Case Study

Geschäftsreisen eines der führenden IT-Dienstleister in Polen

Britenet ist eine Organisation, die Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Transformation unterstützt – durch Softwareentwicklung und IT-Personaloutsourcing. Das Unternehmen setzt auf innovative Lösungen, die die Geschäftsprozesse seiner Kunden optimieren. Geschäftsreisen werden in erster Linie von festangestellten Mitarbeitern unternommen, denen funktionale und auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen wichtig sind.

  • Durchschnittliche Reisedauer: ca. 1–2 Tage
  • Durchschnittliche Reisekosten: ca. 500 PLN
  • Im Jahr 2022 unternahmen die Mitarbeiter von Britenet insgesamt 896 Dienstreisen

Ziele

  • Verkürzung der Wartezeit auf ein Angebot.
  • Senkung der Geschäftsreisekosten.
  • Automatisierung des Buchungsprozesses und Zuweisung der Verantwortung an ausgewählte Mitarbeiter.
  • Beschleunigung des Rechnungserhalts für die Erbringung der Dienstleistung.
  • Unterstützung der Mitarbeiter während der Reise.

Vorgehensweise

  • Buchungen erfolgen sofort, daher wurde die Verwaltungszeit für Dienstreisen erheblich verkürzt. Früher schickte der Kunde eine Anfrage an einen Vermittler, und die Antwortzeit betrug bis zu mehreren Stunden. Heute dauert eine Buchung wenige bis maximal einige zehn Minuten.
  • Die große Angebotsauswahl ermöglicht es, die preislich günstigste Option zu wählen.
  • Es wurden vier Personen im Unternehmen bestimmt, die Genehmigungsrechte mit manuellem Autorisierungsprozess erhalten haben. Im Alltag arbeiten zwei davon mit dem System, die anderen zwei haben Zugang für Vertretungszwecke. Zu den Aufgaben der benannten Personen gehört die Sicherstellung aller Formalitäten rund um die Organisation und anschließende Abrechnung von Dienstreisen.
  • Es wurde eine Reiserichtlinie mit Budgetlimits und Genehmigungsprozessen für außergewöhnliche Reisen definiert.
  • Anpassung des Tools an die Bedürfnisse des Unternehmens.

Ergebnisse und Schlussfolgerungen

  • Die Wartezeit auf ein Angebot wurde auf ein Minimum reduziert.
  • Die große Auswahl an auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittenen Angeboten – nach Standort und Preis – führte zu einer Senkung der Geschäftsreisekosten.
  • Es wurde die Möglichkeit geschaffen, die Reisekosten eingehend zu analysieren, was eine Optimierung in der Zukunft ermöglicht.
  • Die automatisierte Reiserichtlinie hat zu einer reibungslosen Abwicklung von Dienstreisen vom Eingang des Geschäftsreiseantrags bis zur Abrechnung der Reise geführt.
  • Für den Kunden war nicht nur der Zeitpunkt der Buchung wichtig, sondern auch der Zeitpunkt, zu dem er die Rechnung erhält. Die Beschleunigung dieses Prozesses hat die Abrechnung von Dienstreisen erheblich verbessert.
  • Möglichkeit zur schnellen Lösung etwaiger Probleme während der Reise dank 24-Stunden-Support.
  • Bargeldlose Reisen.
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