17 funkcji, które powinien mieć dobry system business travel

Dobrze wybrany system business travel nie służy już tylko do rezerwacji lotów, pociągów i hoteli. W przedsiębiorstwach, które regularnie organizują podróże służbowe, niezwykle istotny jest cały proces, zaczynając od planowania wyjazdu, poprzez akceptację, możliwe opcje płatności i bezpieczeństwo pracownika, a kończąc na rozliczeniu kosztów. Dlatego wybierając platformę do zarządzania podróżami służbowymi, należy więc pamiętać, że narzędzie powinno pomagać podróżnym, managerom, HR, administracji i księgowości. Każdej z tych grup w trochę inny sposób. W dzisiejszym Poradniku przybliżymy 17 najistotniejszych funkcji, które powinien posiadać system business travel wybrany przez Twoją firmę.

Czym jest system business travel?

System business travel to platforma online, która pozwala firmie planować, rezerwować, akceptować, monitorować, a także rozliczać podróże służbowe w jednym miejscu. Precyzując temat, to tak naprawdę takie narzędzie łączy kilka obszarów:

• rezerwację transportu i noclegów, 
• firmową politykę podróży, 
• układa workflow akceptacji, 
• pozwala na tworzenie profili podróżnych, 
• porządkuje płatności i faktury zbiorcze za delegacje, 
• umożliwia raportowanie kosztów, 
• dba o bezpieczeństwo pracowników, 
• zapewnia wsparcie w trakcie podróży. 

Najlepsze systemy business travel zdejmują z ludzi powtarzalną pracę. Sprawiają, że w obrębie obsługi podróży służbowych jest mniej maili, mniej ręcznych akceptacji oraz mniej plików Excel.

Rezerwacja wszystkich usług w jednym miejscu

Pierwsza funkcja dobrego systemu business travel jest prosta: pracownik powinien móc zaplanować całą podróż w jednym narzędziu. Dotyczy to takich usług jak: loty, hotele, pociągi, wynajem samochodów. To duże uproszczenie procesu, gdyż ręcznie dokonywane rezerwacje bardzo szybko tworzą chaos. Lot jest w jednym mailu, hotel w drugim, a faktura od przewoźnika w osobnym panelu. Przy kilku podróżach miesięcznie da się to jeszcze opanować. Przy kilkudziesięciu zaczyna się codzienna praca operacyjna.

Self-booking, czyli samodzielna rezerwacja w ramach zasad firmy

System business travel powinien umożliwiać pracownikom samodzielne planowanie podróży służbowych. To tak zwany self-booking. Nie oznacza to pełnej dowolności, ale rezerwację w ramach zasad ustalonych przez firmę. System pokazuje, które opcje są zgodne z polityką podróży, a które nie, więc pracownik widzi od razu, co może wybrać. Dla podróżnego oznacza to większą wygodę i wpływ na własny wyjazd. Może wybrać godzinę lotu, hotel bliżej miejsca spotkania albo trasę, która lepiej pasuje do jego dnia pracy. Zaś dla firmy self-booking oznacza mniej maili, mniej ręcznego ustalania szczegółów i większą przejrzystość procesu. Administracja nie musi rezerwować wszystkiego za pracownika, a jednocześnie organizacja nadal zachowuje kontrolę nad kosztami i zgodnością z polityką travel.

Dynamiczne porównywanie cen i ofert lotów i hoteli

Dobry system do zarządzania podróżami służbowymi powinien umożliwiać porównywanie wielu opcji w czasie rzeczywistym. Tak właściwie to nie zawsze chodzi tylko o najniższą cenę. W podróżach służbowych liczy się przede wszystkim: godzina lotu, liczba przesiadek, warunki taryfy (czy jest dostępna anulacja), czy też możliwość dokonywania zmian w rezerwacji. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak taki system do rezerwacji podróży służbowej działa od środka i czym jest deduplikacja hoteli i pokoi, to przeczytaj ten Poradnik.

Polityka podróży służbowych automatycznie wpisana w proces

Polityka podróży służbowych nie powinna być dokumentem, którego ktoś szuka w folderze dopiero wtedy, gdy pojawi się problem. Właściwie wybrany system business travel powinien automatycznie pokazywać, czy dana rezerwacja jest zgodna z zasadami firmy. Dzięki temu podróżujący pracownik od razu wie, które opcje mieszczą się w limicie, a osoba zatwierdzająca nie musi ręcznie sprawdzać każdego szczegółu. W praktyce system może uwzględniać składowe elementy podróży:

• limity cenowe hoteli, 
• klasy podróży, 
• limity dla lotów krótkich i długich, 
• różne zasady dla krajów i regionów, 
• różne zasady dla grup pracowników, 
• wyjątki wymagające dodatkowej akceptacji. 

