W WorkTrips mamy lepsze rozwiązanie niż kalkulator podróży służbowych. Sprawdź!

Doskonale wiemy, czego poszukujesz – odpowiedzi na to, jak zabrać się za rozliczenie kosztów delegacji służbowej. Zanim otworzysz arkusz Excel i kolejne strony www, które działają jak kalkulator delegacji krajowych, pozwól, że przedstawimy Ci nowoczesną technologię, która zupełnie zmienia dotychczasowy ręczny sposób rozliczenia podróży służbowej. Narzędzie worktrips.com może zapewnić Ci pełną kontrolę kosztów krajowych wyjazdów i zagranicznych delegacji. Bez względu na to, czy to podróż służbowa samochodem, czy innym środkiem transportu, możesz zaoszczędzić czas i zoptymalizować koszty. Platforma online to coś znacznie więcej, niż kalkulator podróży służbowej. To narzędzie, w którym nie tylko zaplanujesz wyjazdy, a także wygenerujesz zaawansowane raporty. Chcesz sprawdzić, jak to działa w praktyce? Koniecznie przeczytaj do końca!

Czemu manualne obliczanie kosztów delegacji to strata czasu i pieniędzy?

Tak naprawdę pojęcie podróży służbowej obejmuje znacznie więcej niż samo przemieszczenie się z punktu A do punktu B. Zarządzanie delegacjami to złożony proces logistyczny, w którym należy uwzględnić szereg istotnych elementów, takich jak rezerwacja biletów i noclegów, zapewnienie transferu między lotniskiem a hotelem, a także kwestie związane z wizami i ubezpieczeniami dla pracowników. W WorkTrips doskonale rozumiemy, że każde kolejne polecenie wyjazdu służbowego to dla Ciebie mnóstwo formalności do załatwienia. Zagraniczne delegacje są najbardziej skomplikowane i to one szczególnie spędzają Ci sen z powiek. Z doświadczenia wiemy, że borykasz się z następującymi problemami:

• nieprzewidywalne koszty delegacji służbowej spowodowane brakiem kontroli nad wydatkami w czasie rzeczywistym. Finalne koszty podróży służbowej poznajesz dopiero po fakcie,
• niekończąca się papierologia, która staje się Twoją codziennością. Znasz aż za dobrze problem zagubionych faktur i rachunków oraz konieczność ręcznego wypełniania dokumentów przez pracowników, po powrocie z wyjazdu,
• zmienny czas trwania delegacji, który jest dla Ciebie trudny do monitorowania. Nigdy nie wiesz, ile dokładnie będzie trwała podróż i czy nie zostanie przedłużona przez pracownika np. z powodu zmiany daty spotkania biznesowego.

Prosty kalkulator podróży nie wystarczy, aby działać efektywnie i skutecznie. Wiemy, że potrzebujesz lepszego narzędzia, które wyręczy Cię w rozliczeniu delegacji zagranicznych. 

Poznaj platformę worktrips.com – zagraniczne wyjazdy służbowe pod kontrolą

System worktrips.com jest odpowiedzią na Twoje potrzeby. To narzędzie, które upraszcza nie tylko proces rezerwacji biletów, noclegów czy wynajmu samochodu, ale także automatyzuje obliczanie kosztów delegacji służbowej. Nowe polecenie wyjazdu służbowego przestanie być dla Ciebie złożonym zadaniem, gdyż z poziomu narzędzia możesz zarządzać delegacjami wszystkich pracowników w Twojej firmie.  

Pełna automatyzacja i łatwe obliczanie kosztów delegacji 

Platforma worktrips.com to nie tylko kalkulator rozliczenia podróży. Narzędzie pozwala zaimplementować politykę podróży służbowych, dopasowaną do zasad obowiązujących w Twojej firmie. Dzięki worktrips.com konieczność zwrotu kosztów podróży zostaje wyeliminowana, gdyż pracownicy nie angażują prywatnych środków finansowych na opłacenie delegacji. Wszystkie wydatki będą zebrane na fakturze dla firmy. Rozliczenie jednej faktury jest dużo łatwiejsze, niż całego stosu. Twój dział finansowy Ci za to podziękuje. 

Wszystkie dokumenty i dane w jednym miejscu

Zapomnij o przeszukiwaniu setek maili. Jeżeli pracownik otrzyma polecenie wyjazdu służbowego to może samodzielnie zaplanować swoją podróż na platformie worktrips.com. Może wybrać dogodny hotel i środek transportu w ramach polityki travel. Dzięki cyfrowemu obiegowi, dokumenty i rachunki można załączać bezpośrednio do systemu. Nawet jeżeli pracownik planuje wyjazd krajowy i konieczna jest podróż służbowa samochodem, to na platformie worktrips.com można w kilka kliknięć wynająć auto i poprosić o podstawienie go w określonym miejscu. 

Analityka i raportowanie w czasie rzeczywistym

Na platformie możesz sprawdzić, jakie są realne koszty delegacji służbowej w podziale na działy i projekty. Możesz przeanalizować minimalny czas trwania delegacji, jak i średni czas podróży służbowej w Twojej firmie. Takie dane mogą pozwolić Ci lepiej planować trasy, optymalnie wybierać środki transportu z dbałością o ESG. To funkcjonalności, których prosty kalkulator delegacji krajowych nigdy Ci nie zapewni.

Proste obliczanie kosztów delegacji w Twojej firmie

Jeżeli w wyszukiwarkę wpiszesz hasło: kalkulator podróży służbowych 2024 czy 2025 otrzymasz proste narzędzie, które pozwala przeliczyć stawki za kilometr, ryczałt za dojazd i wysokość diety służbowej. I to właściwie wszytko. Takie dane przydadzą Ci się, kiedy na rozliczenie czeka podróż służbowa samochodem. Z całą pewnością nie ułatwi Ci to rozliczenia delegacji, w której skład wchodzi nie tylko nocleg, ale także przelot samolotem oraz transfer lotnisko-hotel.

A czy platforma worktrips.com sprawdzi się w sytuacji, kiedy pracownik musi zostać w podróży służbowej dłużej, niż planowano? Oczywiście, że tak!  Podróżujący może łatwo samodzielnie dokonać zmian w planie swojej delegacji bezpośrednio na platformie. Wystarczy, że Ty tylko zaakceptujesz te zmiany. Możesz też skorzystać z opcji automatycznego zatwierdzania delegacji, jeżeli mieszczą się one w ustalonej polityce podróży.

Zacznij nowocześnie rozliczać delegacje

Dla naszych ekspertów z WorkTrips pojęcie podróży służbowej to cały, zintegrowany proces – od planu po analizę. System pozwala zarządzać niemal każdym aspektem delegacji. Zapomnij o ręcznym rozliczeniu delegacji zagranicznych. Automatyzuj procesy związane z delegacjami, wyznaczaj limity na bilety i koszty noclegów. Działaj elastycznie, minimalizując czas potrzebny na zaopiekowanie się podróżami służbowymi w Twojej firmie. Zyskaj porządek w dokumentacji oraz błyskawiczny dostęp do historii każdej podróży. Zobacz w akcji platformę worktrips.com i przestań myśleć, że takie rozwiązanie nie jest dla Ciebie.