Stawki negocjowane w hotelach i liniach lotniczych. Jak z nich korzystać w podróżach służbowych?

Regularne delegacje do tych samych destynacji mogą stać się podstawą do wynegocjowania korzystniejszych warunków z hotelami i przewoźnikami. Firma zyskuje w ten sposób nie tylko szansę na obniżenie wydatków, lecz także większą przewidywalność kosztów oraz warunków rezerwacji. Własne umowy nie są przy tym przeszkodą we wdrożeniu platformy do zarządzania podróżami służbowymi. Stawki negocjowane z hotelami i liniami lotniczymi można zaimplementować na worktrips.com, a następnie udostępnić pracownikom firmy. Dzięki temu zespół nadal korzysta z wypracowanych warunków, ale rezerwuje podróże w jednym narzędziu.

Czym są stawki negocjowane?

Stawki negocjowane, nazywane również stawkami korporacyjnymi lub firmowymi, to warunki uzgodnione bezpośrednio pomiędzy przedsiębiorstwem a dostawcą usług turystycznych. W przypadku podróży służbowych dostawcą może być hotel, sieć hotelowa albo linia lotnicza. Negocjacje nie muszą dotyczyć wyłącznie ceny. Umowa może obejmować również:

• warunki anulowania i zmiany rezerwacji, 
• śniadanie wliczone w cenę noclegu, 
• bezpłatny parking lub dostęp do Internetu, 
• konkretny standard pokoju, 
• bagaż rejestrowany, 
• możliwość zmiany terminu lotu, 
• zakres tras lub klas rezerwacyjnych, 
• okres obowiązywania i dostępność uzgodnionych warunków. 

Oceniając ofertę, warto więc porównywać całkowity koszt i elastyczność rezerwacji. Tańszy nocleg bez śniadania i z restrykcyjnymi warunkami anulowania nie zawsze będzie korzystniejszy od nieco droższej stawki firmowej.

Kiedy warto negocjować stawki hotelowe?

Najlepszą podstawą do rozmów z hotelem jest regularny i możliwy do oszacowania wolumen noclegów w konkretnej lokalizacji. Nie chodzi zatem wyłącznie o wielkość przedsiębiorstwa samą w sobie, lecz przede wszystkim o powtarzalność podróży. Załóżmy, że przedstawiciele firmy kilka razy w miesiącu odwiedzają klientów w Warszawie lub Gdańsku. Zwykle wybierają obiekty położone w tej samej części miasta, ponieważ pozwala im to ograniczyć czas oraz koszt lokalnych przejazdów. Firma może zebrać dane o dotychczasowych rezerwacjach, wybrać najczęściej wykorzystywane hotele i zaproponować im stałą współpracę. Negocjacje warto rozważyć, gdy:

• pracownicy często podróżują do tych samych miast; 
• firma regularnie wybiera określony hotel lub sieć; 
• miejsce noclegu musi znajdować się blisko klienta, oddziału lub zakładu; 
• można oszacować roczną liczbę noclegów; 
• przewidywalność kosztów jest istotna dla firmowego budżetu; 
• standardowe warunki rezerwacji są zbyt mało elastyczne. 

Przed rozpoczęciem rozmów należy zestawić nie tylko dane historyczne, lecz także planowane projekty, wydarzenia i nowe kierunki podróży. Hotel będzie zainteresowany przede wszystkim realnym potencjałem współpracy.

Jak negocjować ceny hoteli dla firmy?