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o tym, co powinna zawierać polityka podróży służbowych, to więcej informacji znajdziesz tutaj.

Workflow akceptacji podróży służbowych

W organizacjach, w których pracownicy podróżują regularnie, akceptacja wyjazdu nie może zależeć od tego, czy jedna osoba akurat jest przy komputerze. System powinien umożliwiać ustawienie workflow akceptacji, czyli jasnej ścieżki zatwierdzania podróży. Może to być akceptacja automatyczna, jeśli rezerwacja mieści się w polityce firmy, albo manualna, jeśli wyjazd przekracza ustalone limity. Skuteczny workflow podróży służbowych pozwala ustawić:

• akceptację przez przełożonego, 
• akceptację wieloetapową, 
• zastępstwa na czas urlopu (tzw. moduł zastępstw), 
• mailowe powiadomienia o podróżach oczekujących na decyzję, 
• inne zasady dla różnych grup pracowników. 

Profile podróżnych bezpośrednio w systemie do rezerwacji podróży

Jednorazowe stworzenie profil podróżnych bezpośrednio w systemie skraca rezerwację i przede wszystkim ogranicza możliwość błędów. W systemie można zapisać dane, które są potrzebne przy kolejnych wyjazdach:

• dane osobowe i kontaktowe, 
• dokumenty podróży (paszport i dowód osobisty), 
• preferencje językowe, 
• programy lojalnościowe pracowników.

Zarządzanie grupami podróżujących na platformie

Nie wszyscy pracownicy podróżują tak samo. Inne potrzeby ma konsultant, który regularnie jeździ do klientów, inne osoba lecąca raz w roku na konferencję, a jeszcze inne Zarząd. Dlatego system business travel powinien pozwalać tworzyć grupy podróżujących. Grupy w zależności od indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa mogą być oparte na: działach, stanowiskach,  częstotliwości podróży czy rodzaju delegacji. To pomaga firmie dopasować zasady do realnego sposobu pracy. 

Centra kosztowe jako pomoc w rozliczaniu delegacji

Centra kosztowe są szczególnie ważne dla firm, które rozliczają podróże według działów, projektów, spółek lub klientów. Narzędzie do zarządzania podróżami służbowymi powinien pozwalać przypisać koszt wyjazdu do właściwego miejsca. Dzięki temu dział finansowy nie musi później ręcznie ustalać, czy dany hotel dotyczył projektu A czy B, działu sprzedaży czy wyjazdu zarządu. 

Raportowanie, analityka i kontrola budżetu

W idealnej sytuacji, to właśnie raportowanie podróży służbowych i analityka powinny iść w parze z zarządzaniem budżetem. Same dane nie wystarczą. Ważne jest to, czy firma potrafi na ich podstawie podejmować decyzje. Dobry system business travel powinien pokazywać między innymi:

• koszty podróży według działów, 
• koszty według centrów kosztowych, 
• wydatki według kierunków, 
• liczbę podróży, 
• najczęściej wybierane usługi, 
• odchylenia od polityki podróży, 
• trendy kosztowe w czasie. 

Dzięki temu firma nie musi czekać do końca miesiąca, aż ktoś ręcznie przygotuje zestawienie. Decydenci mogą analizować dane w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji dotyczących np. optymalizacji.

Łatwe rozliczanie podróży służbowych

Podróż służbowa nie kończy się w momencie powrotu pracownika. Dla księgowości często zaczyna się wtedy drugi etap: faktury, płatności i inne dokumenty… Narzędzie do zarządzania podróżami powinno upraszczać rozliczenia poprzez:

• faktury zbiorcze (które ułatwiają też działanie w KSeF), 
• cyfrowy obieg dokumentów, 
• możliwość podpięcia karty, 
• raporty usług, 
• przypisanie kosztów do właściwych centrów kosztowych, 
• ograniczenie liczby rozproszonych dokumentów. 

Kalkulacja śladu węglowego podróży służbowych

Coraz więcej firm patrzy na podróże służbowe także przez pryzmat ESG. Dlatego dobry system do podróży służbowych powinien pokazywać ślad węglowy już na etapie planowania. To pozwala porównać różne opcje transportu nie tylko pod kątem ceny i czasu, ale też emisji. Taka funkcjonalność pomaga:

• wspierać cele ESG, 
• promować bardziej świadome wybory, 
• przygotowywać raporty środowiskowe, 
• analizować wpływ podróży na emisje, 
• budować bardziej odpowiedzialną politykę travel.

