammenarbeitet.

Namentliche Firmenkreditkarte – auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellte Zahlungskarte (Debit- oder Kreditkarte), die vom Arbeitgeber oder einem in seinem Auftrag handelnden Finanzinstitut ausgegeben wird und zur Begleichung von Dienstreisekosten dient.

Partner – Vertragspartei von Worktrips, insbesondere der Arbeitgeber, der Mitarbeiter auf Dienstreisen entsendet.

Partner-Koordinator – vom Partner benannte Person, die berechtigt ist, Dienstreisen im Namen der Mitarbeiter und anderer Reisender zu buchen sowie Einsicht in Buchungsdaten im vom Partner festgelegten Umfang zu nehmen.

Worktrips – Anbieter von Dienstreise-Management-Dienstleistungen, der die Worktrips-Plattform bereitstellt und Buchungen touristischer Dienstleistungen gemäß den Vorgaben der Nutzer durchführt.

Worktrips-Plattform – das von Worktrips bereitgestellte IT-System zur Planung, Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Dienstreisen.

Dienstreise – Reise, die ein Mitarbeiter oder eine sonstige berechtigte Person im Zusammenhang mit der Erfüllung von Aufgaben für den Partner unternimmt, gemäß geltendem Recht und den internen Regelungen des Partners.

Geschäftsordnung für Dienstreisen – dieses Dokument, das die Grundsätze für Planung, Buchung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen über die Worktrips-Plattform festlegt.

Partner-Richtlinie – vom Partner erstelltes Dokument, das die Regeln für Planung, Buchung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen gemäß den internen Vorgaben des Partners definiert.

Mitarbeiter – Person, die mit dem Partner in einem Arbeits- oder sonstigen Rechtsverhältnis steht und berechtigt ist, die Worktrips-Plattform für Dienstreisen zu nutzen.

Nutzerprofil – individuelles Konto in der Worktrips-Plattform, das einem bestimmten Nutzer zugeordnet ist und die für Buchungen notwendigen Daten enthält.

Buchung – über die Worktrips-Plattform vorgenommene Handlung zur Auswahl und Bestätigung einer Transport-, Übernachtungs- oder sonstigen reisebezogenen Dienstleistung.

DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Nutzerberechtigungen – Umfang der Handlungen, die ein Nutzer in der Worktrips-Plattform ausführen darf (Buchungen, Änderungen, Stornierungen, Zahlungen usw.).

Nutzer – natürliche Person mit Zugang zur Worktrips-Plattform, insbesondere Mitarbeiter, Partner-Koordinator oder Partner-Administrator.

Nutzer-Einwilligung – freiwillige, konkrete, informierte und unmissverständliche Willensbekundung des Nutzers, insbesondere durch Handlung in der Plattform, zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder Belastung der Firmenkarte.

Kapitel I – GRUNDSÄTZE DER PLATTFORMNUTZUNG

1. Rollen und Verantwortlichkeiten

1.1. Worktrips

• stellt die Buchungsplattform zur Verfügung,
• integriert Anbieter (GDS, Fluggesellschaften, Hotels usw.),
• stellt Werkzeuge zur Durchsetzung der Partner-Richtlinie bereit,
• handelt als unabhängiger Verantwortlicher für personenbezogene Daten.

1.2. Partner (Arbeitgeber)

• legt interne Regeln für Dienstreisen fest,
• definiert Budgets und Genehmigungsstufen,
• trägt die Kosten der Dienstreisen.

1.3. Plattformnutzer

• nimmt Buchungen gemäß der Worktrips-Geschäftsordnung vor,
• ist für die Richtigkeit der Daten und die Rechtmäßigkeit der Reise gemäß der Partner-Richtlinie verantwortlich.

2. Nutzerberechtigungen in der Plattform

Die Plattform ermöglicht verschiedene Rollen je nach zugewiesenen Berechtigungen:

• Reisender,
• Buchender (Koordinator),
• Genehmigender (Approver),
• Partner-Administrator.

Der Umfang der Berechtigungen wird vom Partner festgelegt.

3. Planung und Genehmigung von Reisen

Eine Dienstreise muss einen geschäftlichen Anlass haben und sollte im Voraus geplant werden.

Die Worktrips-Plattform kann folgendes unterstützen:

• Buchungen ohne Genehmigungspflicht,
• Buchungen mit Genehmigungspflicht,
• automatische Richtlinienkonformitätsprüfungen.

4. Buchungsgrundsätze

4.1. Flugverkehr

Die Plattform zeigt:

• verfügbare Angebote von Linien- und Billigfluganbietern,
• bevorzugte Kosten für Lang- und Kurzstrecken,
• Optionen als „richtlinienkonform“ oder „nicht richtlinienkonform“.

4.2. Bahnverkehr

Die Plattform zeigt:

• verfügbare Verbindungen,
• Kostenlimits,
• Klassenwahl gemäß Partner-Richtlinie,
• Optionen als „richtlinienkonform“ oder „nicht richtlinienkonform“.

4.3. Unterkunft

Die Plattform zeigt:

• stornierbare und nicht stornierbare Hotelangebote,
• bevorzugte Hotels,
• verhandelte Raten,
• Preislimits,
• Optionen als „richtlinienkonform“ oder „nicht richtlinienkonform“.

5. Kosten und Abrechnung

Die Worktrips-Plattform unterstützt:

• zentrale Abrechnung mit dem Partner,
• Kostenberichterstattung,
• Nutzung der Firmenkreditkarte (Kapitel II).

Der Nutzer ist verpflichtet, die Kosten wirtschaftlich und im Einklang mit der Partner-Richtlinie zu verwalten.

