Case Study

Polens führender Anbieter von IT-Dienstleistungen und maßgeschneiderten Lösungen

Billennium unterstützt Unternehmen durch die Optimierung von Prozessen, die Entwicklung individueller Software sowie durch IT-Outsourcing-Dienstleistungen. In 95 % der Fälle werden die Reisen von fest angestellten Mitarbeitenden (IT-Beratern) unternommen, wobei für Inlandsreisen der Bahnverkehr und für internationale Reisen der Flugverkehr bevorzugt wird.

  • 700+ Reisen vom 3. Quartal 2019 bis zum 1. Quartal 2020
  • Durchschnittliche Aufenthaltsdauer: 3 Tage
  • Durchschnittliche Reisekosten: 160,87 EUR

Ziele

  • Einblick in die Reisekosten gewinnen.
  • Automatisierung und Beschleunigung des Buchungsprozesses.
  • Entlastung der internen Verwaltung.
  • Berichterstattung ausschließlich in PLN.

Vorgehensweise

  • Wir haben den Kunden hinsichtlich bewährter Praktiken für die Reiserichtinie und Budgetgrenzen beraten.
  • 3 ausgewählte Vertreter erhielten Freigaberechte mit einem manuellen Genehmigungsprozess.
  • Wir haben alle Mitarbeitenden als Benutzer des Tools importiert, damit sie eigenständig buchen können.
  • Gewährleistung eines Rund-um-die-Uhr-Supports für Reisende.
  • Einstellung der Berichtswährung auf den polnischen Złoty.

Ergebnisse und Schlussfolgerungen

  • Dank der anfänglichen Beratung zu den Einstellungen der Reiserichtlinie hat unser Kunde die Lernkurve übersprungen und von Beginn der Zusammenarbeit an hohe Kosten vermieden.
  • Der Kunde entschied sich dafür, zunächst mit einem manuellen Genehmigungsprozess zu starten, um in der Anfangsphase der Tool-Einführung mehr Kontrolle zu haben.
  • Wir haben eine sehr hohe Akzeptanzrate des Tools erreicht, mit einem Anstieg der Anzahl der gebuchten Reisen um 81 % im Quartalsvergleich.
  • Der Kunde hatte um die Einführung einer Funktion zur Buchung mehrerer Reisen gebeten, die Ende November 2020 umgesetzt wurde.
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