Informacje wizowe i wymagania wjazdowe

Przy delegacjach zagranicznych rezerwacja lotu to dopiero początek. Pracownik musi wiedzieć, czy potrzebuje wizy, dodatkowych dokumentów lub szczepień. Dobry system business travel powinien ułatwiać dostęp do takich informacji na etapie planowania podróży. Narzędzie worktrips.com jest zintegrowane z platformą Sherpa, dzięki czemu można sprawdzić wymagania wizowe i zdrowotne dla kraju docelowego. To szczególnie ważne przy podróżach poza strefę Schengen, gdzie przepisy mogą się różnić w zależności od obywatelstwa, celu wyjazdu i długości pobytu.

Integracje z innymi systemami

System do zarządzania podróżami służbowymi nie powinien działać w oderwaniu od reszty firmowego środowiska. Warto sprawdzić, czy platforma obsługuje lub wspiera: SSO (od ang. Single Sign-On), dodawanie podróży do kalendarza, systemy HR, systemy finansowe lub ERP oraz eksport danych do raportów. 

Obsługa wielu języków i walut

Jeśli firma działa międzynarodowo, system powinien być wygodny nie tylko dla zespołu w Polsce. Obsługa wielu języków i walut pomaga wtedy, gdy:

• pracownicy podróżują między krajami, 
• firma ma oddziały zagraniczne, 
• koszty są rozliczane w różnych walutach, 
• podróżują osoby z różnych rynków, 
• proces ma być spójny dla całej organizacji. 

Dobre narzędzie powinno ułatwiać pracę lokalnym zespołom, a jednocześnie dawać centrali porównywalne dane.

Duty of care, czyli bezpieczeństwo pracowników w podróży

Duty of care to odpowiedzialność firmy za bezpieczeństwo pracowników podczas podróży służbowych. W praktyce oznacza to, że organizacja powinna wiedzieć, gdzie znajduje się podróżny, na jakim etapie jest jego wyjazd i jak można mu pomóc w sytuacji awaryjnej. Funkcjonalny system business travel powinien wspierać ten obszar nie przez kontrolę pracownika, ale przez możliwość szybkiej reakcji. To też wpływa pozytywnie na employee experience podróżujących i poważniejsze znaczenie ma przy delegacjach zagranicznych, podróżach wieloetapowych i wyjazdach do miejsc, gdzie sytuacja może się szybko zmienić. Odwołany lub opóźniony lot, zgubiony bagaż, problem z hotelem albo nagła zmiana planów nie powinny oznaczać, że pracownik zostaje sam. Na platformie worktrips.com funkcja traveler tracker pozwala sprawdzić lokalizację podróżnego na podstawie ostatniego logowania i za jego zgodą. Połączone z dostępem do wsparcia agentów podróży 24/7 daje to firmie większy spokój, a pracownikowi realną pomoc wtedy, gdy jest najbardziej potrzebna.

Powiadomienia mailowe i zarządzanie podróżą

Firmowy system business travel powinien informować właściwe osoby o tym, co dzieje się z podróżą. Powiadomienia mailowe pomagają uniknąć sytuacji, w której wniosek czeka za długo na akceptację, pracownik nie ma potwierdzenia rezerwacji albo osoba zarządzająca podróżami nie wie, że pojawiła się zmiana. W delegacjach czas ma znaczenie. Lot dostępny rano może być droższy po południu. Hotel blisko miejsca spotkania może zniknąć z listy dostępnych obiektów. Dobre powiadomienia pomagają utrzymać proces w ruchu.

Skalowalność systemu do zarządzania podróżami służbowymi

Jeżeli firma jest w fazie wzrostu, to wybrany system business travel powinien rosnąć razem z nią. Proces, który działa przy kilku podróżach miesięcznie, często przestaje działać przy kilkudziesięciu lub kilkuset delegacjach. Jeden arkusz, jedna skrzynka mailowa i jedna osoba odpowiedzialna za wszystkie rezerwacje szybko stają się wąskim gardłem. Skalowalne narzędzie pozwala obsłużyć większą liczbę podróżujących bez proporcjonalnego zwiększania pracy administracyjnej. 

Co jeszcze sprawdzić poza listą funkcji systemu rezerwacji?

Lista funkcji jest ważna, ale nie wystarczy. Przy wyborze systemu Business Travel warto sprawdzić także, jak wygląda wdrożenie. Nawet najlepsze narzędzie może stać się problemem, jeśli jego uruchomienie wymaga wielu miesięcy pracy, skomplikowanej konfiguracji i dużego zaangażowania kilku działów naraz. System do obsługi podróże służbowych powinien być wdrażany sprawnie, z jasnym procesem i wsparciem specjalistów. Wybierając platformę worktrips.com masz pewność, że zyskasz wsparcie od doświadczonych specjalistów zarówno na etapie wdrożenia, jak i korzystania z platformy. Cały proces implementacji narzędzia został zaprojektowany tak, aby był jak najprostszy dla firmy.