Skuteczne negocjacje zaczynają się od danych. Warto sprawdzić liczbę noclegów, średnią cenę pokoju, najczęściej wybierane lokalizacje oraz sezonowość wyjazdów. Aby ułatwić sobie to zadanie, proces można uporządkować w kilku krokach:

1. Zbierz dane o dotychczasowych noclegach. Określ liczbę rezerwacji, wydatki i najważniejsze kierunki podróży. 
2. Oszacuj przyszłe zapotrzebowanie. Uwzględnij planowane projekty, szkolenia, spotkania z klientami i wyjazdy cykliczne. 
3. Wybierz kilka odpowiednich obiektów. Cena jest ważna, ale liczą się również lokalizacja, standard oraz dostępność. 
4. Poproś o porównywalne oferty. Każdy hotel powinien przedstawić warunki dla podobnego typu pokoju i zakresu usług. 
5. Negocjuj całość warunków. Sprawdź cenę, śniadanie, parking, zasady anulowania, podatki lokalne i terminy wyłączone z umowy. 
6. Ustal sposób dokonywania rezerwacji. Zapytaj, czy stawka może być udostępniona w firmowym systemie rezerwacyjnym. 
7. Regularnie oceniaj współpracę. Analizuj dostępność uzgodnionej stawki, wykorzystanie umowy oraz rzeczywisty koszt pobytów. 

Trzeba również ustalić, czy hotel gwarantuje dostępność stawki, czy oferuje ją wyłącznie wtedy, gdy pozostają wolne pokoje. 

Czy stawka firmowa zawsze jest najtańsza?

Nie zawsze. Publiczna promocja hotelu w określonym terminie może okazać się tańsza od stawki zapisanej w umowie. Porównanie ma jednak sens wyłącznie wtedy, gdy obejmuje ten sam standard pokoju, zakres usług oraz warunki anulowania. Stawka korporacyjna może być korzystna również wtedy, gdy nie jest najniższą ceną widoczną w wynikach. Jej wartością mogą być elastyczne zasady zmiany rezerwacji, śniadanie, parking albo większa przewidywalność budżetu.

Stawki negocjowane z liniami lotniczymi

Firmy regularnie korzystające z połączeń na określonych trasach mogą również rozmawiać o warunkach z liniami lotniczymi. W tym przypadku umowa może dotyczyć wybranych kierunków, klas rezerwacyjnych, rabatów, bagażu oraz zasad zmiany i zwrotu biletu. Przed rozpoczęciem negocjacji warto przeanalizować:

• najczęściej wybierane trasy; 
• liczbę i wartość kupowanych biletów; 
• udział poszczególnych przewoźników; 
• klasy podróży wykorzystywane przez pracowników; 
• częstotliwość zmian i anulowania lotów; 
• wydatki na bagaż oraz usługi dodatkowe. 

Taryfa korporacyjna nie powinna być oceniana wyłącznie przez pryzmat ceny biletu. W podróżach biznesowych możliwość zmiany terminu może mieć większe znaczenie niż niewielka różnica cenowa. Spotkania bywają przekładane, a koszt zakupu nowego biletu potrafi szybko zniwelować wcześniejszą oszczędność.

Taryfy firmowe i programy lojalnościowe mogą działać równolegle

Program lojalnościowy linii lotniczej nie jest tym samym co wynegocjowana taryfa. Taryfa określa warunki zakupu biletu, natomiast program lojalnościowy pozwala gromadzić punkty lub mile za odbywane podróże. Oba rozwiązania mogą się uzupełniać. Firma korzysta z uzgodnionych warunków, a jednocześnie zbiera punkty w programie korporacyjnym. Pracownicy mogą natomiast gromadzić mile na swoich kontach indywidualnych, o ile pozwalają na to zasady danego programu i polityka firmy. Na platformie worktrips.com użytkownicy mogą zapisać numery kart lojalnościowych w swoich profilach. Dzięki temu nie trzeba wpisywać ich od nowa przy każdej rezerwacji. Więcej informacji znajduje się w Poradniku Dlaczego warto zbierać mile lotnicze?.

Programy lojalnościowe warto traktować jako dodatkowy element zarządzania podróżami. Nie powinny skłaniać do wyboru droższego lub mniej dogodnego połączenia tylko po to, aby zdobyć punkty. Pierwszeństwo powinny mieć koszt całej podróży, czas przejazdu, elastyczność biletu i zgodność z polityką firmy.

Jak wdrożyć własne stawki na platformie worktrips.com?