6. Änderungen und Stornierungen

Änderungen von Buchungen sollten unverzüglich und kostenminimierend erfolgen.

Stornierungen sollten gemäß den Tarifbedingungen und kostenminimierend durchgeführt werden.

7. Sicherheit und Duty of Care

Die Worktrips-Plattform kann unterstützen:

• Reiseortung (Traveler Tracker),
• Krisenkommunikation,
• Sicherheitsalarme.

Der Partner entscheidet über den Umfang der Duty-of-Care-Funktionen.

8. Datenschutz

Personenbezogene Daten werden verarbeitet:

• ausschließlich zum Zweck der Reiseorganisation,
• gemäß DSGVO und der Datenschutzerklärung von Worktrips.

Worktrips:

• ist unabhängiger Verantwortlicher für die Daten,
• übermittelt Daten nur an berechtigte Dienstleister.

9. Einhaltung der Partner-Richtlinie (Compliance)

Die Plattform ermöglicht:

• Berichterstattung richtlinienkonformer und nicht konformer Buchungen,
• detallierte Reiseberichte,
• Berichterstattung gemäß Genehmigungsprozess.

Der Partner entscheidet über die Konsequenzen bei Verstößen gegen die Partner-Richtlinie.

Kapitel II – ZAHLUNGEN MIT DER FIRMENKREDITKARTE, DIE MIT DEM NUTZERPROFIL VERKNÜPFT IST

1. Verknüpfung des Nutzerprofils mit der Firmenkreditkarte

Die Worktrips-Plattform ermöglicht die Verknüpfung des Nutzerprofils (Mitarbeiters) mit:

• einer namentlichen Firmenkreditkarte (Debit- oder Kreditkarte),
• die von einer Bank oder einem Finanzinstitut im Auftrag des Arbeitgebers ausgegeben wurde.

Die Verknüpfung der Karte mit dem Nutzerprofil:

• erfolgt auf Antrag des Nutzers oder gemäß Kundenrichtlinie,
• kann ausschließlich vom Nutzer selbst in der Plattform vorgenommen werden,
• erfolgt unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards (Tokenisierung).

Worktrips speichert keine vollständigen Kartendaten, sondern lediglich:

• den Kartentoken,
• begrenzte Identifikationsdaten (z. B. letzte 4 Ziffern, Gültigkeitsdatum).

2. Umfang der Nutzung der Firmenkreditkarte

Vertragspartner und Käufer der Dienstleistungen ist der Partner (Arbeitgeber). Der Nutzer handelt als bevollmächtigte Person.

Die verknüpfte Firmenkarte darf verwendet werden für:

• Zahlung von Transportbuchungen (Flug, Bahn, andere),
• Zahlung von Unterkünften,
• weitere in der Plattform verfügbare Dienstleistungen gemäß Partner-Richtlinie.

Die Nutzung ist ausschließlich für Dienstreisen, im Einklang mit der Partner-Richtlinie und nur für bestätigte Buchungen möglich.

3. Einwilligung des Nutzers zur Belastung der Firmenkreditkarte

Mit der Verknüpfung der Firmenkarte mit seinem Profil erteilt der Nutzer die Einwilligung zur Belastung dieser Karte mit Beträgen aus bestätigten Buchungen über die Worktrips-Plattform.

Der Nutzer nimmt zur Kenntnis, dass nach Erteilung der Einwilligung Belastungen automatisch erfolgen können, ohne weitere Einzelbestätigung.

Die Einwilligung umfasst insbesondere:

• Belastung bei Bestätigung der Buchung,
• Belastungen aus Änderungen oder Stornierungen (z. B. Stornogebühren),
• weitere tarifbedingte Gebühren.

Die Einwilligung ist freiwillig, konkret, informiert und unmissverständlich und wird erteilt durch:

• Ankreuzen eines entsprechenden Feldes (Checkbox),
• Akzeptieren der Worktrips-Geschäftsordnung in der Plattform.

4. Widerruf der Einwilligung und Entfernung der Karte

Der Nutzer kann die verknüpfte Karte jederzeit aus seinem Profil entfernen.

Das Entfernen der Karte entspricht dem Widerruf der Einwilligung für zukünftige Belastungen.

Der Widerruf berührt nicht bereits erfolgte Belastungen oder bestätigte, nicht stornierte Buchungen.

5. Haftung und Abrechnungsgrundsätze

Belastungen der Firmenkarte erfolgen gemäß der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Bank und bleiben Teil der internen Abrechnung zwischen Arbeitgeber und Nutzer.

Worktrips handelt lediglich als technischer Zahlungsmittler und übernimmt keine Haftung für Entscheidungen des Arbeitgebers bezüglich der Kartenutzung.

6. Datenschutz und Zahlungssicherheit

Die Verarbeitung von Kartendaten erfolgt gemäß DSGVO, dem PCI-DSS-Standard und über einen zertifizierten Zahlungsdienstleister (Przelewy24).

Einwilligungsklausel

„Ich erkläre mich damit einverstanden, meine namentliche Firmenkreditkarte mit meinem Nutzerprofil in der Worktrips-Plattform zu verknüpfen und zuzulassen, dass Beträge aus bestätigten Buchungen, einschließlich Änderungs- und Stornogebühren, gemäß der geltenden Worktrips-Geschäftsordnung automatisch von dieser Karte abgebucht werden.“

Kapitel III – SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Diese Worktrips-Geschäftsordnung stellt die Standardregeln für die Nutzung der Plattform dar.

Die endgültige Verantwortung für die Umsetzung der eigenen Richtlinie liegt beim Partner.

Die Worktrips-Plattform stellt die technischen Mittel zu deren Durchsetzung bereit.