Które funkcje systemu business travel są ważne dla poszczególnych zespołów?

Funkcja	Podróżujący służbowo pracownik	Office/Travel Manager	HR	Księgowość/Finanse
Rezerwacja w jednym miejscu	✓	✓
Self-booking	✓	✓	✓
Porównywanie cen i ofert	✓	✓		✓
Polityka podróży	✓	✓	✓	✓
Workflow akceptacji	✓	✓	✓	✓
Profile podróżnych	✓	✓	✓
Grupy podróżujących		✓	✓
Centra kosztowe		✓		✓
Raportowanie i analityka		✓		✓
Faktury zbiorcze i płatności		✓		✓
Kalkulacja śladu węglowego	✓	✓	✓
Sherpa: wizy i szczepienia	✓	✓	✓
Wiele języków i walut	✓	✓	✓	✓
Duty of Care i traveler tracker	✓	✓	✓
Powiadomienia i zarządzanie podróżą	✓	✓	✓
Skalowalność systemu		✓	✓	✓

Chcesz sprawdzić także, jak wybrać partnera do organizacji podróży służbowych?

Lista funkcji pomaga ocenić sam system Business Travel. To jednak tylko jedna część decyzji. Przy wyborze rozwiązania warto zwrócić uwagę, czy wybrany Partner do organizacji podróży służbowych pomaga w takich obszarach jak:

• konfiguracja polityki podróży, 
• tworzenie grup podróżujących, 
• ustawienie centrów kosztowych, 
• nadanie ról i uprawnień, 
• przygotowanie workflow akceptacji, 
• przeszkolenie administratorów i użytkowników, 
• dopasowanie systemu do sposobu pracy firmy. 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera do obsługi podróży służbowych, przygotowaliśmy osobny Poradnik: Jak wybrać firmę organizującą podróże służbowe?

System worktrips.com ma wszystkie 17 funkcji i jeszcze więcej

System worktrips.com łączy te funkcje w jednym miejscu. Umożliwia rezerwację podróży, zarządzanie procesami, kontrolę kosztów, raportowanie, obsługę centrów kosztowych, kalkulację śladu węglowego, sprawdzanie wymagań wizowych przez Sherpa, lokalizację podróżnych za ich zgodą oraz wsparcie ekspertów 24/7. Dzięki temu podróże służbowe mogą być prostsze dla pracowników, bardziej przewidywalne dla osób zarządzających i łatwiejsze do rozliczenia dla działów finansowych.

 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące wyboru systemu business travel

Jakie funkcje powinien mieć system do zarządzania podróżami służbowymi?

Wybrany dla przedsiębiorstwa system powinien mieć rezerwacje w jednym miejscu, self-booking, politykę podróży, workflow akceptacji, profile podróżnych, raportowanie, centra kosztowe, faktury zbiorcze, duty of care, integracje i wsparcie 24/7.

Co to jest self-booking w podróżach służbowych?

Self-booking to model, w którym pracownik samodzielnie planuje i rezerwuje podróż służbową w systemie, ale w ramach zasad ustalonych przez firmę. Dzięki temu ma większy wpływ na wyjazd, a firma nadal kontroluje koszty.

Czy system business travel pomaga kontrolować koszty?

Tak. System pomaga kontrolować koszty przez limity w polityce podróży, porównywanie ofert, centra kosztowe, raportowanie i analitykę. Dzięki temu firma widzi wydatki szybciej i może lepiej planować budżet.

Co oznacza duty of care w podróżach służbowych?

Duty of care oznacza odpowiedzialność firmy za bezpieczeństwo pracownika w podróży. W praktyce obejmuje dostęp do informacji o podróży, możliwość kontaktu, lokalizację podróżnego za jego zgodą i wsparcie w sytuacjach awaryjnych.

Czy system business travel może pomóc w raportowaniu ESG?

Tak. Jeśli system pokazuje kalkulację śladu węglowego już na etapie planowania podróży, firma może podejmować bardziej świadome decyzje i przygotowywać dane do raportowania ESG.

Czy worktrips.com ma integrację z Sherpa?

Tak. System worktrips.com jest zintegrowany z platformą Sherpa, dzięki czemu podróżny może sprawdzić wymagania wizowe i zdrowotne dla kraju docelowego.