Posiadanie własnych umów z hotelami lub przewoźnikami nie wyklucza korzystania z platformy do zarządzania podróżami służbowymi. Firma może przekazać worktrips.com dokumenty zawierające wynegocjowane warunki, a odpowiedni dział wdroży je na koncie organizacji.

Proces obejmuje cztery etapy:

1. Firma przekazuje WorkTrips zawartą umowę. 
2. Zespół WorkTrips implementuje uzgodnione stawki na koncie firmy. 
3. Warunki zostają udostępnione pracownikom objętym danym kontem. 
4. Użytkownicy mogą zaznaczyć opcję „stawki własne” i wyszukiwać oferty na warunkach swojej organizacji. 

Pracownik nie musi samodzielnie kontaktować się z hotelem, sprawdzać zapisów umowy ani obliczać rabatu. Własne stawki są dostępne podczas standardowego procesu wyszukiwania i rezerwowania podróży. Firma zachowuje w ten sposób korzyści wynikające z zawartych kontraktów, a jednocześnie porządkuje rezerwacje w jednym środowisku. Ogranicza to liczbę wiadomości, telefonów i ręcznych czynności związanych z obsługą delegacji.

Jak zwiększyć wykorzystanie wynegocjowanych stawek?

Samo podpisanie umowy nie wystarczy. Pracownicy muszą wiedzieć, które oferty wybierać i dlaczego jest to korzystne dla organizacji. Na platformie worktrips.com firma może oznaczyć wybrane obiekty jako hotele polecane i prezentować je wysoko w wynikach wyszukiwania. Takie rozwiązanie sprawdza się na przykład wtedy, gdy hotel znajduje się blisko biura klienta, zapewnia odpowiedni standard i oferuje stawkę korporacyjną.

Dodatkowym wsparciem są komunikaty dla pracowników. 

Firma może przypomnieć, że podczas podróży służbowej do wskazanego miasta należy w pierwszej kolejności sprawdzić konkretne obiekty lub oferty określonej sieci. Warto przy tym rozróżnić trzy pojęcia:

Element	Znaczenie
Stawka negocjowana	Warunki cenowe i rezerwacyjne ustalone z dostawcą
Hotel polecany	Obiekt rekomendowany przez firmę, np. ze względu na cenę lub lokalizację
Polityka podróży	Zasady określające limity, standardy i sposób akceptacji rezerwacji

Hotel polecany nie musi mieć stawki negocjowanej, a wynegocjowana cena nie zawsze oznacza obowiązek wyboru danego obiektu. Zależy to od zasad przyjętych przez firmę. Więcej informacji o ich projektowaniu znajduje się w artykule Polityka podróży dla firm korzystających z narzędzi online.

 

Najczęściej zadawane pytania

Czy po wdrożeniu platformy worktrips.com firma zachowuje własne stawki?

Tak. Firma może przekazać do WorkTrips umowy zawarte z hotelami lub liniami lotniczymi. Wynegocjowane stawki są następnie implementowane na jej koncie i udostępniane pracownikom.

Czy pracownik może wyszukać wyłącznie oferty ze stawką firmową?

Na platformie worktips.com użytkownik może skorzystać z opcji „stawki własne”, aby wyszukiwać oferty dostępne na warunkach wynegocjowanych przez jego firmę.

Czy tylko duże przedsiębiorstwa mogą negocjować ceny hoteli?

Nie. Oferta publiczna może być czasowo tańsza, dlatego należy porównywać ten sam standard pokoju, usługi dodatkowe i warunki anulowania. Stawka firmowa może zapewniać inne korzyści, takie jak większa elastyczność lub przewidywalność wydatków.

Czy stawka korporacyjna zawsze oznacza najniższą cenę?

Na co dzień korzystamy z komunikatora firmowego i spotkań online. W razie potrzeby organizujemy też warsztaty i spotkania na żywo w biurze.

Czy program lojalnościowy zastępuje taryfę korporacyjną?

Nie. Taryfa korporacyjna określa warunki zakupu, natomiast program lojalnościowy umożliwia zbieranie punktów albo mil. Oba mechanizmy mogą być wykorzystywane równolegle.