Jak wygląda onboarding narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi?

Onboarding narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi zaczyna się tak naprawdę od poznania procesów danej firmy, a kończy wtedy, gdy użytkownicy potrafią samodzielnie pracować na odpowiednio skonfigurowanej platformie. Pomiędzy tymi etapami są jeszcze formularz konfiguracyjny, ustawienie zasad, testy  oraz szkolenia. W WorkTrips nad całym procesem czuwa dedykowany opiekun, a klient przed startem może sprawdzić działanie narzędzia na własnej konfiguracji. 

W skrócie o wdrożeniu platformry worktrips.com

• Potrzeby firmy są badane jeszcze przed podpisaniem umowy.
• Potencjalny klient otrzymuje dostęp do ogólnej wersji demonstracyjnej ze wszystkimi funkcjami.
• Po podpisaniu umowy wypełnia formularz konfiguracyjny.
• Zespół WorkTrips przygotowuje platformę zgodnie z procesem, strukturą i zasadami klienta.
• Administratorzy i podróżujący pracownicy przechodzą szkolenia oraz otrzymują materiały instruktażowe.
• Po uruchomieniu administrator może samodzielnie zarządzać użytkownikami i wieloma ustawieniami.

Czym jest onboarding narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi?

Onboarding to nic innego przygotowanie platformy worktrips.com, użytkowników i firmowych zasad do obsługi rzeczywistych delegacji. Nie sprowadza się do przekazania loginów. Narzędzie powinno odzwierciedlać sposób działania organizacji: kto podróżuje, kto rezerwuje, kto zatwierdza koszty i jak wydatki trafiają do odpowiedniej spółki, działu lub projektu. W praktyce oznacza to wspólne przejście od obecnego procesu do konfiguracji, która upraszcza codzienną pracę. Część firm potrzebuje jednej polityki podróży. Inne korzystają z wielu polityk, grup podróżujących, centrów kosztowych, raportów oraz funkcji związanych z wyjazdami na wydarzenia. Platforma worktrips.com jest konfigurowana dla klienta zgodnie z tym zakresem.

Przygotowanie zaczyna się przed podpisaniem umowy

Pierwsze rozpoznanie potrzeb odbywa się już podczas rozmów z potencjalnym klientem. Specjaliści WorkTrips sprawdzają, jak firma organizuje wyjazdy, jakie ma trudności i których funkcji potrzebuje. Dzięki temu późniejsze wdrożenie nie zaczyna się od pustej kartki. Na tym etapie klient może korzystać z ogólnej wersji demonstracyjnej. Widzi w niej pełny przekrój możliwości platformy i może swobodnie sprawdzać jej działanie. Pozwala to ocenić narzędzie przed podjęciem decyzji o współpracy.

Jakie informacje firma przygotowuje do wdrożenia?

Po podpisaniu umowy klient otrzymuje formularz konfiguracyjny. Jego kompletne wypełnienie ma bezpośredni wpływ na tempo pracy. Im szybciej zespół wdrożeniowy otrzyma uzgodnione dane, tym szybciej może przygotować platformę. Najczęściej potrzebne są:

• lista użytkowników;
• struktura działów i przełożonych;
• wskazanie administratorów oraz osób akceptujących;
• podział pracowników na grupy podróżujących;
• polityka podróży i limity kosztów;
• zasady zatwierdzania rezerwacji;
• centra kosztowe, projekty lub inne oznaczenia wydatków;
• dane spółek potrzebne do wystawiania faktur;
• uzgodniony sposób podziału faktur zbiorczych;
• informacje o umowach i stawkach wynegocjowanych z hotelami lub liniami lotniczymi;
• wybrany sposób płatności;
• zakres funkcji, z których firma chce korzystać.

Jak wygląda wdrożenie platformy do zarządzania podróżami służbowymi?

Analiza potrzeb i wybór funkcji

Informacje z wcześniejszych rozmów oraz formularza konfiguracyjnego tworzą podstawę wdrożenia. Klient określa, czy chce korzystać z całego dostępnego zakresu, czy tylko z wybranych możliwości. Przykładowo jedna firma może potrzebować prostego procesu rezerwacji i jednej polityki. Inna wybierze kilka grup podróżujących, różne limity, raporty dotyczące kont, podróży i usług, wydarzenia z góry przygotowane w systemie oraz podział kosztów pomiędzy kilka spółek.

Konfiguracja polityki i akceptacji podróży służbowych

Zasady zapisane w polityce podróży służbowych są odwzorowywane w systemie. Konfiguracja może określać limity noclegów i transportu, reguły dla różnych grup i lokalizacji oraz sposób obsługi rezerwacji przekraczających przyjęte wartości. Podróż zgodna z polityką może zostać zaakceptowana automatycznie. Firma może również zdecydować, że wybrane lub wszystkie rezerwacje wymagają zgody wskazanej osoby. Dzięki temu proces zatwierdzania odpowiada strukturze organizacji, zamiast narzucać jej jeden sztywny schemat.

Ustawienie kosztów faktur i płatności

Na etapie wdrożenia ustalany jest także sposób obsługi dokumentów i płatności. Firma WorkTrips może wystawiać faktury zbiorcze, przy czym usługi mogą zostać rozdzielone, na przykład na loty, hotele i pozostałe rezerwacje czy usługi dodatkowe, jak ubezpieczenie, wizy czy transfer lotnisko-hotel. Dokumenty mogą być też przypisane do różnych spółek zgodnie z uzgodnionym modelem. Jeżeli klient chce korzystać z płatności kartą, takie rozwiązanie może zostać przygotowane na jego życzenie. Do platformy można również wprowadzić stawki wynegocjowane wcześniej z hotelami lub przewoźnikami. Firma może potrzebować dodatkowych informacji przy każdej podróży. W podsumowaniu rezerwacji da się wtedy umieścić pola dopasowane do jej procesu, na przykład wybór centrum kosztowego albo oznaczenie, że wyjazd jest finansowany z budżetu szkoleniowego. Takie dane ułatwiają późniejsze raportowanie i księgowanie.

Dodanie użytkowników i nadanie uprawnień

Na początku specjaliści WorkTrips mogą zbiorczo wprowadzić użytkowników na podstawie gotowej listy. Po uruchomieniu administrator klienta może samodzielnie dodawać i usuwać osoby oraz aktualizować ustawienia.

System rozróżnia podróżujących aktywnych i pasywnych

Podróżujący aktywny ma konto, login i hasło. Może samodzielnie rezerwować swoje wyjazdy. Rezerwacja trafia do osoby akceptującej albo zostaje zaakceptowana automatycznie, jeżeli spełnia zasady polityki. Podróżujący pasywny nie ma własnego konta. Podróż rezerwuje za niego administrator lub inny użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami. Ta druga opcja przydaje się między innymi podczas wyjazdów z kontrahentami. Handlowiec może zarezerwować podróż dla siebie, a następnie dodać kontrahenta jako podróżującego pasywnego i przygotować dla niego bilety w ramach tego samego wyjazdu.

Szkolenia dla administratorów i podróżujących

Samo przygotowanie systemu nie wystarczy. Osoby, które będą z niego korzystać, muszą wiedzieć, jak wykonać swoje zadania. WorkTrips szkoli administratorów podróży oraz podróżujących pracowników, uwzględniając różnice między ich rolami. Klient otrzymuje także:

• filmy instruktażowe;
• przewodniki PDF przygotowane osobno dla administratorów i podróżujących;
• odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania;
• krótkie materiały opisujące poszczególne funkcje;
• materiały do komunikacji wewnętrznej, także do firmowego intranetu.

Dzięki temu pracownik może wrócić do instrukcji przy pierwszej samodzielnej rezerwacji. Administrator ma z kolei osobne materiały dotyczące zarządzania użytkownikami i konfiguracją.

Uruchomienie platformy worktrips.com

Po zakończeniu testów i szkoleń firma może rozpocząć rzeczywiste rezerwacje.  Jeżeli w firmie regularnie wyjeżdżają dwa działy, system można przygotować właśnie dla nich. 

Kto uczestniczy w procesie wdrożenia?

Po stronie WorkTrips klient otrzymuje dedykowanego opiekuna, który zarządza procesem i pozostaje stałym punktem kontaktu. W pracach uczestniczą również osoby z działu wdrożeń oraz obsługi klienta. Po stronie klienta potrzebna jest osoba odpowiedzialna za obszar podróży służbowych. Jej stanowisko zależy od struktury firmy. Może to być osoba zarządzająca biurem, pracownik administracji, asystent zarządu, prokurent albo osoba decyzyjna.

Co dzieje się po uruchomieniu platformy?

Po starcie firma nie zostaje z niezmiennym zestawem ustawień. Administrator może zarządzać użytkownikami i modyfikować konfigurację w trakcie współpracy. Gdy zmienia się struktura organizacji albo sposób akceptowania wyjazdów, platformę można dostosować do nowych warunków. Narzędzie worktrips.com umożliwia również integracje, między innymi z rozwiązaniami SSO oraz systemami ERP i HR. Ich zakres jest ustalany indywidualnie, dlatego powinien wynikać z potrzeb i środowiska technicznego klienta. Dedykowany opiekun pozostaje osobą, z którą klient może się kontaktować. Podróżujący mogą także korzystać ze wsparcia obsługi klienta dostępnego 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, przez cały rok. 

Wybierz narzędzie do podróży służbowych, które będzie lekkie we wdrożeniu

Onboarding narzędzia worktrips.com do zarządzania podróżami służbowymi obejmuje poznanie potrzeb, konfigurację zasad, dodanie użytkowników, testy, szkolenia i uruchomienie. Proces zaczyna się jednak wcześniej. Jeszcze przed podpisaniem umowy klient może poznać pełną wersję demonstracyjną i sprawdzić, czy sposób działania platformy odpowiada jego organizacji. W następnym kroku odbywają się szkolenia użytkowników i rozpoczyna rezerwacje dopiero wtedy, gdy proces jest gotowy. Później administrator może samodzielnie zarządzać wieloma elementami, a dedykowany opiekun pozostaje dostępny. Chcesz sprawdzić, jak platforma może zostać skonfigurowana dla Twojej firmy? Umów prezentację, przetestuj dostępne funkcje i porozmawiaj z nami o procesie podróży służbowych w Twojej organizacji.

 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące onboardingu platformy worktrips.com

Czy można przetestować worktrips.com przed podpisaniem umowy?

Tak. Potencjalny klient otrzymuje dostęp do ogólnej wersji demonstracyjnej, która pokazuje pełny przekrój funkcji. Może swobodnie sprawdzić narzędzie przed podjęciem decyzji.

Czy zespół specjalistów WorkTrips może pomóc przygotować politykę podróży?

Tak. Jeżeli firma nie ma polityki podróży, specjaliści WorkTrips mogą zaproponować model, zebrać potrzebne ustalenia i przełożyć zaakceptowane zasady na ustawienia platformy.

Kto powinien uczestniczyć we wdrożeniu platformy worktrips.com po stronie firmy?

Potrzebna jest osoba odpowiedzialna za podróże służbowe i znająca obecny proces. Zależnie od firmy może to być osoba zarządzająca biurem, pracownik administracji, asystent zarządu, prokurent lub osoba decyzyjna.

Czy pracownik musi mieć konto, aby można było zarezerwować mu podróż?

Nie. Podróżujący pasywny nie ma własnego konta, a rezerwację wykonuje za niego administrator lub uprawniony użytkownik. Tak można obsłużyć również podróż kontrahenta albo innej osoby spoza organizacji.

Czy administrator może sam dodawać użytkowników?

Tak. Podczas wdrożenia, specjaliści WorkTrips mogą wprowadzić pierwszą listę zbiorczo. Później administrator klienta może samodzielnie dodawać i usuwać użytkowników oraz aktualizować konfigurację.

Jakie materiały otrzymują użytkownicy?

Firma WorkTrips udostępnia filmy instruktażowe, przewodniki PDF dla administratorów i podróżujących, FAQ oraz krótkie materiały o funkcjach.

Czy platformę można połączyć z innymi systemami firmy?

Tak. Możliwe są między innymi integracje z SSO oraz systemami ERP i HR. Dokładny zakres jest uzgadniany indywidualnie podczas rozmów o potrzebach i konfiguracji.